Ordförandens ansvar

Kommunfullmäktige i Helsingborg har öppnat upp möjligheten för ledamöter att delta på distans vid sammanträden, men det är ytterst ordföranden som har ansvar och tar beslut om att tillåta deltagande på distans.

Ordförandens ansvar

• Som ordförande avgör du om förutsättningarna för deltagande på distans finns. Det är viktigt att du säkrar att den som deltar på distans deltar på ett sätt som hindrar utomstående att ta del av det som sägs och de uppgifter som i övrigt behandlas.
• Mötet ska inledas med ett upprop där det säkerställs att deltagare på distans har rätt att närvara och att ljud- och bildöverföring fungerar och håller god kvalitet.
• Om ljud eller bildöverföring försämras eller bryts måste sammanträdet avbrytas till en förbindelse av god kvalitet har återupprättats.
• Ordföranden ansvarar för att upprätthålla en talarlista baserat på närvarande ledamöter/ersättare som begör ordet och de som deltar på distans som genom chattfunktionen begär ordet. Då viss fördröjning kan uppstå i chatten ska ordförande ge rimlig tid till ledamöter/ersättare att begära ordet.
• Ordföranden ska tillse att både fysiskt närvarande och deltagare på distans syns i bild när de talar.
• När överläggningen har avslutats i ett ärende ska ordföranden göra en särskild kontroll av att samtliga distansdeltagare fortfarande är uppkopplade och närvarande vid sammanträdet för att säkerställa att alla yrkanden har fått framställas.
• Efter att ordföranden ställt proposition på yrkandena är det viktigt att ge ledamöterna tid för att kunna begära votering, då detta bedöms ta längre tid än vanligt.
• Efter att beslut fattats ska ordföranden särskilt kontrollera att deltagare på distans getts möjlighet att anmäla reservation eller protokollsanteckning.