Leverans av pappershandlingar

Helsingborgs stadsarkiv tar emot och bevarar allmänna handlingar från stadens förvaltningar och bolag. Här hittar du information om hur pappershandlingar ska förberedas innan de skickas till arkivet.

Det finns mycket att tänka på när allmänna handlingar ska sparas för framtiden. Materialet ska sorteras och plast, gem och annat som kan skada handlingarna ska plockas bort. Handlingarna måste förpackas med arkivbeständigt material och på ett visst sätt. Innan leveransen skickas måste stadsarkivet informeras.

Pappershandlingar kan levereras till stadsarkivet under två perioder per år:

  • januari-februari
  • augusti-september

Pappershandlingar som skickas till stadsarkivet utanför leveransperioderna kommer att returneras.

Meddela stadsarkivet när leveransen kommer att ske och hur stor den är senast två veckor innan den skickas.

Leverans av HSL-akter

HSL-akterna levereras till stadsarkivet 3 månader efter det att ärendet är avslutat.

Rutiner vid leverans av personalakter till stadsarkivet

Samtliga förvaltningar och bolag levererar personalakter till stadsarkivet efter att den anställde har avslutat sin anställning. Innan personalakter överlämnas till stadsarkivet behöver vissa förberedelser göras.

För att underlätta förarbetet finns rutiner som steg för steg beskriver hur vi ska förbereda våra leveranser. I listan nedan kan du läsa om vad varje steg innebär.

Rutiner vid leverans av personalakter

Utgå alltid från verksamhetens aktuella Dokumenthanteringsplan. I denna får du bland annat reda på vilka allmänna handlingar som ska bevaras, det vill säga bevaras för all framtid och vilka handlingar som ska gallras det vill säga förstöras under kontrollerade former. Du får också reda på när handlingarna ska levereras till stadsarkivet.

I stadsarkivets Arkivhandbok som finns tillgänglig på Portalen finns en checklista med exempel på handlingar som kan ingå i personalakten.

Undvik att skicka enstaka akter eftersom att varje leverans innebär mycket administration. Förvara istället akterna under godkända och trygga förhållanden, och samla ihop till en större leverans till exempel i samband med halvårs- eller årsslut.

Rensa bort plastfickor, gem, gummisnoddar, post-it och annat som kan skada arkivhandlingarna. Rensa också bort det som inte är arkivhandlingar, till exempel kopior, arbetspapper och annat som inte tillhör personalakten.

För att få bästa förhållande för pappershandlingar som ska bevaras använder vi arkivboxar och aktomslag som uppfyller Riksarkivets krav. Helsingborgs stad har avtal med Office Depot som säljer:

  • godkända aktomslag under namnet Aktomslag 120 gr. för A4-omslag. Välj antingen 460×300 mm för akter av normalstorlek eller 430×305 mm för akter av mindre storlek. Artikelnummer 2044115 och 2044114
  • godkända arkivboxar under namnet ”Arkivkartong ”Posten” A4 55 mm eller 80 mm. Artikelnummer 2678701 och 2678702.

Personalaktens handlingar läggs i aktomslag, för att skydda och hålla akterna tydligt åtskilda från varandra. På aktomslaget skriver du med blyerts/arkivbeständigt bläck i övre högra hörnet:

Personnummer

Efternamn, förnamn.

Sortera personalakterna i personnummerordning och lägg akterna i arkivboxar eller i annan lämplig förvaring för transport.

Stadsarkivet sorterar personalakterna i personnummerordning i den löpande serien med personalakter som bevaras på stadsarkivet.

Till varje leverans ska en följesedel bifogas. Du använder en följesedel för hela leveransen. Du hittar en digital följesedel längst ner på den här sidan, fyll i följesedeln direkt på datorn. Skriv ut ett exemplar som du skickar med leveransen. När stadsarkivet kontrollerat att de levererade handlingarna stämmer överens med vad som framgår i följesedeln, skrivs den under och skickas tillbaka som bevis på att vi mottagit leveransen.

I följesedeln anger du:

  • avsändare med namn på verksamhet och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för leveransen
  • personnummer och namn för de levererade personalakterna
  • antal personalakter.

Pappershandlingar kan levereras till stadsarkivet under två perioder per år:

  • januari-februari
  • augusti-september

Kontakta alltid stadsarkivet två veckor innan du sänder leveransen. Ansvarig för leveranser hos stadsarkivet är Anders Rehnman, anders.rehnman@helsingborg.se 042-10 73 14 eller 0732-31 15 26.

Kontaktuppgifter Helsingborgs stadsarkiv:

Telefon: 042-10 73 32
Mejl: stadsarkivet@helsingborg.se

Leveranser skickas till:
Helsingborgs stadsarkiv
Västra Sandgatan 7
252 25 Helsingborg

Rutiner vid leverans av pappershandlingar till stadsarkivet

Här hittar du information om hur pappershandlingar ska förberedas innan de skickas till arkivet. Om du ska leverera personalakter, se särskild rutin för leverans av personalakter. Kontakta alltid stadsarkivet innan du skickar dina handlingar.

Rutiner vid leverans av pappershandlingar

Utgå alltid från verksamhetens aktuella Dokumenthanteringsplan. I denna får du bland annat reda på vilka allmänna handlingar som ska bevaras, det vill säga bevaras för all framtid och vilka handlingar som ska gallras det vill säga förstöras under kontrollerade former. Du får också reda på när handlingarna ska levereras till stadsarkivet.

Rensa. Rensa bort plastfickor, gem, gummisnoddar, post-it och annat som kan skada arkivhandlingarna. Rensa också bort det som inte är arkivhandlingar, till exempel kopior, arbetspapper och motsvarande.

Arkivbeständigt arkivvårdsmaterial. För att få bästa förhållande för pappershandlingar som ska bevaras använder vi arkivboxar och aktomslag som uppfyller Riksarkivets krav. Helsingborgs stad har avtal med Office Depot som säljer:

  • godkända arkivboxar under namnet ”Arkivkartong ”Posten” A4 55 mm eller 80 mm. Artikelnummer 2678701 och 2678702
  • godkända aktomslag under namnet Aktomslag  120 gr. för A4-omslag. Välj antingen 460×300 mm för akter av normalstorlek eller 430×305 mm för akter av mindre storlek. Artikelnummer 2044114.

Använd aktomslag. Handlingarna läggs i aktomslag, för att skydda och hålla dem lätt åtskilda. På aktomslaget anger du med blyerts i övre vänstra hörnet:

  • Arkivbildare, det vill säga namnet på aktuell verksamhet exempelvis nämnd, styrelse, skola, eller motsvarande.
  • Handlingstyp, till exempel protokoll, diarieförda handlingar, betyg eller åtgärdsprogram. Handlingstypen motsvarar serierubriken i den färdiga arkivförteckningen.
  • Specificering av innehållet om det behövs, till exempel januari–maj, ärendenummer, klass, personnummer.
  • Årsomfattning eller år då handlingarna avslutades, exempelvis 2011–2013 (skriv alltid år med fyra siffor).

Så här kan notering på aktomslagets vänstra hörn se ut:

Exempelnämnden
Diarieförda handlingar
Nr 1-250
2010

Sortera och boxlägg. Sortera de fyllda och påskrivna aktomslagen i lämplig ordning, exempelvis alfabetisk ordning, personnummerordning, datumföljd, efter diarienummer eller ärendebeteckning. Vad som passar bäst beror på vilken slags handlingar det är. Är du osäker? Hör av dig till stadsarkivet.

Lägg handlingarna i arkivboxar. Fyll boxarna lagom, inte överfullt och inte för luftigt, lämna ca 5 mm luft i boxarna. Se till att handlingarna läggs i rakt och slätt så att de inte skadas.

Skriv en sammanfattning av vad boxen innehåller med blyerts på boxens nedre ena gavel. Informationen gäller hela boxens innehåll. Stadsarkivet skriver sedan nya enhetliga etiketter till boxarna.

Så här kan en sammanfattande text på boxens nedre gavel se ut:

Exempelskolan
Nationella prov Svenska
Åk 6
2010

Stadsarkivet tar främst emot handlingar som ska bevaras. I vissa fall tar arkivet även emot gallringsbara handlingar. Kontakta gärna stadsarkivet@helsingborg.se för mer information.

Gallringsbara handlingar får levereras i pärmar. Pärmarna ska ha tydliga etiketter med uppgift om:

  • arkivbildare det vill säga nämnd, styrelse, skola, bolag eller motsvarande verksamhet
  • handlingstyp till exempel verifikationer. Handlingstypen motsvarar serierubriken i den färdiga arkivförteckningen
  • specificering av innehållet om det behövs, till exempel handlingarnas tidsomfattning i årtal
  • gällande gallringsfrist, det vill säga efter hur många år som gallring ska göras.

Till varje leverans ska en följesedel bifogas. Du använder en följesedel för hela leveransen. Du hittar en digital följesedel längst ner på den här sidan, fyll i följesedeln direkt på datorn. Skriv ut ett exemplar som du skickar med leveransen. När stadsarkivet kontrollerat att de levererade handlingar stämmer överens med vad som framgår i följesedeln skrivs den under och skickas tillbaka som bevis på att vi mottagit leveransen.

I följesedeln anger du:

  • avsändare med namn på verksamhet och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för leveransen
  • uppgift om levererade handlingar, till exempel:
    betyg och klassbeteckning
    diarieförda handlingar och diarienummer
  • handlingarnas omfång i tid (exempelvis 2013-2016) och volym (exempelvis 10 arkivboxar)
  • ingår sekretessbelagda handlingar anges detta med hänvisning till paragraf i Offentlighets- och Sekretesslagen (OSL 2009:400)
  • ingår gallringsbara handlingar anges detta med uppgift om gallringsfrist och hänvisning till gallringsbeslut.

Pappershandlingar kan levereras till stadsarkivet under två perioder per år:

  • januari-februari
  • augusti-september

Kontakta alltid stadsarkivet två veckor innan du sänder leveransen. Ansvarig för leveranser hos stadsarkivet är Anders Rehnman, anders.rehnman@helsingborg.se 042-10 73 14 eller 0732-31 15 26.

Kontaktuppgifter Helsingborgs stadsarkiv:
Telefon: 042-10 73 32
Mejl: stadsarkivet@helsingborg.se

Leveransadress

Leveranser skickas till:
Helsingborgs stadsarkiv
Västra sandgatan 7
252 25 Helsingborg

Rutiner vid leverans av Nationella prov

Här hittar du information om hur du förbereder leverans av Nationella prov innan de skickas till stadsarkivet. Kontakta alltid stadsarkivet innan du skickar dina handlingar.

Rutiner vid leverans av Nationella prov

Utgå alltid från verksamhetens aktuella Dokumenthanteringsplan. I denna får du bl a reda på vilka allmänna handlingar som ska bevaras, d v s bevaras för all framtid och vilka handlingar som ska gallras d v s förstöras under kontrollerade former. Du får också reda på när handlingarna ska levereras till stadsarkivet.

Elevlösningar och sammanställningar över resultat i nationella prov i svenska och svenska som andra språk ska bevaras för all framtid. Dessa ordnas klassvis för varje år, gärna med en bifogad klasslista främst som då kan fungera som ett  användbart register.

Rensa bort plastfickor, gem, gummisnoddar, post-it och annat som kan skada arkivhandlingarna. Rensa också bort det som inte är arkivhandlingar, t ex kopior, arbetspapper och motsvarande. Upplagor av texthäften/provhäften som inte innehåller elevlösningar ska inte bevaras och ska därför också rensas bort. Tänk på att proven är sekretessbelagda så länge de återanvänds, provets återanvändningstid finns angivet på omslagets framsida.

För att få bästa förhållande för pappershandlingar som ska bevaras använder vi arkivboxar och aktomslag som uppfyller Riksarkivets krav. Helsingborgs stad har avtal med Office Depot som säljer:

  •  godkända aktomslag, storlek 460×300 mm, artikelnummer 2044116.
  •  godkända arkivboxar, storlek A4 55 mm, artikelnummer 2678701 eller storlek A4 80 mm, artikelnummer 2678702.

Varje klassuppsättning med prov läggs i aktomslag för att skydda och hålla ihop handlingarna.

På aktomslaget skriver du med blyerts/arkivbeständigt bläck i övre högra hörnet:

Skolans namn
NP Svenska
Årtal och klass

Sortera aktomslagen med prov årsvis, ämnesvis och klassvis och lägg i godkända arkivboxar, fyll boxarna väl. Det ska inte vara någon onödig luft i boxen som gör att handlingarna viker sig och det ska  inte vara överfullt så att det är svårt att stänga boxen vilket gör att handlingarna kan bli skadade. Märk upp boxen med blyerts på ena gaveln:

Skolans namn
NP Svenska
Årtal och klass

Efter att stadsarkivet registrerat in volymerna i arkivförteckningssystemet Visual Arkiv skriver vi ut etiketter och klistrar på arkivboxarna.

Elevlösningar och sammanställningar över resultat i nationella prov i samtliga ämnen utom svenska och svenska som andra språk ska gallras efter fem år. Dessa behöver inte levereras till stadsarkivet om ni på skolan själv kan bevara de i godkända förhållande fram till att de ska gallras.

Gallringsbara nationella prov och resultatsammanställningar får förvaras och levereras i andra typer av boxar och behöver heller inte aktomslag.

Till varje leverans ska en följesedel bifogas, du hittar följesedel längst ner på den här sidan, den går bra att fylla i direkt i datorn. Skriv ut ett exemplar som du skickar med leveransen.

I följesedeln anger du:

  • Avsändare med namn på verksamhet och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för leveransen.
  • Typ av handlingar d v s Nationella prov.
  • Årtal
  • Antal boxar

Pappershandlingar kan levereras till stadsarkivet under två perioder per år:

  • januari-februari
  • augusti-september

Kontakta alltid stadsarkivet två veckor innan du sänder leveransen. Ansvarig för leveranser hos stadsarkivet är Anders Rehnman, anders.rehnman@helsingborg.se 042-10 73 14 eller 0732-31 15 26.

Kontaktuppgifter Helsingborgs stadsarkiv:
Telefon: 042-10 73 32
Mejl: stadsarkivet@helsingborg.se

Leveransadress
Helsingborgs stadsarkiv
Västra sandgatan 7
252 25 Helsingborg

Kvitto på leverans
Följesedeln skrivs under av stadsarkivet efter att vi gått igenom leveransen och skickas tillbaka till er som ett kvitto på mottagna handlingar.

Du hittar mer information på Portalen under Hjälp och stöd och Arkiv- och informationshantering.