Sammanträdesformalia

Ledamot som deltar på distans vid sammanträdet måste ha ett synligt ansikte för att ordförande ska kunna säkerställa att de har rätt att närvara. *

Om ljud- eller bildöverföringen försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats och att alla åter kan sägas delta på lika villkor.

Om ljud- eller bildöverföringen inte kan återupprättas inom vad ordföranden anser är skälig tid, ska en ersättare sättas in för den ledamoten vars uppkoppling inte kunde återupprättas.

Om ordföranden valt att utse ersättare, kan ledamoten inte tjänstgöra igen under sammanträdet även om dennes uppkoppling kan återupprättas. Däremot kan ledamoten fortsätta delta i mötet som icke-tjänstgörande ledamot.

Om du som deltar på distans tappar anslutning under mötet behöver du;

• Dubbelkolla om du har kvar din WIFI-anslutning
• Återansluta till mötet på samma sätt som du gjorde från början, det vill säga gå till mötesinbjudan i Outlook och följ länken. Läs mer här om hur du går till väga för att ansluta dig till teamsmötet.

* Tillagd information 18 november 2020
Med anledning av skärpta restriktioner kopplat till smittspridning av coronaviruset har stadens krisledning beslutat att möten och sammankomster i möjligaste mån ska genomföras digitalt under den tid som de skärpta allmänna råden gäller. Detta bör även gälla samtliga politiska möten.
Enligt bestämmelsen om deltagande på distans i kommunallagen ska alla som deltar i mötet, både de som deltar fysiskt och de som deltar digitalt ”se och höra varandra och delta på lika villkor”. Detta har tidigare tolkats som att deltagarna ska kunna se varandra hela tiden, men Sveriges Kommuner och Regioner (SKR) har i sin vägledning kring digitala sammanträden, med tanke på rådande situation, lättat på tolkningen av bestämmelsen. De anser inte att man behöver se och höra varandra vid varje given tidpunkt på mötet. Denna tolkning har öppnat upp för att fler ledamöter kan delta på distans.

Det är viktigt att du stänger av din mikrofon när du inte talar.

Ledamot som deltar på distans begär ordet/replik och lämnar yrkande genom att skriva i chattfunktionen i Teams.  eller i enlighet med anvisningar för annat digitalt valt mötessystemet (eSessions).

Ordföranden ansvarar för att upprätta en talarlista baserat på de som är fysiskt närvarande och de ledamöter som är närvarande på distans. Då viss tidsfördröjning kan uppstå i chattfunktionen ska ordförande ge rimlig tid till ledamöter att begära ordet/replik samt lämnar yrkande.

När överläggningen har avslutats i ett ärende ska ordföranden göra en särskild kontroll att samtliga ledamöter som deltar på distans fortfarande är uppkopplade och närvarande vid sammanträdet för att säkerställa att alla yrkanden har fått framställas.

Efter att ordförande ställt proposition på yrkandena är det viktigt att ge ledamöterna som deltar på distans tid för att kunna begära omröstning i chattfunktionen, då det kan ske en viss tidsfördröjning i chattfunktionen.

Omröstning begärs av distansdeltagare i chattfunktionen eller i enlighet med anvisningar för annat digitalt valt mötessystemet (eSessions).

Öppna omröstningar genomförs genom att de beslutande ropas upp en efter en och därvid avger sin röst. Vid omröstning måste det säkerställas att det är ledamöterna och inga andra som deltar i omröstningen.

Sluten omröstning är inte möjligt att genomföra med deltagare på distans. Om detta krävs ska ärendet bordläggas.

Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att ledamöter som deltar på distans getts möjlighet att anmäla reservation eller protokollsanteckning.

Ledamot som deltar på distans och anmäler jäv måste tillfälligt lämna mötet under den punkt jävet gäller, genom att avsluta samtalet. En ersättare träder som vanligt in i den jäviga ledamotens ställe.

Det är viktigt att alla närvarande på sammanträdet ser att ledamoten lämnat mötet, det vill säga att dennas anslutning är bruten.

När det aktuella ärendet är hanterat kommer den jäviga ledamoten att få besked om att den kan återansluta sig till mötet.

Innan ledamoten lämnat mötet vid jäv belutas via chattfunktionen hur ordföranden ska kontakta berörd ledamot det är dags att återansluta sig till mötet, till exempel att ledamoten får ett sms.

Om presentationer ska visas på ett sammanträde där det finns ledamöter som deltar på distans kan dessa presentationer visas i teamslösningen.

Presentationer kan också läggas i Assistenten alternativt mejlas ut till de som deltar på distans (under förutsättning att dessa presentationer inte innehåller känsliga uppgifter).

Ledamot som deltar på distans bör på samma sätt som ledamot som deltar fysiskt på plats, kunna lämna sammanträdet under kortare tid, utan att anses ha lämnat mötet. Detta får dock inte ske under beslutsfattande.

• Se till att din mobil är på ljudlöst
• Se till att du sitter tyst, inga bakgrundsljud
• Se till att ha ett fungerande headset och laddare nära till hands
• Ät eller drick inte med mikrofonen på
• Lägg inte din telefon på samma bord som den utrustning du använder för att delta i mötet, exempelvis Ipad eller motsvarande – om den vibrerar och mikrofonen är på kommer det att störa mötet
• Stäng av mikrofonen när du inte talar