Uppföljning
Vartannat år ska en fördjupad uppföljning av livskvalitetsprogrammets inriktningar göras och återrapporteras till kommunfullmäktige. (formellt är det SLF som har ansvar för detta som dokumentansvarig, men i praktiken är det ett uppdrag som samordnas från MF miljöstrategiska (teamledaren) och som sköts av både SLF och MF.
Beredningen för livskvalitet bereder uppföljningsrapporten till KS.
Uppföljningsrapporten ska spridas i hela koncernen, alla ledningsgrupper för att vara ett underlag till verksamhetsplanering.
Processen
- Information och eventuellt beslut beredningen för livskvalitet (BLK)
- Skapa upp rapport i Stratsys
- Nyckeltalslistan uppdateras i Stratsys
- Leta upp rapportörer från förvaltningarna
- Skicka ut anvisningar
- Insamling och urval av data, information och statistik
- Rapportsammanställning genom workshops och möten
- Utskick till granskning, granskningsperiod (remiss)
- beredningen för livskvalitet BLK, revidering, klarspråk och layout
- Beslut i BLK och KS, Utskick till KF, förvaltningar och bolag, kommunikation
Handlingar som kan uppkomma
- Beredningen för livskvalitet (BLK) ska informeras och eventuellt fatta beslut om att uppföljning ska påbörjas. Dok: protokoll (Word, diarieförs av SLF), presentationer till möten (PPT) och uppdragsbeskrivningar (Word)
- Mail med ekonomi och styrning.
- Inga handlingar uppstår normalt, uppdatering av statistik sker i Stratys. Om inte det ska ske en total revidering av nyckeltalslistan, då görs ett beslut om detta i BLK, protokoll och Worddokument, excellfil med nyckeltalslistan.
- Mailkonversation med förvaltningar.
- Anvisningar skickas ut via mail till förvaltningar och bolag bifogade filer, worddokument och excellfiler. Förvalntingar och bolagen rapporterar och svarar MF sedan i stratsysrapporten och ev via mail med bifogade filer.
- Urval uppstår inga handlingar.
- Sammanställning – kallelser till möten via mail. Sammanställningar i Worddokument.
- Beredningen och en referensgrupp får utkast för granskning via mail. Worddokument.
- Beredningen sammanträder. Protokoll för BLK sammanträde med bifogade filer diarieförs av SLF. PPT presentationer tas fram för BLK sammanträdet. Synpunkter lämnas på sittande möte och noteras i protokoll. Synpunkter från referensgruppen skickas in via mail. Rapporten revideras. Färdig rapport (word) skickas till klarspråk och layout till SLF. SLF tar fram en kommunikationsplan för rapporten.
- Beslut i BLK och utskick till KS och KF, nämnder, bolag och förvaltningsdirektörerna. Protokoll med rapport diarieförs av SLF. Övriga handlingar som kan uppstå är presentationer.