Uppdrag i kommunalt bolag

Bolagsstämman är bolagets högsta beslutande organ. Årsstämman hålls en gång per år. Bolagsstämmor kan utlysas när som helst under året då styrelsen anser att så behövs.

Direktiv som beslutas på bolagsstämman är bindande för bolaget och dess ledning. Styrdokument så som ägardirektiv, bolagsordning och bolagsstyrning i Helsingborgs stad, vilka är antagna av kommunfullmäktige, överlämnas via ombud till bolagsstämman.

Bolagsstämman tar bland annat beslut om:

• Fastställande av resultaträkning och balansräkning.
• Dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen.
• Ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör.
• Fastställande av arvoden för styrelsen och revisorerna.
• Utser revisor.
• Ändringar i bolagsordning.
• Ägardirektiv och koncernövergripande policy- och styrdokument.

Bolagsstyrelsen ska styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Styrelsen har också ett ansvar att informera ägarna om omvärlden.

Bolagsstyrelserna utses av Kommunfullmäktige i Helsingborg från den årsstämma som hålls efter det att allmänna val av kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som hålls efter nästkommande val, d.v.s. en period om högst fyra år. Det finns inget lagkrav på att utse suppleanter till styrelsen. Om suppleanter finns bör deras roll regleras i ägardirektiv och arbetsordning.

Nya styrelseledamöter ska i sambandet med tillträdet genomgå en introduktion till uppdraget som ger goda förutsättningar att effektivt bidra till styrelsens arbete. Utbildningen ska ge ledamöterna insikter om styrelsens roll, arbetssätt och ansvar. Utbildningen, som möjliggör en certifiering, ska samordnas från stadsledningsförvaltningen, Helsingborgs stad. Respektive bolag tillhandahåller därutöver nödvändig grundutbildning om bolagets verksamhet.

Styrelsens huvuduppgifter är:

• Fastställande av verksamhetsmål och strategier.
• Tillsätta, utvärdera och vid behov entlediga verkställande direktör.
• Svarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter.
• Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekonomiska situation.
• Ta fram arbetsordning och rapporteringsinstruktion för styrelsen.
• Ta fram VD-instruktion.

Verkställande direktör ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.

Vd tillsätts av styrelsen och ansvarar för bolagets löpande förvaltning. Vd har enligt lag rätt att besluta om löpande förvaltningsåtgärder. I övrigt är det styrelsen som avgör vilken beslutanderätt vd skall ha. Detta beskrivs i bolagets arbetsordning. Vd har ett stort ansvar för bolaget och har därför lagenlig rätt att deltaga på styrelsemöten (förutom vid handläggning av vissa frågor, som rör den verkställande direktören själv, som till exempel lön eller annan ersättning). En vd har rätt att få avvikande uppfattning noterad till protokollet även om han eller hon inte sitter i styrelsen.

Styrelsen kan upprätta skriftliga arbetsinstruktioner som anger arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktör. VD-instruktionen ska hållas fortlöpande aktuellt och vid behov anpassas till förändrade förhållanden.

Kommunallagen och aktiebolagslagen ger ramar för de kommunala bolagen

Förutsättningarna för att driva kommunala bolag finns i kommunallagen. Där framgår bland annat att om en kommun överlämnar vården av en kommunal angelägenhet till ett aktiebolag där kommunen direkt eller indirekt har samtliga aktier, ska fullmäktige:

• fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten
• se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen
• utse samtliga styrelseledamöter och minst en lekmanarevisor
• se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut fattas som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt

I kommunallagen anges även att styrelsen i kommunen ska ha uppsikt över bolagens verksamhet, liksom den har uppsikt över all annan kommunal verksamhet.

Det är styrelsen som ansvarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter. Det som inte reglerats av bolagsstämman beslutas av styrelsen och det mandatet leder till ett långtgående ansvar för styrelsen.  Ansvarsreglerna i ABL skyddar aktieägarna och bolagets långivare. Bolagets styrelse ska se till bolagets bästa och kan bli skadeståndsansvariga mot aktieägare och långivare. Ansvaret är personligt och kan leda till ett solidariskt ekonomiskt ansvar eller i vissa fall straffansvar. Att inte känna till reglerna är inte skäl nog för att undgå ansvar. För att ett skadeståndsansvar ska kunna blir aktuellt måste det finnas ett orsakssamband mellan agerandet eller brist på agerande och den skada bolaget drabbats av. Det är bolagsstämman och ägarna som avgör om en skadeståndstalan ska väckas.

Bolagsordningen är det grundläggande styrdokumentet vid ägarstyrning och anger det kommunala ändamålet med verksamheten, det vill säga dess syfte och uppdrag samt de förutsättningar som gäller vid uppdragets utförande (de kommunala befogenheterna som gäller för respektive bolag). Utöver ett antal grundläggande regler för aktiekapital, styrelsesammansättning, räkenskapsår och vilka ärenden som ska förekomma på årsstämma, ska det anges att kommunfullmäktige ska få ta ställning innan ett kommunalt bolag fattar beslut som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Här kan du ta del av bolagsordningarna för stadens helägda bolag.

Staden utövar styrning över sina bolag genom ägardirektiv. Som namnet antyder är ett ägardirektiv ett ensidigt riktat direktiv till bolaget från ägaren om dennes krav och förväntningar på bolaget. Ägardirektiven för respektive bolag anger uppdrag, ansvar, inriktning, mål och ekonomiska förutsättningar för det specifika bolaget, med utgångspunkt i det kommunala ändamålet, Helsingborg 2035 och programmet för mandatperioden. Direktiven ska upprättas i samråd med bolagen för att dessa ska kunna ta ansvar för det uppdrag och de förväntningar som läggs på bolagen. Antagna ägardirektiv utgör utgångspunkt för bolagens affärsplaner, strategier, budget och andra styrande dokument.

För bolag som ägs eller där inflytande utövas tillsammans med andra ska liknande ägardirektiv upprättas i en omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art och omständigheter i övrigt. Här kan du ta del av ägardirektiven för stadens helägda bolag.