Detta behövs för att delta på distans

Du kan använda dig av din dator, iPad eller mobiltelefon för att delta på det digitala sammanträdet. Du måste ha laddat ner app/skrivbordsversion av Zoom på den tekniska utrustning som ska användas. Läs mer här hur du laddar ner Zoom.

Logga in på Zoom-mötet via länk i mejl
Du kommer få mejl till din helsingborg.se e-postadress med en länk till mötet. Klicka på länken för att ansluta dig till sammanträdet.

Här kan du läsa mer kring hur du använder Zoom.
Manual iPAd
Manual Dator

Logga in på eSessions
Du som är ledamot kommer också behöva logga in dig i mötessystemet eSessions. Här behöver du logga in med ett särskilt användarnamn och lösenord. Inte det som du har i stadens IT-miljö.

Du loggar in med det användarnamn och lösenord som tidigare skickats till dig på mejl.
Behöver du det på nytt kontakta kanslichef på stadsledningsförvaltningen Karin Runhagen.

Ersättare ska inte logga in i eSessions förrän upprop skett på sammanträdet och du blivit meddelad att du ska tjänstgöra. Först då ska du logga in och välja den ledamot som ni blivit tillsagda att ni ska ersätta.

Gå till webbadressen https://hbgkf.esessions.se. i din webbläsare.

Här finns en manual för eSessions mötessystem.

• Det är väldigt viktigt att din tekniska utrustning är ansluten till ett bra WIFI-nätverk.
• Du behöver ha tillgång till laddare/eluttag. Ett digitalt möte drar mycket el. Det är därför viktigt att du har ett fulladdat batteri alternativt kan ansluta din tekniska utrustning till ett eluttag.
• Du bör ha tillgång till headset/hörlurar med mikrofon. Ljudupplevelsen blir bättre för alla parter som deltar i mötet om du har tillgång till ett headset/hörlurar med mikrofon.
• Du måste sätta på din kamera då du loggat in på sammanträdet. Tänk härvid på att det som visas på skärmen på mötet också går ut i stadens webbsändning. Du kan göra inställningar i Zoom för att ändra din bakgrundsbild.
• Se till så att du sitter på en plats där du inte blir störd av omgivningen.
• Du måste stänga av din mikrofon när du inte talar och sätta på den när du har ordet. Tänk på att inte äta eller dricka när du har mikrofonen på.
• Se till att din mobil är inställd på ljudlöst.
• Lägg inte din telefon på samma bord som den utrustning du använder för att delta i mötet, exempelvis iPad eller motsvarande – om den vibrerar och mikrofonen är på kommer det att störa mötet.
• Du som deltar på distans bör på samma sätt som ledamot som deltar fysiskt på plats, kunna lämna sammanträdet under kortare tid, utan att anses ha lämnat mötet. Detta får dock inte ske under beslutsfattande.
• Tänk på att det kan bli ett långt möte. Ett tips är att ha fika nära till hands.

Om du inte har tillgång till ett bra wifi kan du få låna ett rum på Rådhuset under sammanträdet.
Vid behov kontakta stadssekreteraren Karin Runhagen, telefon 042-103710.

Om du som deltar på distans tappar anslutning under mötet behöver du:

• Dubbelkolla om du har kvar din WIFI-anslutning
• Återansluta till mötet på samma sätt som du gjorde från början.

Om ljud- eller bildöverföringen inte kan återupprättas inom vad ordföranden anser är skälig tid, ska en ersättare sättas in för den ledamoten vars uppkoppling inte kunde återupprättas.

Om ordföranden valt att utse ersättare, kan ledamoten inte tjänstgöra igen under sammanträdet även om dennes uppkoppling kan återupprättas. Däremot kan ledamoten fortsätta delta i mötet som icke-tjänstgörande ledamot.

1. Ledamöter loggar in i eSsessions innan mötet startar.
2. Teknisk operatör meddelar stadssekreteraren vilka ledamöter som inte är inloggade i systemet (och därmed inte närvarande).
3. Stadssekreteraren håller manuellt upprop av ersättare.
4. Stadssekreteraren meddelar därefter vilken ersättare som ska tjänstgöra för respektive frånvarande ledamot.
5. De ersättare som utsetts för att tjänstgöra loggar in i systemet och väljer den ledamot de ska ersätta.

När ett ärende är aktivt visas knappar för att begära ordet/replik i mötessystemet eSessions.

Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att ledamöter som deltar på distans getts möjlighet att anmäla reservation.

Du anmäler reservation genom att sätta på din mikrofon och meddela detta till ordföranden.

Du begär en votering genom att sätta på din mikrofon och begära votering.

Votering sker i det webbaserade mötessystemet eSessions.

Sluten omröstning är inte möjligt att genomföra med deltagare på distans. Om detta krävs ska ärendet bordläggas.

Du som ledamot måste anmäla jäv genom att begära ordet i det webbaserade mötessystemet eSessions. När stadssekreteraren meddelat vem som ska ersätta dig ska du logga ut ur eSessions, så att din ersättare kan ansluta sig och träda in i ditt ställe. När ärendet är färdigbehandlat behöver du ansluta dig igen i eSessions.

Om möjligt ska jäv anmälas till ordföranden innan sammanträdet, som då kan göra förberedelser och säkerställa tillvägagångssättet med berörd ledamot.

Ja, kommunfullmäktiges sammanträde webbsänds i vanlig ordning och går att följa på Helsingborgs stads hemsida eller på Helsingborgs stads Facebooksida.

Observera att det är vyn på skärmen från Zoom-mötet som också går ut i webbsändningen.

Ja, mötet är öppet för allmänheten. Enligt kommunallagen är fullmäktiges sammanträden offentliga och öppna för allmänheten.

Med anledning av omständigheterna med spridningen av coronaviruset uppmanar dock staden allmänheten att följa sammanträdet via webben istället för att närvara fysiskt på plats.