Oceanhamnskontoret

Här är telefon och dator på tyst ljudsignal. Det går bra att ha vibration på i zonen förutom i de rum som är markerade med ”helt tyst”. I tyst zon har vi inga samtal och håller inte möten. Får du ett samtal så går du till ett samtalsrum eller annat rum.  

Här kan du prata med kollegor och i telefon som vanligt. Tänk bara på att hålla en normal samtalston och använd hörlurar om du är i ett digitalt möte eller lyssnar på musik. Här hittar du även landningsplatser som du kan använda. 

Här fikar vi och äter lunch. Vi kan också sitta här och jobba och ha mindre möten, men inte under lunchtid (klockan 11:30 – 13:30).

I köket hjälps vi åt att hålla rent och snyggt. Vi tar hand om vår egen disk och plockar ur diskmaskinerna när det behövs.

Vi låter en odiskad diskmaskin stå lite öppen så att alla vet om att det är den vi fyller först. De andra två håller vi stängda så vi inte fyller i alla tre diskmaskiner samtidigt. När en diskmaskin är full ska den sättas igång och då kan nästa diskmaskin öppnas.

Foajén är öppen för besökare mellan 8:00-16:00, lunchstängt 12:00-13:00. Om du får besök utanför dessa tider måste du öppna ytterdörren. I foajén finns det ingångar till våra två besöksrum, men också möjlighet för någon att läsa handlingar. 

Samtalsrummen är till för att prata i telefon eller ha digitala möten.    

Det finns fem fokusrum som du kan boka via Outlook. I ett fokusrum sitter du själv och arbetar. Du får boka ett rum i högst en arbetsdag (åtta timmar). Tänk dock på att om du ska vara frånvarande i mer än 2 timmar så tar du undan dina saker och bokar av rummet så någon annan kan använda det.

I fokusrummen finns ingen ljuddämpare på väggen så här får du inte föra några samtal eftersom det i så fall hörs in i de intilliggande rummen. 

Det finns två höga bord och en soffgrupp i surrzonen som är landningsplatser. Där kan du slå dig ner och arbeta om du inte är i behov av extra skärmar.

I hörnrummet i den tysta zonen finns det fåtöljer där du kan sitta bekvämt och till exempel läsa.

På servicekontoret kan du få hjälp med olika saker som rör Oceanhamnskontoret.

I vilrummet finns en dagbädd så att du kan ligga ner en stund. Du kan också ha möten i vilrummet men om någon behöver vila så får du flytta på dig. Vilrummet går inte att boka 

Det finns totalt 13 mötesrum varav nio är minimötesrum. Alla kommer vara bokningsbara, via Outlook, förutom ett som är kombinerat mötes- och vilrum. 

Vi lämnar mötesrummen rena och snygga efter vi har använt dem.

Det finns ett dam- respektive herromklädningsrum i källaren med dusch för alla som har kontor i GreenHaus.  

I labbet finns det ett mindre omklädningsrum samt en stor toalett med dusch.  

Det finns även dusch på handikapptoaletterna uppe på kontoret. 

Vid foajén finns två mötesrum med en extradörr in till våra lokaler. Dessa rum är till för att ta emot externa besök. Om det skulle uppstå en hotfull situation finns möjlighet för dig att ta dig tillbaka till våra gemensamma ytor. Samtidigt som du lämnar besökaren kvar i rummet. Uppstår en hotfull situation kontaktar du din chef eller annan annan chef. Läs mer i rutinen för hot och våld 

Vi kommer förvara arbetskläder på tre ställen i huset, i labbet, omklädningsrummet i källaren och på kontoret. Det är utifrån vilket behov man har som styr var ens arbetskläder kommer att förvaras.  

I labbet: Marinbiologer, miljöstrateger och inspektörer lantbruk
I omklädningsrummet: Inspektörer – livsmedel och inspektörer – miljöskydd
På kontoret: Övriga arbetskläder 

Utrustning till inspektioner och kontroller kommer förvaras i labbet.  

Tvättmaskin och tumlare finns i labbet på våning E (entréplan).

Alla som har sin huvudarbetsplats på Oceanhamnskontoret har ett personligt skåp där du kan låsa in dina tillhörigheter. Det finns ett få antal låneskåp för besökare som är här över dagen. 

Förvaltningens bilar och cyklar är parkerade i källaren. Där finns även plats om du vill ställa in din privata cykel. Du kör in i garaget via Redaregatan. Du kan nå garaget direkt från kontoret eller gå in via Redaregatan.

Skrivare och kontorsmaterial finns i kopieringsrummet. Där hittar du även dokumentförstörare.

För att skriva ut på Oceanhamnskontoret kan du använda följande skrivare. Välj i första hand Smartutskrift.

• Smartutskrift KM_Color (samma som tidigare, med tagg)
• A374902 (Stora skrivaren, utan tagg)
• A374900 (Labbet)
• A374901 (Servicekontoret)

Alla på förvaltningen har en tagg och den går både till larm, dörrar och skrivare. Har du din arbetsplats på Oceanhamnskontoret så går även taggen till ditt personliga skåp. 

Oceanhamnskontoret kommer vara larmat vid vissa tider. Du hittar larmrutinen under G:.

Om larmet skulle gå på kontoret så ta trappan ner. Vår återsamlingsplats är på torget utanför huvudentrén. Vid utrymning kommer det att finnas utrymningsledare på plats med gula varselvästar. Följ utrymningsledarens instruktioner.

Alla besökare behöver registrera sig via vår besöksdator i Foajen. Antingen kan du bjuda in dem via Outlook enligt rutinen för besöksdatorn och då får de en QR-kod som de lätt kan checka in med. Eller så får de skriva in sitt namn och vem de besöker på datorn. När besökaren har gjort det får du ett sms till din jobbmobil att din gäst har kommit. Har du et möte med många deltagare kan du be intern service skriva ut namnlappar i förväg.

Du är själv ansvarig för dina besökare och det innebär att du behöver möta upp ditt besök i foajén och ta hand om dina besökare under hela tiden de är här. Det är viktigt att du inte släpper in andras besökare, utan ber dem vänta i foajén tills rätt kollega hämtar dem. Är det en person som inte har bokat någon tid och inte vet vem de vill träffa, be dom vänta i foajén och meddela någon på servicekontoret så kan de hjälpa personen vidare. Det här kan kännas som om man inte är så tillmötesgående, men det är nödvändigt för allas vår säkerhet. Kommer det personer som jobbar inom staden i närheten och behöver till exempel skriva ut något hos oss så har intern service en rutin hur vi kollar så att personen är anställd i staden. Samma rutin gäller även här, vilket innebär att de får vänta i foajén och ni meddelar intern service.