Stöd till dig som är chef

Vad behöver jag som chef veta om inköp och upphandling?

Det är förvaltningsdirektören som är ytterst ansvarig för att förvaltningen har en effektiv inköpsorganisation.

På Inköpssidan kan du läsa mer om vad som styr stadens inköp.

Som offentlig verksamhet lyder vi under Lagen om offentlig upphandling (LOU).

Vad innebär det?

Jo att vi, i motsats till ett privat företag, inte kan gå ut på stan och köpa det som faller oss in eller vända oss direkt till en leverantör och köpa vår telefon eller soffa där – nej inte ens en penna och ett kollegieblock!

Staden har ramavtal på det mesta som en verksamhet behöver. Finns det avtal måste vi köpa från dem.

Om avtal inte finns

Vid behov av köp under 700 000 kronor genomförs en så kallad direktupphandling. Beloppet ska beräknas på en fyraårsperiod vilket innebär att kostnaden max kan uppgå till ca 150 000 kronor per år. Inköpsenheten genomför regelbundet utbildningar i direktupphandling. Anmäl dig gärna och delta i en utbildning. Även om du inte genomför direktupphandlingar just nu kan det vara bra att ha gått utbildningen med tanke på framtida behov.

Alla som genomför direktupphandlingar ska ha genomgått utbildningen.

Mer information om direktupphandling hittar du på Inköpssidan.

Vid köp över 700 000 kronor måste vi genomföra en upphandling som annonseras nationellt eller inom hela EU.

Alla köp/upphandlingar över 700 000 kronor ska   genomföras av Inköpsenheten.                                       ”Oh my god!! Snart är det utbildning i                                                                                                                 direktupphandling igen!”

Har du ett behov som överstiger det beloppet ska du fylla i en uppdragsblankett och skicka den till någon av din förvaltnings inköpssamordnare. Samordnaren skickar sedan blanketten till oss på Inköpsenheten och du kommer att få en upphandlare tilldelad dig inom fyra veckor. Upphandlaren hjälper dig sedan igenom hela upphandlingsprocessen. En upphandling kan ta allt mellan sex månader och ett år att genomföra beroende på komplexiteten i det som ska upphandlas

Det finns fem grundläggande principer som alltid ska följas oavsett om du köper för över eller under 700 000 kronor.

De är:

Icke-diskriminering
En leverantör får inte diskrimineras på grund av deras nationalitet, geografisk belägenhet eller andra liknande omständigheter.

Likabehandling
Alla leverantörer ska behandlas lika och ges samma förutsättningar.

Proportionalitet
De krav som ställs ska stå i rimlig proportion till det behov som ska tillgodoses genom anskaffningen.

Öppenhet
Upphandlingarna ska präglas av öppenhet och förutsebarhet. De krav som ställs ska vara begripliga.

Ömsesidigt erkännande
Handlingar, intyg och certifikat som är har utfärdats av en medlemsstats myndigheter ska gälla också i övriga EU- och EES-länder.

Utöver dessa principer är det mycket viktigt att vi agerar affärsmässigt. Avtal är till för att följas från såväl leverantör som beställare.

Otillåten direktupphandling

Vad kan hända om jag gör inköp över 700 000 kronor utan att jag genomför en upphandling?