Förvaltningsledning

Mötet inleddes med en kort statusuppdatering från respektive verksamhet och det konstaterades att det går fort mot semester.

Under mötet presenterade praktikanten Tina Nilsson sitt arbetet med internkommunikation som hon gjort tillsammans med Adela Lidner. Uppdraget bygger på de diskussioner som man tidigare haft inom FLG kopplat till den kommunikativa organisationen. Karolina Johansson presenterar den undersökning som genomförts inom förvaltningen gällande otillbörlig påverkan och ledningsgruppen hade  dialog kring resultatet. Kort information gavs om lönebildningsprocessen samt att svarstiden för OSA-enkäten är förlängd.

Mötet inleddes med en incheckning med fokus på semestertips. Många bra tips både på orter, egentid, spontanitet och TBE-vaccin. Information läggs ut på chefsforum gällande vilken chef som är i tjänst under sommaren.

Kulturdirektör informerade kort om förändringar när det kommer till stadsledningens organisation.

Katarina Kristiansson deltog och gav en rapport gällande arbetet med Progsam.

Ledningsgruppen fick också ta del av delårsrapporten (T1)  innan arbetet med prioritering av områden inför verksamhetsplanen 2026 fortsatte. Ambitionen är att ett utkast ska finnas tillgängligt innan sommaren för att verksamheterna sedan kan fortsätta arbetet med sina egna verksamhetsplaner.

Kulturdirektören återkopplade gällande vad som hade hanterats vid det senaste nämndssammanträdet. En upphandling av Fredriksdalsteaterns framtida verksamhet pågår. Nämnden beslutade om Gisela Trapps pris, som delas ut den 6 juni. Två remisser behandlades: en om HBTQI+ och en om möjligheten till medborgarservice på områdesbibliotek. Budgetsamtal pågår. Helsingborg är en av städerna som bjudits in av Statens kulturråd till dialog om kultursamverkansmodellen. Kulturskolan har tilldelats 1,1 miljon kronor från Kulturrådet.

En reviderad krisplan godkändes, inklusive tydliggörande av kriskommunikation och utseende av krisresurser i varje verksamhet. En övning planeras.

Stadsrevisionens årsrapport presenterades. Förvaltningen ser behov av att bli tydligare i uppföljning och utvärdering.

Ledningsgruppen har startat arbetet med verksamhetsplan 2026 och styrkor, utmaningar och omvärldsförändringar diskuterades vid mötet.

Mötet inleddes med en incheckning om hur deltagarna kickat igång dagen, följt av en presentation av Eva Nyhammar och ledningsgruppen.

Stabens verksamhetsplan presenterades och avdelningsspecifika presentationer gav en bättre förståelse för avdelningarnas arbete. Det nya centrala ledningssystemet för staden innebär att olika grupper får ansvar för områden som tillväxt, staden för alla och stadsutveckling, vilket påverkar befintliga nätverk. Årsbokslut och internkontroll för 2024 presenterades, vissa avvikelser noterades vilka kräver fortsatt uppföljning. Ledningsgruppens utveckling har följts upp och det konstateras att kommunikation inom gruppen kvarstår som ett förbättringsområde. Två nätverk föreslogs för att stärka digitaliseringsarbetet och samordna behoven inom förvaltningen. Beslut fattades kring fortsatt arbete med planeringsverktyg, där digitaliseringssamordnare kan stötta men inte driva implementeringen. En HBTQI-utbildning finns nu på HBG Learns, och frågan om certifiering diskuterades med fokus på en gemensam kunskapsbas.

Förvaltningsdirektören avslutade mötet med en AAR. Mötet upplevdes som bra och beslut i flera ärenden togs vilket kändes positivt. Vikten av tydlighet betonades kring kommunikation vid beslut.

Mötet inleddes med en check-in där deltagarna reflekterade över barndomens drömyrken, vilket gav en bred och inspirerande diskussion.

Därefter gjorde man en återblick till syftet och spelreglerna för mötet, som utvecklades 2024, och det beslutades att dessa fortsatt ska ses över halvårsvis. Mats presenterade kort det aktuella läget, och dataskyddsombudet introducerade sig och sitt uppdrag, med möjlighet för deltagarna att ställa frågor.

Alexander Kolind deltog under en del av mötet och gav sin bild av kulturnämnden 2025 och utsikter för 2026. Förvaltningen och nämnden har gjort stora framsteg de senaste åren, med etablerade strukturer och processer som gör organisationen effektiv och efterfrågad. Kulturskolan förblir en prioritet, och diskussioner med socialnämnden pågår om hur kulturförvaltningen kan bidra till trygghet och samhällsbyggande. Möjligheter och utmaningar inför 2026 diskuterades, med fokus på samverkan mellan förvaltningar samt aktuella frågor som trygghet och sysselsättning.

Den 18/3 planeras ett heldagsmöte för FLG med fokus på tillitsbaserad styrning och för att ge en gemensam upptakt till området kommer Johanna Eriksson från Statsledningsförvaltningen att bjudas in.

Mötet avslutades med reflektion. Mötesformen, med luftiga och dynamiska ramar, uppskattades och det satte en positiv ton för årets kommande möten

Mötet inleddes med en mötesincheckning där deltagarna delade sina mest givande uppdrag – många otippade erfarenheter fanns inom gruppen. Det finns behov för ett planeringsverktyg inom förvaltningen då det vi har idag är ett ineffektivt system med många parallella aktörer. En rapport har tagits fram och en mindre marknadsundersökning har gjorts. Dock är det fler som arbetar med evenemang inom staden och man har tittat på om detta ska hanteras centralt. Diskussioner pågår kring verktygets ägarskap, styrning och införande där Mats tar frågan vidare. Digitaliseringsdirektören gästade ledningsgruppen och presenterade sig. Under 2024 har man inom IT fokuserat på att skapa stabila system för när basfunktioner är på plats behöver man inte vara reaktiv på samma sätt utan man kan fokusera på utveckling. Användarvänlighet och utbildning betonas. Resultaten från medarbetarenkäten för ledningsgruppen presenterades. Resultatet diskuterades utifrån hur frågor och svar tolkas och hur frågornas utformning påverkar resultaten. Alla verksamheter presenterade sina verksamhetsplaner med fokus på prioriterade områden och aktiviteter och insatser. Mötet avslutades med en reflektion om hur värdefulla presentationerna var samt vikten och behovet av fördjupade diskussioner kring desamma.

På mötet presenterades medarbetarenkäten på förvaltningsnivå som har en hög svarsfrekvens (92%), där lägre värden bland annat rörde arbetsbelastning. Nu följer dialoger utifrån medarbetarenkätens resultat. Diskussioner fördes om ledarskap, kollegial styrka och förväntningar på roller. HBTQI-arbetet diskuterades. Betydelsen av ett intersektionellt förhållningssätt lyftes, och ledningen kommer driva frågan vidare. Investeringsprioriteringar för 2025 ska lämnas senast 10 januari, och justeringar görs inför presentation för nämnden. En plan för miljöarbetet ska utvecklas vidare. Mötet bedömdes som produktivt och positivt.

Under mötet diskuterades flera viktiga frågor inklusive återkoppling från nämnds sammanträdet den 14/11 med fokus på mätning och effekter.

Internbudgeten togs upp, där hyres- och elkostnader var lägre än beräknat. Kulturprogrammet för 2025–2028 presenterades som en uppstart för fortsatta diskussioner i FLG. Uppdrag internkommunikation behandlades med fokus på nulägesanalys och avgränsningar. Avslutningsvis behandlades löneöversynen för 2025, där alla centrala avtal utom ett ska omförhandlas av SKR. 

Vid mötets AAR (After Action Review) konstaterades att FLG’s medvetna arbete med rätt frågor på agendan och ledningsgruppsutveckling utifrån konceptet Tillsammans Helsingborg börjar få effekt!

En del av mötet ägnades åt kommunikationsavdelningens uppdrag. Syftet med presentationen var att förankra kommunikationsavdelningens uppdrag och ge inspel inför en kommande workshop. Uppdraget bygger på att stödja organisationens kärnverksamhet och att främja en kommunikativ kultur, med fokus på prioritering och planering.

Diskussioner fördes även kring kulturkortet och dess resursallokering samt om fortsatt arbete med tillitsbaserad styrning och internkommunikation. Kultursommarjobb och dialogen med AMF lyftes och det konstaterades att det kräver tydlig arbetsledning och handledning. Den plan för intern kontroll som tagits fram presenterades av förvaltningsstöds controller.

Andra frågor inkluderade statsbidrag och vikarie för verksamhetschef på Dunkers, samt avslutningsvis en AAR (After Action Review) som betonade vikten av tidshållning och gav positiv feedback kring mötets energi och innehåll.

Vid förvaltningsledningens möte gav Mats en kort översikt om det aktuella läget och eventuella nyheter från stadsledningen. Lars Olof gick igenom budgetposterna, och Fanny erbjöd en kort återblick samt en framåtblick på arbetet med projektet Leda Lätt.

Viveka presenterade kommunikationsavdelningens (KOM) uppdrag och diskuterade vikten av att arbeta strategiskt med kommunikation, samt de utmaningar som kan uppstå. Presentationen syftade till att förankra arbetet med KOMs uppdrag och ge möjlighet för ledningsgruppen att lämna synpunkter inför en kommande workshop KOM ska ha med syfte att förtydliga uppdraget.

Mats lyfte även fram det påbörjade arbetet med förvaltningens verksamhetsplan och betonade vikten av att prioritera uppgifter som ska synas i planen. Under mötet togs även frågan om kultursommarjobb upp, där det noterades att politiken har börjat titta på frågan och att resurser kommer att behövas för att hantera detta.

Vid höstens första ledningsgruppsmöte reflekterade man kort kring sommaren 2024 och hur det har sett ut med bemanning i de olika verksamheterna. Ledningsgruppen gick igenom förvaltningsdagens program innan man blickade framåt och diskuterade frågor gällande budget 2025, löneöversyn, hantering av statsbidrag samt ledningsgruppens fortsatta arbete utifrån den utvecklingsresan man gjort i konceptet Tillsammans Helsingborg. Vi har en spännande höst framför oss!

Sista ledningsgruppsmötet före sommaren hölls på Fredriksdal och den här gången provade man på utekontoren. Mats informerade kort om att förvaltningen uppmärksammats för sitt arbete med testbäddar vilket är väldigt roligt. Fanny lyfte att det är dags att börja fundera kring lönebildning och vad som blir viktiga prioriteringar framöver. Lönebildningsarbetet pågår under hela året. Mötet inkluderade också ett kort nedslag gällande miljösamordnaruppdraget och klimatneutralitet och just klimatneutralitet kommer att lyftas på förvaltningsdagen 29 augusti Andra delen av mötet ägnades åt att blicka tillbaka på våren och ledningsgruppens arbete men också på det fortsatta arbetet utifrån den utvecklingsresan man gjort i konceptet Tillsammans Helsingborg. Konceptet innebär att alla ledningsgrupper i staden tränas i bland annat ledningsgruppsarbete, samspel över gränser och i att möta komplexa samhällsutmaningar. Ett årshjul för ledningsgruppens arbete kommer att tas fram och kommuniceras. Det konstaterades att det är mycket att ta tag i i höst men skönt att ha ledighet framför oss – glad sommar alla!

Vid ledningsgruppens möte informerade Mats Hallberg kort om det senast nämndssammanträdet. Ola Jacobsson presenterade förstudien – En meningsfull kulturfritid för barn och unga i Helsingborgs stad samt östersjöprojektet – Cultural pearls. Förstudien syftar till att barn på Helsingborgs grundskolor ska få likvärdiga möjligheter att under skoltid upptäcka och prova på olika former av organiserad fritidsverksamhet

Lars Olof Nilsson och Rebecca Rosenberg informerade kort om mål och ekonomi och förvaltningen förväntas uppnå sitt mål och inga större avvikelser har noterats. När det gäller nyckeltalen följer de i stort siffrorna för T1 2023.

Det är låg svarsfrekvens när det kommer till OSA-enkäten och ledningsgruppen diskuterade anledningen till att färre hade svarat och hur man kan arbeta för att höja svarsfrekvensen.

Ledningsgruppen fick kort information om delårsrapport inriktning mål och ekonomi april, T1,

Förvaltningen förväntas uppnå sitt mål och inga större avvikelser har noterats. Status gällande var vi befinner oss när det gäller förändringsprocessen för Dunkers lyftes. Innovationsnätverket deltog under en del av mötet och presenterade den informationskampanj som kommer att startas igång med fokus på att fler ska se möjligheter att söka innovationsmedel för idéer inom förvaltningen. Ett informationsarbete som på allvar kommer att kicka igång i samband med förvaltningsdagen. När det gäller förvaltningsdagen 29/8 presenterades ett program för ledningsgruppen och anmälningsinformation kommer att gå ut till medarbetare i förvaltningen inom kort.

Under mötet fick ledningsgruppen information om arbetet inför ny upphandling av verksamhetssystem för hantering av besöksmottagande inom förvaltningen och processen framåt. Ambitionen är att få ut en upphandling i slutet av våren 2025 för att kunna starta upp implementering under hösten 2025.

Man fick också kort information om anvisningar gällande fribiljetter som är reviderad.

Nämndsordförande Alexander Kolind deltog under en del av mötet och informerade kort om nämndens arbete och hur budgetprocessen ser ut framöver.

Stor del av mötet ägnades åt att fortsätta arbetet och dialogen kring stödfunktioner med avstamp i Leda Lätt – workshopen som genomfördes 12/4.

Ledningsgruppen informerades om planeringen för förvaltningsdagen den 29/8 och hur program och upplägg ser ut. Inbjudan med information om anmälan kommer under maj månad.

Vid ledningsgruppens möte 9 april informerades gruppen om var i processen vi befinner oss när det kommer till organisationsförändringen.

Fanny Mikkelsen, Viveka Nilsson och Lars Olof Nilsson presenterade även upplägget för workshopen gällande samspel stödfunktioner i förvaltningens stab och verksamheter för ett gemensamt ägandeskap för ledningsgruppen att tanka av klokskap. Ett uppföljningsarbete för Leda Lätt kommer att ske framöver på FLG – ett första analysarbete kommer att göras inom FLG vid nästa möte.

Under FLG-mötet deltog även Ola Jacobson, Therese Lundin, Susanne Enhörning som presenterade det spännande projektet Aktivitet förebygger. Projektet är en satsning som ursprungligen kommer från Ängelholms kommun vilket innebär obligatorisk föreningsaktivitet under skoltid och samfinansieras av PART samt medel från SISU. Barn på Helsingborgs stads skolor ska få likvärdiga möjligheter att under skoltid upptäcka och prova på olika former av organiserad fritidsverksamhet. Man ser tecken på ökad självkänsla på årskursen som finns med i pilotprojektet och det har även lett till ökad närvaro i andra ämnen. Vårdnadshavare upplevs också ha blivit mer positivt inställda till skolan.

En del av mötet ägnades åt att Camilla Norberg och Fredrik Öjbro presenterade ett arbetssätt för att leda kreativa processer. Camilla förklarade skillnaden mellan processinriktad utveckling och progressiv utveckling. Det kan vara av vikt att medvetandegöra när man befinner sig i vilken process.

Det konstaterade att förvaltningsdagen kommer som tema att ta avstamp i stadens mål klimatneutralt 2030 och fokus kommer att vara på hållbarhet och innovation. Programmet kommer i stort att vara klart före midsommar och påminnelse skickas ut efter sommaren tillsammans med anmälan.

Viveka Nilsson informerade om processen kring M365. Vid frågor hänvisa till kulturförvaltningens samordnare för M365, Henrik Wilhelmsson, om man inte hittar information på intranätet.

Budgeten tagen för 2025 och den är ännu inte processad i FLG.

Möte har skett med upphandlingsenheten vilket i stora drag handlar om det är rätt mycket på gång och varje verksamhet kommer att bjudas in för att diskutera detta närmare. Cathrine Bissmarck är påkopplad som samordnare för avtal och inköp.

När det gäller lönerörelsen så finns tre nya kollektivavtal på plats. HR återkommer när mer information finns att delge.

En rolig nyhet är att Projektet Testbädd film har blivit beviljat medel och detta är till stor del tack vare goda medarbetare som varit involverade i ansökan!

Under mötet fortsatte arbetet med syfte och spelregler för ledningsgruppen. I linje med utbildningsprogrammet Tillsammans Helsingborg så skuggades delar av mötet av Skol- och fritidsförvaltningen som en lärandeprocess för ett gemensamt lärande och erfarenhetsutbyte. Under mötet fortsatte diskussionerna kring den kommande förvaltningsdagen och formerna för denna (save the date kommer inom kort).

Förvaltningen har initierat ett arbete för att matcha förväntningar mellan stödfunktioner och verksamheterna kallat Samspel verksamhet och stödfunktioner, och i mitten av april kommer man att fortsätta arbetet med en workshop tillsammans. Workshopen blir ett första steg i att skapa en större förståelse och ett bättre samspel.

Ledningsgruppen informerades även kort gällande var i processen vi befinner oss när det kommer till den föreslagna organisationsförändringen. Förvaltningsstrateg kommer att hålla samman det kommande förändringsarbetet.

Den 28/6 är det Pride i Helsingborg och det konstateras att det uppskattas om staden kan gå under gemensam flagg samt att det behöver tydliggöras vem som har ansvar och att staden inte äger arrangemanget utan endast deltar inte minst i relation till arbetsgivaransvaret.

Arbetet med verksamhetsdialoger har initierats och man tittar på hur vi kan arbeta med uppföljning, verksamhetsdialog och verksamhetsplaner framöver.

Avslutningsvis:
Kulturen är inte sockret på bullen utan jästen i degen!

Förvaltningsledningsgruppsmöte 26 februari fokuserade på det fortsatta arbetet med Tillsammans Helsingborg. Tillsammans Helsingborg är ett koncept för utveckling av ledningsgrupper vilket alla ledningsgrupper inom Helsingborgs stad kommer att gå och har startat upp nu under våren 2024. Initialt ligger fokus på att etablera syfte, struktur och spelregler för ledningsgruppens arbete.

Vid mötet diskuterade vi även kulturförvaltningens deltagande vid arbetsmarknadsdagar och kopplingen till akademin samt hur festivalpass för Bibu ska fördelas för att nå ut både rätt och brett inom förvaltningen. Bibu är Sveriges viktigaste mötesplats med, för och om professionell scenkonst för en ung publik. Årets scenkonstbiennal för barn och unga äger rum i Helsingborg den 15 -18 maj.

Under mötet fick även ledningsgruppen en spännande presentation från Emma Alfredsson gällande det innovationsarbete som bedrivs inom Kulturförvaltningen.