Hantera faktura
Vid de flesta inköp får den som beställt varan eller tjänsten en faktura som ska mottagningsattesteras. För att fakturan ska hamna rätt är det viktigt att du vid beställning anger ditt användarnamn.
Fakturan kommer till ekonomisystemet Unit4 och du får ett mejl om att du har en faktura att hantera. Fakturan ska hanteras inom 2 dagar. Därför är det viktigt att du hänvisar till en ersättare när du är ledig. Så här hänvisar du till en ersättare.
Mottagningsattest
Du som har gjort inköpet får fakturan för mottagningsattest. Men innan du godkänner fakturan ska du kontrollera:
- att varan/tjänsten mottagits/utförts enligt överenskommelse
- att kvalitén och kvantiteten överensstämmer med beställningen
- att priset överensstämmer med överenskommet
Om fakturan avser representation eller utbildning ska du lägga in information om detta som en bilaga. Se detaljer om krav på dokumentation vid representation nedan.
Om någon av punkterna ovan inte stämmer ska du kontakta leverantören, parkera fakturan i Unit4 och skriva en kommentar. När du har fått svar på från leverantören hanterar du fakturan enligt överenskommelse.
Efter att mottagningsattesten är gjord går fakturan till ekonomiavdelningen för kontering. Ekonomiavdelningen kontrollerar att förfallodag och moms är korrekt samt att de underlag som behövs för representation är med.
Beslutsattest
Efter kontering går fakturan till den som är budgetansvarig för attest. Vid beslutsattest ska du som är budgetansvarig kontrollera följande innan du godkänner fakturan:
- att fakturan överensstämmer med fattade beslut och ligger inom ramen för verksamhetsområdet
- att beställning och mottagningsattest har skett av behörig person
- att fakturan är konterad på rätt ansvar och rätt aktivitet
- att alla som informations som behövs tex vid representation är med
Mer information hittar du i attestreglementet.
Representation
Vid representation behöver olika underlag bifogas. Nedan ser du vad som behöver bifogas fakturan vid olika situationer.
| Deltagarförteckning (arbetsgrupp* eller namn** ) | Syfte | Agenda/program | |
|---|---|---|---|
| Möte - APT och andra sällan förekommande möte med fika eller mat | X | X | |
| Personalsociala aktiviteter - Julfest/lunch, förvaltningsdag, sommaravslutning | X | X | |
| Personalavtackning - fika vid pension, jämnfödelsedag, avslutad anställning | X | X | |
| Gåvor - blommor (vid giftermål, barnfödelse, sjukdom…,), minnesgåva, julgåva, jubileumsgåva | X | X | |
| Resor/logi | X | X | |
| Kurser och konferenser | X | X | X |
| Extern reperesenation - fika/mat ej anställda i kommunen (konsulter, deltagare i arbetsmarknadsåtgärder, studiebesök) | X | X | X |
* anges endast om alla deltagare tillhör samma arbetsgrupp, i annat fall
** anges namn på alla deltagare