Handlingsplan för att hantera våld och hot

Avdelningschef och enhetschef har huvudansvaret för arbetsmiljöarbetet, vilket inkluderar säkerställande av en trygg arbetsmiljö för alla medarbetare. Detta innebär bland annat att:

• Vid nyanställning informera om arbetsrelaterade risker och förklara varje medarbetares skyldighet att följa säkerhetsrutiner.
• Säkerställa att alla medarbetare får kännedom om och följer gällande säkerhetsrutiner för hantering av hot- och våldssituationer.
• Kartlägga, åtgärda och följa upp risker för hot och våld på arbetsplatsen.
• Skapa och upprätthålla rutiner för hantering av hot och våld, samt vidta nödvändiga åtgärder vid behov.
• Genomföra en årlig genomgång av säkerhetsrutiner med arbetsgruppen för att påminna om och säkerställa medvetenhet om rutinerna vid hot- och våldssituationer.

Genom dessa åtgärder säkerställs att arbetsmiljön är säker och att medarbetarna har de verktyg och den kunskap som krävs för att hantera eventuella risker, särskilt när det gäller hot och våld.

• Bidra till en trygg och säker arbetsmiljö.
• Känna till och följa arbetsplatsens säkerhetsrutiner.
• Registrera närmaste anhörigs kontaktuppgifter i Självservice.
• Använda skyddsanordningar och skyddsutrustning vid behov.
• Rapportera tillbud och hot- och våldssituationer till chef samt registrera i stadens system för tillbuds- och skaderapportering.
• Delta i arbetsmiljöarbetet och medverka i genomförandet av åtgärder.
• Meddela chefen om en arbetsuppgift innebär risk för olycksfall eller ohälsa.

För att förebygga incidenter och säkerställa en trygg arbetsmiljö är det viktigt att alla dörrar som ska vara låsta, slår igen och går i lås. Detta gäller särskilt när byggnaden inte är öppen för allmänheten eller i specifika lokaler som ska vara låsta, såsom cykelgaraget. Det är allas ansvar att säkerställa att dörrar och utrymmen som ska vara låsta verkligen är det. Framöver är det bra om ni tänker på att skicka över QR-kod till besökarna inför besök.

När det gäller entrédörren in till förvaltningen så behöver alla medarbetare vara uppmärksamma på entrédörren, ansvar på alla att hålla koll så ingen obehörig kan komma in, speciellt när receptionen inte är öppen.

Undvik själva att släppa in besökare, det är receptionens ansvar. Tänk på att om du bokar möte klockan 08.00 eller 13.00 så finns det ingen i receptionen. Om besökarna kommer innan mötestiden, så får du själv ta emot besökarna.

• Anmäl besök: Alla besök ska anmälas till receptionen före mötet. Vid känsliga eller potentiellt riskfyllda besök är det extra viktigt att receptionen informeras i förväg.
• Aldrig ensam: Ta aldrig in besök på tider när du är ensam kvar. Detta gäller även under lunchen.
• Fysisk säkerhet: Om möjligt, be dina besökare att hänga av sig ytterkläder, hängare finns i rummen rummet.
• Tänk på din placering: Placera dig närmast dörren för att ha bättre kontroll över situationen och ge dig själv möjlighet att snabbat lämna.
• Välj säkra rum när du känner obehag: Stäm av med din chef om vilka rum som är lämpliga.

Använd i första hand rummet Kullaberg vid receptionen som är anpassat till möten där risk om hot och våld föreligger. Annars finns rummen Kronborg och Sofiero. Dessa rum har positionsgivare i rummen och de bärbara sökarna signalerar både position och vem som tryckt för assistans. Blå knapp går till kollegor och givarna på kontoret, röd knapp går till kollegor, givare och väktare. Behöver du en positionsgivare där det kan finns risk om hot och våld, kontakta bostadsavdelningen.

• Vid behov, be en kollega att sitta med vid mötet. meddela eventuellt din chef om mötet i förväg. De tjänstemän som är med vid mötet kan komma överens om ett tecken som symboliserar hjälp.
• Hantera aggressioner: Genom att möta aggressioner på ett sansat sätt minskar risken för våld och hot. Försök behålla lugnet och reagera på ett kontrollerat sätt.
• Avsluta besök vid hot: Om en besökssituation börjar kännas hotfull, se till att avsluta samtalet eller hitta en anledning att lämna rummet för att undvika en upptrappning.
• Alarmknapp finns i receptionen som går till väktare.
• Personal i reception ska alltid bära med sig assistanslarm. Vid aktivering av larm ska kollegorna röra sig i lugn takt mot receptionen och störa.

• Följ riktlinjer i detta dokument och lyssna på din känsla: Utför aldrig ensamarbete om riktlinjerna inte tillåter det. Kontrollera alltid gällande riktlinjer innan du ger dig ut. Om du känner obehag inför besöket eller om riktlinjer föreskriver det, se till att vara två vid besöket.
• Informera kollega eller chef: Meddela alltid en kollega eller chef vart du ska, tiden för besöket och när du förväntas vara tillbaka. Om möjligt, ange även vem du ska träffa och kontaktuppgifter till personen.
• Registrera dina besök: Registrera alltid yttre besök i din kalender så att det framgår var du är. Detta gör det lättare för kollegor och chefer att veta var du befinner dig om något skulle hända.
• Meddela om ändrade planer: Om du tänker åka direkt hem efter ett besök för att fortsätta arbetet, meddela alltid en kollega eller chef om detta. Det är viktigt att någon vet var du befinner dig.
• Använd mobilt larm: Boka och använd mobilt larm. Se till att du vet hur det fungerar, att det är laddat och tillgängligt innan du lämnar arbetsplatsen. (Läs vidare nedan om larm*).
• Var beredd att agera: Larma vid behov andra personer på lämpligt sätt (larm, telefon eller rop). Ha en plan för hur du snabbt kan påkalla hjälp om det skulle behövas.
• Använd rätt skyddsutrustning: Använd varsel-/skyddskläder enligt de riktlinjer som finns på enheten. Kontrollera att du har rätt skyddsutrustning för den miljö du ska arbeta i. Extra kläder finns att låna.

• Regelbunden kontakt: Håll regelbunden kontakt med en kollega eller chef vid längre besök. En snabb check-in via telefon eller meddelande kan vara en extra säkerhetsåtgärd.
• Var uppmärksam: Var uppmärksam på omgivningen och eventuella riskfaktorer. Identifiera möjliga flyktvägar och var beredd på att agera vid behov.
• Avbryt vid obehag: Om du känner obehag, avbryt uppdraget/besöket och lämna området och kontakta berörd chef. Ta inga onödiga risker – din säkerhet går alltid först.

• Lämna platsen: Det viktigaste vid en akut situation är att du tar dig bort från hotet så fort som möjligt. Bevara lugnet och fokusera på din egen säkerhet.
• Lämna utrustning: Lämna kvar eventuell utrustning om det behövs – din säkerhet är viktigare än arbetsmaterial eller utrustning.
• Larma och rapportera: Larma omedelbart och informera chef. Dokumentera händelsen i enlighet med arbetsplatsens rutiner.

• Förlägg möten under kontorstid. När du är på plats på kontoret ska alla bostads medarbetare och receptionist använda kontorslarm. Larmen indikerar var en incident inträffat och gör att du snabbt kan agera utifrån framtagen rutin.
• Assistanslarm/larmsökare se manual/guide i dokumentet.
• Varje assistanslarm kommer vara personliga.
• Vid larm blinkar 4 givare med blått blixtljus. Som medarbetare ska man bege sig mot receptionen i lugn takt, komma överens om vem som ska störa mötet.

• Skriv alltid in ditt besök, inklusive adress och lägenhetsnummer i kalendern i Outlook.
• Ta alltid med mobiltelefonen, ha den påslagen och laddad.
• Se till att ha relevanta telefonnummer inlagda i mobiltelefonen för snabb kontakt.
• Arbeta inte ensam om risk för hotfulla situationer föreligger. Meddela din chef och kom överens om hur situationen ska hanteras och hur återkoppling ska ske. Åk inte själv, ta med en kollega och personlarm. När personlarm tas med ska kontakt med SOS ske innan besök tel: 040-676 92 12. Du lämnar adressuppgifter, våningsplan, lägenhetsnummer och tidpunkt för besöket. Du ska uppge lösenordet ”kärnfastigheter”. Du ska enlig överenskommelse med SOS ha larmet på, Se rutin personlarm.
• Se guide för SRT 406
• Om du uppfattar situationen som hotfull ka du omedelbart avbryta besöket. Detsamma gäller om aggressivitet uppstår eller om du uppmärksammar att personen är påverkad av droger eller alkohol.
• Om du inte kan ta dig därifrån eller om det finns överhängande fara, använd ditt personlarm eller ring 112. Berätta tydligt vem du är, att det rör tjänsteutövning, var du befinner dig och vad som händer.
• Tillsynsbesök efter ordinarie arbetstid får endast ske efter samråd med avdelningschef. Vid samrådet avgörs hur en återkoppling ska ske vid avslutat besök.
• Meddela kollega eller chef om du inte kommer tillbaka till kontoret efter ett besök och hur återkopplingen ska ske.
• Om medarbetaren inte kommer tillbaka efter sitt tjänsteärende utanför arbetsplatsen enligt angiven tid ska underrättad chef eller kollega försöka nå medarbetaren på mobilen och privat mobil.

• Möt upp väktare eller polis beroende på vilket larm som aktiverats: När de anländer, meddela dem om händelsen. I vissa fall kan det vara lämpligt att ta in dem via en annan ingång.
• Stöd till utsatt person: Den som blivit utsatt för tillbudet förs ut från rummet eller situationen. Gå till lämpligt rum/ställe och se till att någon finns hos personen hela tiden. Man behöver inte göra eller säga så mycket, bara finnas där som stöd.
• Vid behov av läkarvård: Om medarbetaren är i behov av vård ska alltid kollega/chef till den utsatte följa med. Vid uppkommen skada ska rättsintyg begäras.
• Säkerhet för övriga: Vid en hotfull/tumultartad situation, se till att både besökare och medarbetare i närheten tas till säkerhet och får den hjälp som behövs för att komma undan.

• Praktiska arrangemang: Kontrollera vad som behöver ordnas praktiskt, till exempel avbokning av andra besök eller om någon annan behöver ta hand om arbetsuppgifter med mera.
• Stöd till inblandade: Alla som varit inblandade kan ha behov av att prata igenom vad som hänt. Sitt ner en stund och samla ihop intrycken och kontrollera om någon är i behov av extra stöd. Om det behövs, ordna med transport hem för berörda medarbetare. Överväg om någon ska följa med i taxin/hem som extra stöd. Kontrollera om berörda medarbetare har någon hemma som kan ta hand om hen, och om inte kontakta anhöriga för att ge stöd vid behov. Är det någon som är ensamstående, kan det vara bra att chefen tar på sig att ringa hem och kolla hur det är fram på kvällen.

• Information till ledning: Berörd chef informerar förvaltningschef, avdelningschef och HR-chef om händelsen och de åtgärder som vidtagits.
• Rapportering: säkerställ att en arbetsskadeanmälan görs i stadens system för tillbuds- och skaderapportering samt polisanmälan i förekommande fall. Vid allvarliga incidenter ska Arbetsmiljöverket underrättas.
• Externt stöd: Vid svåra eller akuta händelser kan det vara aktuellt att ta in extern hjälp för att hantera de känslomässiga reaktionerna som kan uppstå i efterhand. Företagshälsovården, Feelgood har en upphandlad kris tjänst som kan ge stöd.
• Hantera kontakt med press: Vid behov, sköt kontakter med press och media i enlighet med arbetsplatsens rutiner.

Kom ihåg att alla har skyldighet att hjälpa till om sådant här händer. Det är inte säkert att någon chef är på plats, vilket kan innebära att någon annan i gruppen får hantera situationen.

Telefonhot kan utgöra en allvarlig säkerhetsrisk och påverka både arbetsmiljö och trygghet. För att hantera dessa situationer på ett strukturerat sätt är det viktigt att dokumentera all relevant information noggrant.

Vid ett telefonhot – försök behålla lugnet och notera så mycket information som möjligt. Använd stadens dokument för att säkerställa att rätt uppgifter samlas in, vilket underlättar vid polisanmälan och vidare åtgärder.

Stadens stödjande dokument vid telefonhot.

Hot och trakasserier via sociala medier kan vara särskilt påfrestande eftersom de kan nå medarbetaren även utanför arbetstid. För att möjliggöra och underlätta vidare hantering ska medarbetare som drabbas spara en skärmdump (på PC alt+print screen), skriva ut denna och därefter vända sig till närmsta chef.

Du som chef bör omedelbart vidta åtgärder, till exempel genom att polisanmäla händelsen.

En händelse som har polisanmälts kan gå vidare till Tingsrätten och då blir medarbetaren kallad som målsägande. Medarbetaren har då en skyldighet att infinna sig.

Vid händelse av rättegång ska det erbjudas personligt stöd före, under och efter till personer som kallats till rättegång, som vittnen eller målsägande. Medarbetaren bör förbereda sig inför rättegången exempelvis genom att se över polisanmälan, arbetsskadeanmälan och anteckningar. Arbetsgivaren ska vara närvarande vid rättegången, som ett stöd för medarbetaren.

Olycka eller akut krissituation

• Vid akut psykologisk kris, ring 070-6210642
• Vid fara för liv eller hälsa, ring 112

I händelse av akut psykologisk kris ska du som är ansvarig chef kontakta företagshälsovården Feelgood jourlinje på telefonnummer 070-6210642 (reservnummer 070-6210622). Jourlinjen är bemannad av legitimerad psykolog hela dygnet, året runt.

Chefer och krisansvariga får omedelbart hjälp med bedömning av vilka insatser som behöver göras och när dessa behöver sättas in under den akuta krisen. Akut krisstöd sker i samarbete med Feelgoods samarbetspartner BrolinWestrell som är specialiserade på krisstöd.