Registerförteckning

Den personuppgiftsansvarige är skyldig att föra ett register över den personuppgiftsbehandling som utförs under dennes ansvar. Registret ska bland annat innehålla uppgift om ändamålet för behandlingen, kategorier av registrerade och personuppgifter, uppgift om mottagare av personuppgifterna med mera.

Staden har tagit fram en e-tjänst som ett verktyg för att anmäla den personuppgiftsbehandling som sker hos respektive nämnd i Helsingborgs stad. I e-tjänsten skapas en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som finns.

Exempel på behandlingar av personuppgifter som ska anmälas:

  • Olika verksamhetsspecifika IT-stöd som innehåller personuppgifter.
  • Listor i Word och Excel med personuppgifter som till exempel lagras på H eller G (listor för mailutskick och nyhetsbrev, kaffelista, listor med kontaktuppgifter, statistikuttag, listor som lyfts ut från andra IT-stöd och sparats på H eller G med mera).
  • Pappersregister som innehåller personuppgifter, om det är ett sökbart register.

Observera att om flera register i en verksamhet har samma innehåll och samma ändamål så kan en gemensam anmälan göras för samtliga dessa register. Ändamålet kan dock inte definieras alltför brett för att detta ska vara tillåtet. Exempel på en gemensam anmälan är en anmälan där ändamålet (tänk syftet med personuppgiftsbehandlingen) anges vara register för personaladministration och där deltagarlistor finns för olika arrangemang så som till exempel julfest, lista för friskvårdsbidrag och kaffelista ingår.

Om personuppgifter tillkommer i ett IT-stöd eller en manuell lista som redan har anmälts behöver en ny anmälan inte göras förutsatt att ändamål, kategorier av personer och typ av personuppgifter inte ändras.