Inköpsprocessen

Stadsövergripande – Behov av upphandling uppstår antingen genom initiativ från någon av stadens förvaltningar eller genom en inköpsanalys. Det är inköpschefen som beslutar om en stadsövergripande upphandling ska genomföras.

Vid upphandling ska ansvarig upphandlare bjuda in stadens förvaltningar för att diskutera verksamheternas behov. Inbjudan sker genom stadens inköpssamordnare. Även stadens bolag och förbund ska få möjligheten att delta i avtalsgruppen.

Förvaltningsspecifik – Förvaltningen ansvarar för genomförandet av förstudie som syftar till att identifiera verksamhetens behov. Beslut om upphandling sker enligt aktuell förvaltnings delegeringsordning. Förvaltningen äger därmed upphandlingen. Förvaltningens inköpssamordnare har mandat att lämna in uppdrag om upphandling. Detta sker genom en uppdragsblankett som skickas till Inköpsenheten. Förvaltningen ansvarar för sammansättningen av avtalsgrupp. Inköpsenheten har fyra veckor på sig initiera ett uppstartsmöte från dess att uppdragsblankett inkommit.

Vid marknadsanalys studeras bland annat leverantörsmarknaden, verksamheterna, strategier, vision, kostnader och tidigare upphandlingar. Marknadsanalys möjliggör att rimliga krav ställs. Enhetens hållbarhetsstrateger studerar vilka krav som kan ställas i hänsyn till hållbarhet

 

Förfrågningsunderlag är dokument som fastställer förutsättningarna för en upphandling. Det ska framgå vad som ska köpas in, vilka krav som ställs samt vilken utvärderingsmetod som har valts.
När planeringen är färdig och tidsplanen bestämd så annonseras upphandlingen. I Helsingborgs stad görs detta i Kommers. Annonseringstiden varierar beroende på upphandlingens komplexitet och gällande lagstiftning.

När annonseringstiden är passerad utvärderas och prövas de inkomna anbuden utifrån bestämd utvärderingsmetod.

Stadsövergripande – Inköpsenheten ansvarar för utvärdering av leverantörerna. Utvärderingen sker tillsammans med avtalsgruppen och tilldelningsbeslutet signeras i första hand av inköpschefen. Eventuella överprövningar hanteras av stadsjuridiska enheten i samarbete med ansvarig upphandlare.

Avtalet implementeras i Avtalskatalogen. Om avtalet berör många beställare i Helsingborgs stad publiceras information om avtalet även på Inköpssidan.

Förvaltningsspecifik – Förvaltningen ansvarar för utvärderingen med stöd av ansvarig upphandlare. Tilldelningsbeslutet signeras enligt förvaltningens delegationsordning. Överprövning av förvaltningsspecifik upphandling hanteras av förvaltningen. Vid behov stödjer ansvarig upphandlare.

Ansvarig upphandlare uppdaterar information om avtalet i upphandlingsverktyget men publicerar avtalet synligt enbart för behörig organisation. Avtalen hanteras av respektive förvaltning

Det är viktigt att leverantörer till Helsingborgs stad konkurrerar på lika villkor och att stadens skattepengar används på bästa sätt. Uppföljning av avtal säkerställer att stadens avtal går korrekt till. Exempel på uppföljningsområde är ställda kvalificeringskrav, leveransförmåga, pris och fakturering.
Stadsövergripande – Ansvarig upphandlare ansvarar för att följa upp avtalet. Enhetens hållbarhetsstrateger kontrollerar ställda hållbarhetskrav.

Förvaltningsspecifik – Uppföljningen av avtal hanteras av respektive förvaltning. Inköpsenheten kan vid behov stödja.