Planera din kommunikation

Arbetar du med införandet av ett nytt system? Behöver du få andra att ändra arbetssätt eller vill du öka intresset för en fråga? Nå ut med en nyhet och fånga upp frågor? I så fall behöver du kommunicera.

Kommunikationen är en viktig del i varje förändringsarbete och utvecklingsprojekt. Det innebär att kommunikationsfrågorna behöver finnas med redan från dag ett. Att börja kommunicera först efter det att ett projekt är genomfört är en dålig idé.

När det handlar om komplexa projekt eller extra viktiga kommunikationsinsatser, ta kontakt med avdelningen för kommunikation inför starten. Då får du chans att bolla tankar och idéer, till exempel i fråga om kanalval, mål och budskap.

För mindre projekt kan du själv göra en kommunikationsplan. Här får du hjälp steg för steg:

Nuläge och bakgrund

Vad handlar det hela om? Hur ser bakgrunden ut?  Vilket problem ska kommunikationsarbetet lösa?

Syfte

Varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå? Kanske ökad kännedom eller ett förändrat beteende? Vilken är utmaningen egentligen? Ringa in och prioritera.

Avgränsningar

Vilka närliggande problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa?

Strategi

Finns det personer, grupper, historia eller andra fakta att ta hänsyn till? Vilka är extra viktiga att få med sig? Vilken reaktion kan komma och hur ska den hanteras? Hur ska ett positivt resultat förstärkas?

Målgrupper

Vilka grupper vill du nå? Ska några grupper prioriteras? Ska du kommunicera olika saker till olika grupper? I vilken kontext ska du kommunicera? Finns det andra, utöver målgrupperna, som är berörda av det som ska hända?

Mål

Vad ska målgruppen veta, tycka och göra? Sätt rimliga mål och tänk på att de ska vara kopplade till övergripande verksamhetsmål eller projektmål.

Budskap

Vad vill du säga och hur? På vilket sätt kan du göra det intressant för din målgrupp? Sätt dig in i målgruppens situation och fundera på vilket sätt de berörs eller påverkas. Se också till att anpassa budskapet utifrån vad målgruppen redan vet, så att det du säger blir relevant.

Kanaler

Var når du dina målgrupper? Kanske via du.se, sociala medier eller fysiska möten? Finns det skäl att använda särskilda ambassadörer? Ofta behöver du kombinera flera kanaler för att få effekt.

Kommunikationsbudget

Vilka resurser finns i form av tid, pengar och kompetens? Är kostnaderna rimliga utifrån den förväntade effekten? Kan det kosta mer att låta bli att kommunicera?

Aktivitetsplan

Aktivitetsplanen ska alltid föregås av en kommunikationsplan. I aktivitetsplanen lägger du in alla aktiviteter och fakta om var och en av dem, till exempel:

• Datum
• Kanal
• Innehåll
• Målgrupp
• Ansvarig
• Kostnad

Kommunikationsplan – mall

Här kan du ladda ner en enkel kommunikationsplan.

Uppföljning

Nådde du målen? Vilka blev reaktionerna? Vad gick bra och vad kunde ha gått bättre? Sammanfatta resultat och lärdomar.

Kontakta gärna kommunikationsenheten, så får du hjälp.