Digital arbetsplats

När du arbetar hos oss har du en mobiltelefon. Till denna finns dock kopplat ett vanligt 042-nummer, vilket innebär att våra kunder kan nå dig genom att ringa ditt lokalnummer (anknytningsnummer).

Eftersom du har två telefonnummer har du också två telefonsvarare, en som tillhör ditt fasta anknytningsnummer och en som tillhör ditt mobilnummer. Du måste tala in ett telefonmeddelande på båda numren och det är viktigt att du regelbundet kontrollerar båda telefonsvararna så att du inte missar viktiga meddelanden.

Det fasta anknytningsnumret hanterar du via den interna telefonkatalogen. Du loggar in med ditt anknytningsnummer och lösenord. IT-service kan nollställa ditt lösenord vid behov. Det går att koppla din kalender till telefonen så att den stängs när du är på möten, annars får du själv stänga av den via den interna telefonkatalogen. Det är även här som du talar in ett telefonmeddelande och lyssnar av meddelande som du fått. Även om du stängt av ditt anknytningsnummer går det att nå dig via mobilnumret. Undvik därför att lämna ut ditt mobilnummer till våra kunder.

Du får lov att använda din mobiltelefon privat om du anmäler dig till tjänsten delad faktura. Detta innebär att du slår ett prefix när du använder mobilen för privata samtal. En faktura för denna del kommer sedan hem till dig.  Eftersom vi betalar ett fast pris för surf är det tillåtet att surfa privat med mobilen.

När du arbetar hos oss har du en bärbar dator. Vi använder oss av ett standardsortiment så det blir lätt att vara flexibel.

Har du behov av annan utrustning så som rollermouse och headset så fråga först din chef och efter ett okej beställer du via detta formulär.

Idag kan vi ha möten både digital och fysiskt. Det är du som bokar mötet som avgör på vilket sätt du mötet ska hållas. Utgå ifrån syftet med mötet och vad du vill ha ut av det när du bestämmer formen. Tänk på att vara flexibel och ta med en teamslänk när det är möjligt att vara med på distans, det främjar det aktivitetsbaserade arbetssättet.

I våra mötesrum ska det vara enkelt att koppla upp sig och varje rum ska ha en instruktion om hur du gör. Är du på GreenHaus och tekniken i ett mötesrum inte fungerar vänd dig till Servicekontoret.  

Vad ska jag göra	Verktyg	Funktion i verktyget
Kontakta personer utanför kommunen	Outlook
Vidarebefordra redan skickade mail	Outlook/Teams
Kontakta medarbetare i staden	Teams	Chat
Sprida nyheter och information på förvaltningen	Teams	I förvaltningens team, välj den kanal som passar bäst.
Samarbeta i ett team eller grupp	Teams	Är det ett samarbete som ska pågå länge starta ett team. Om det är ett kortare samarbete starta en chatgrupp
Söka efter information såsom rutiner och styrdokument med mera.	Intranätet
Göra beställningar	Intranätet

Ciceron är stadens gemensamma ärendehanteringssystem och där diarieför du allmänna handlingar som inte kommer från vår myndighetsutövning. Här kan du läsa om rutinen för Ciceron.

Ecos är vårt ärendehanteringssystem för myndighetsärenden inom miljö- och hälsoskyddstillsyn samt livsmedelskontroll. Här kan du läsa om hur vi diarieför ärenden i Ecos.

När du är sjuk, har semester eller om du av någon annan anledning inte är på jobbet en längre tid behöver du lägga in ett frånvaromeddelande i Outlook. Detta gör du via arkivmenyn i Outlook och väljer automatiska svar. Du behöver också ge någon behörighet att öppna din e-post om du själv inte kan kolla den. Du kan läsa mer om det i Rutinhandboken.

Alla i Helsingborgs stad ska använda sig av samma e-postsignatur. Gör så här för att anpassa din egen signatur:

1. Öppna Outlook
2. Öppna ett nytt meddelande
3. Klicka på Signatur i det övre verktygsfältet och välj Signaturer…
4. Gör om den förifyllda informationen till att passa just dig. För att se vilka uppgifter vi på miljöförvaltningen brukar ange, kolla på en kollegas signatur.
5. Byt namn på signaturen till något passande.

Med anledning av EU:s dataskyddsförordning GDPR måste e-postsignaturen innehålla information om hur vi i staden hanterar enskilda personuppgifter.

Den här texten måste finnas i din e-postsignatur:

Helsingborgs stad behandlar dina personuppgifter när du kommunicerar via e-post med oss. Du kan läsa mer om dina rättigheter och om hur Helsingborgs stad behandlar personuppgifter här. (länka sista meningen till https://helsingborg.se/personuppgifter )

Här kan du läsa mer om hur du skapar och redigerar din e-postsignatur.