Enligt kommunallagen måste följande krav vara uppfyllda för att deltagande på distans ska vara tillåtet:
* Tillagd information 18 november 2020
Med anledning av skärpta restriktioner kopplat till smittspridning av coronaviruset har stadens krisledning beslutat att möten och sammankomster i möjligaste mån ska genomföras digitalt under den tid som de skärpta allmänna råden gäller. Detta bör även gälla samtliga politiska möten.
Enligt bestämmelsen i kommunallagen ska alla som deltar i mötet, både de som deltar fysiskt och de som deltar digitalt ”se och höra varandra och delta på lika villkor”. Detta har tidigare tolkats som att deltagarna ska kunna se varandra hela tiden, men Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har i sin vägledning kring digitala sammanträden, med tanke på rådande situation, lättat på tolkningen av bestämmelsen. De anser inte att man behöver se och höra varandra vid varje given tidpunkt på mötet. Denna tolkning har öppnat upp för att fler ledamöter kan delta på distans.
Enligt kommunallagen ska sammanträdet alltid äga rum på en fysisk plats och SKR föreslår att ordföranden, sekreteraren och eventuellt justeraren är på plats fysiskt. Det är viktigt att komma ihåg att ordföranden inte kan förbjuda någon ledamot/ersättare att delta fysiskt, utan endast uppmana ledamöterna till att delta digitalt.
Ordföranden i respektive nämnd/utskott avgör om deltagande kan ske på distans.
Det är viktigt att du som ordförande säkrar att den som deltar på distans deltar på ett sätt som hindrar att utomstående kan ta del av det som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas. Du ska också tillse att både fysiskt närvarande och distansdeltagare syns i bild när de talar.
Deltagande på distans i kommunfullmäktige, nämnder och utskott sker via samarbetsverktyget Teams eller Zoom.
Teams
Som förtroendevald i staden har du inget eget konto i Teams, vilket innebär att du inte kommer att behöva logga in. Du bjuds istället in som gäst till ett teamsmöte.
Inbjudan till mötet kommer att ske genom att du får ett mejl med en inbjudan till din helsingborg.se e-postadress som du ska acceptera. När det så väl är dags för teamsmötet ska du logga in på teamsmötet via din mötesförfrågan i kalendern. Läs mer här hur du går tillväga.
Du behöver ha teamsappen i din Ipad/mobil eller skrivbordsversionen av appen nerladdad på din dator för att du ska kunna delta i ett teamsmöte. Läs mer här om hur du installerar/laddar ner appen/skrivbordsversionen för Teams till din tekniska utrustning.
Observera att du måste ha laddat ner teamsappen i god tid före sammanträdet. Om du känner dig osäker kan din nämndsekreteraren bjuda in dig till ”testmöte” några dagar dagar innan det ordinarie sammanträdet. Hitta kontaktuppgifter till din nämndsekreterare här.
Zoom
Du kommer få mejl till din helsingborg.se e-postadress med en länk till mötet. Klicka på länken för att ansluta dig till sammanträdet.
Här kan du läsa mer kring hur du använder Zoom.
Manual iPAd
Manual Dator
Kommunallagen innehåller ingen begränsning av antalet deltagare på distans.
Följande tekniska förutsättningar måste dock uppfyllas för att den som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet i rent juridisk mening;
I Sveriges Kommuner och Regioners (SKR) promemoria per den 4 maj 2020 anges dock att det inte behöver innebära att den eller de ledamöter som deltar på distans ser alla andra ledamöter eller närvarande i realtid under hela sammanträdet. Minimikraven som ställs med anledning av denna formulering är att de som deltar på distans ska kunna;
Observera att frågan om antalet deltagare på distans inte är rättsligt prövad. Stadsledningsförvaltningen bevakar frågan och uppdaterar tillämpningsanvisningarna vid eventuella förändringar.
Microsoft har lanserat en uppgradering av samarbetsverktyget Teams (augusti 2020) vilket innebär att totalt nio externa videoströmmar kan visas samtidigt på ett Teams-möte, dvs verktyget tillåter nio synliga mötesdeltagare (tidigare enbart fyra) som kan se och höra varandra vid varje given tidpunkt under ett sammanträde.
Deltagande på distans kan inte genomföras i ärenden där sluten omröstning tillämpas, då den tekniska lösningen för distansdeltagande som erbjuds i kommunen i nuläget inte uppfyller kraven på sluten omröstning.
Den tekniska lösningen som används måste säkerställa att valhemligheten bevaras, att alla de beslutandes röster kommer med i rösträkningen och att alla ges möjlighet till insyn i förfarandet så att omröstningen inte kan manipuleras.
Om inte alla dessa krav kan tillgodoses får distansdeltagande inte ske vid sammanträden då sluten omröstning kan komma att tillämpas.
Stadsledningsförvaltningen rekommenderar i dagsläget inte att ledamöter deltar på distans avseende ärenden som innehåller känsliga uppgifter (sekretess). Utredning pågår inom staden.
Deltagande på distans behöver nödvändigtvis inte endast ske hemifrån utan kan också, om behov finns, kunna ske från en annan kommunal lokal än ordinarie sammanträdesrum.
Ta kontakt med din nämndsekreterare om denna möjlighet.
Om ordföranden godkänner deltagande på distans för en ledamot är det viktigt att den lokal som sammanträdet ska hållas i är anpassat med videokonferensutrustning.
Om det ordinarie sammanträdesrummet inte har tillgång till videokonferensutrustning behöver annat sammanträdesrum i staden bokas av nämndens sekreterare. Stadskansliet kan vara behjälplig med information om vilka sammanträdesrum i staden som är lämpliga.
En ledamot som deltar på distans ska anses närvarande på kommunfullmäktiges/nämndens sammanträde och har därmed rätt till sammanträdesarvode.