RPA – robotic process automation

Robotic process automation, RPA, är en programmerad mjukvara (digital robot) som används för att automatisera repetitiva och regelstyrda uppgifter som annars skulle utföras manuellt av en människa.

Vad gör RPA?

RPA kan programmeras till att utföra arbetsuppgifter som inte kräver specifika mänskliga egenskaper. En sådan robot skulle till exempel kunna sköta betalningspåminnelser, kontera fakturor eller flytta information mellan system.

När väljer vi RPA?

När vi uppfyller dessa punkter är RPA ett bra verktyg:

• Vi har repetitiva arbetsuppgifter
• Vi har tydliga regler för hur arbetsuppgifterna ska utföras
• Vi har arbetsintensiva moment
• Vi har arbetsuppgifter som triggas av en elektronisk input

RPA kan också vara ett alternativt om vi har system och tjänster som inte kan kommunicera genom andra integrationsverktyg.

Så här arbetar vi med RPA

När vi arbetar med RPA handlar det om att kartlägga arbetsprocesser och låta en robot sköta hela eller delar av den processen.

Utveckling

Digitaliseringsavdelningen på SLF stödjer under hela framtagandeprocessen för roboten, från att identifiera till att utveckla processer. Du kan läsa mer om hur det stödet ser ut och hitta stödmallar här.

Ägarskap och förvaltande

Huvudansvaret ligger på processägaren i verksamheten att ha den övergripande kontrollen över sin process. Det innebär att det bland annat finns tydliga rutiner, ansvariga roller för förvaltning och löpande kvalitetsarbete med processen.

Som ägare till en RPA-process betyder det att du eller den du tilldelar ansvaret:

• Löpande följer upp hur arbetet fungerar
• Är lyhörd för eventuella problem som uppstår i arbetet hos både samverkande medarbetare och RPAn
• Samlar återkoppling, eventuell problembild och planerade miljöförändringar så att förbättringsåtgärder och eventuella utvecklingsbehov kan planeras och genomföras
• Planerar förvaltande aktiviteter med tillhörande kostnader och resursbehov
• Säkrar förvaltningsekonomi i befintlig och kommande budget
• Säkerställer att det finns arbetsrutiner och supportrutiner för de som samverkar med RPAn
• Håller process- och PRA-dokumentationen uppdaterad
• Ansvarar för att det finns organisationsroller som operativt samverkar och stöttar RPAn i processen, och även återkopplar behov till dig

RPA i beslutsstödet

Som stöd för att följa drift, händelser och statistik för RPAn finns det vyer i beslutsstödet som du som ägare eller operativt ansvarig kan få tillgång till..

Du kan hitta länk till beslutsstödet här.

Så här ser det ut när du är på rätt plats i beslutsstödet:

Support

När RPAn har utvecklats och satts i produktion (arbetar och har överlämnats i verksamhetens förvaltande) har processägaren och de operativt ansvariga en möjlig supportväg till leverantören som utvecklar stadens robotar.

För att felanmäla RPAn behöver du:

• Ange namnet på RPA-processen
• Ange namnet på roboten
• Beskriva felet så noggrant som möjligt så att de snabbare kan hantera ditt ärende
• Informera om någon identifierare som t.ex. verifikationsnummer eller fakturanummer

Supportvägen når du på Serviceportalen, och där väljer du:

• Felanmäl
• Felanmälan
• RPA (en bit ner i listan på felanmälningstyper)

OBS! Support och utvecklingsstöd från leverantören medför alltid en kostnad från och med att RPAn är i produktion.