Smart scanning
Smart scanning är för dig och din verksamhet som vill skanna dokument på ett säkert sätt. Den här säkra vägen är en möjliggörare och en kort mellanlagring för dokumentet på sin väg till anpassade informationshanteringsplatser.
På majoriteten av arbetsmarknadsförvaltningens multifunktionsskrivare (kopiatorer) finns stöd för smart scanning. Tidigare har det bara varit valbart att skanna till din mejl, men nu har det skapats ett säkert sätt med en säker destination för att skanna även känslig information.
Vision
Ett av stadens viktigaste mål är klimatneutrala arbetssätt. Därför är visionen att vi som förvaltning inte tar emot, hanterar eller delar ut information i pappersformat från och med år 2030.
Vi bidrar alla till målet genom att:
- Begränsa de tillfällen och alternativ där vi tar emot, hanterar och dela ut information i pappersformat
- Alltid sträva efter att minska användandet av våra multifunktionsskrivare och därmed information vi hanterar på fysiska papper
- Alltid sträva efter minskad pappershantering vid varje tillfälle vi arbetar med förbättrade arbetssätt
- Stödja och trygga våra invånare och elever i att använda våra digitala tjänster
Smart (och säker) scanning
Alla medarbetar på AMF har en specialbeställd mapp under AMFShared (S:) i Utforskare (där dina lokala mappar finns på datorn). Mappen tillhör den enhet du är anställd på, exempelvis ”AMF Kvalitetsenheten” eller ”AMF Kartläggning och samordning 1”.
Här kan du se alla mappar som finns och bara ska användas för den här funktionen.
I den mappen finns en undermapp som heter ”Scannadedokument”. Den mappen är specialprogrammerad och får varken flyttas eller raderas. Den är nämligen nyckeln till hela enhetens förmåga att använda smart scanning.
Mappen ska bara användas till smart scanning och tillfällig mellanlandning av ett känsligt dokument. Därför raderas alltid allt innehåll efter 24 timmar.
Hur administreras mappen?
Mappen uppdateras automatiskt när en medarbetar genom sin anställning kopplas till eller kopplas bort från den enheten/gruppen i HR-systemet i staden.
Vad gör det här sättet säkrare?
Dokumentets digitala resa från multifunktionsskrivaren till S-mappen är kontrollerat och programmerat så att det bara färdas genom lokala och skyddade nätverk inom staden.
S-mappen är behörighetsstyrd så att bara ni i enheten/gruppen har tillgång till mappen innehåll.
Den automatiska radering som görs efter 24 timmar säkerställer att ingen känslig information lagras i S-mappen, utan måste direkt flyttas till det verksamhetssystem eller anpassade plats där det ska lagras eller hanteras vidare.
Hur ser det ut när jag ska använda smart scanning till vår S-mapp?
Här är en video på de steg som du naturligt guidas genom.