Utfärdande av saneringsintyg på fartyg (SSCEC och SSCC)

Syftet är att säkerställa att ärenden med saneringsintyg hanteras i enlighet med internationella hälsoreglementet och tillhörande svensk lagstiftning, samt att nödvändiga åtgärder vidtas vid befarat hot.

Miljönämnden utfärdar saneringsintyg med kort varsel, dock inte på lördagar, söndagar och helgdagar. Formellt sett så kan vi utfärda tre olika saneringsintyg:

• Förlängning av intyg om befrielse från sanering av fartyg (Extension of ship sanitation certificates). Det kan vi utfärda i befintligt certifikat i högst 30 dagar fram i tiden.
• Intyg om befrielse från sanering av fartyg (Ship sanitation control exemption certificate SSCEC) Det är denna typ av kontroller och utfärdande som vi mest utför.
• Intyg om sanering av fartyg (Ship sanitation control certificate SSCC). Sanering eller andra åtgärder måste vidtagits.

Här kan du se i vilka situationer du ska utfärda vilken typ av intyg (pdf). Ett intyg är giltigt i sex månader.

Det som också kan ske är att vi kan få en begäran om att kontrollera en utförd saneringsåtgärd. En så kallad re- inspection. Detta är dock mycket ovanligt.

Befälhavare på fartyg ska vid ankomsten till hamnen visa upp ett giltigt saneringsintyg (Ship santitation certificate, SSC) för myndigheterna, vanligtvis kustbevakningen eller tullverket. Intyget ska visa att fartyget är fritt från vektorer som är bärare av hälsofarliga smittämnen och sjukdomar, eller att sanering av detta har gjorts och inte behövs.

Helsingborg är en av de kommuner som får utfärda saneringsintyg med stöd av Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om skydd mot internationella hot mot människors hälsa (HSLF-FS 2015:8).

Enligt 11 § samma föreskrift ska befälhavaren vid misstanke om befarad smitta med mera lämna en hälsodeklaration till myndigheterna, en så kallad Maritime Declaration of Health (MDH)

Alla hamnanläggningar i Helsingborg kan vara aktuella, de indelas vanligen enligt följande:

• Skåneterminalen
• Oceanhamnen
• Cityhamnen
• Inre hamnen
• Västhamnen
• Södra hamnen
• Sydhamnen
• Bulkhamnen (Kemira)

Beställningen görs oftast av rederiets skeppsagent. Vanligen görs beställningen med kort varsel. Var helst två personer vid inspektionen. Det underlättar arbetet i den kontroll och bedömning som ska göras. Följande uppgifter behövs innan vi kommer ut för inspektion av fartyg:

• Agent
• Agentens telefonnr.
• Agentens fakturaadress (främst för ny agenten)
• Fartygets namn
• Bruttoton
• Flagga
• IMO:nr
• Hamn/Kajplats
• Inkommer dag/ tid Avgår dag/ tid
• Alternativt önskemål om tid för inspektion. OBS det kan vara en fördel att vara där nära deras tid för ankomst. Detta om inspektionen drar ut på tiden eller om åtgärder måste göras. Fartygen tillbringar inte mer tid i en hamn än vad som är nödvändigt för det uppdrag de är där för.
• Uppgifter om vad de ska lossa eller lasta.
• Tidigare intyg (ska alltid finnas ombord på fartyget, vi vill helst att de skickar det till oss i förväg.)
• Vilken var fartygets sista hamn?
• Finns det någon sjukdom eller andra risker ombord som vi bör känna till? Begära att kaptenen skickar in MDH (martime declaration of health).
• Ställ frågan om när deras dricksvatten har provtagits om kontrollerats, begär att analysprotokollet skickas in om du bedömer det att det behövs.
• Fråga också efter fartygets E-postadress. Denna behövs om inte hela processen kan avslutas när vi är där. Då måste vi kunna skicka över certifikatet via mejl.

Be agenten förvarna er ankomst i den hamnport ni ska köra in i, Kemira Ipos eller HHAB.

Boka bil.

Tomt protokoll finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.3 Skrivbara blanketter1. SSCEC_SSCC

Exempel på ett ifyllt intyg finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.4 Exempel SSCEC och SSC

Vanliga prefix på fartygen är:

M/S                Motorfartyg
M/T                Motortankfartyg
M/Y                Motor Yacht
N/S                Atomdrivna fartyg
R/V                Forskningsfartyg
S/S                Ångfartyg
S/Y                Segelfartyg
I/B                 Isbrytare

• Ficklampa
• Stämpel.
• Saneringsintyg, delvis ifyllt och gärna ett extra.
• Vår checklista SSC (G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.5 Checklistor och koder1. Checklistor)
• Termometer för att kunna mäta temperatur på dricksvatten ombord.
• Skyddsskor, hjälm, reflexjacka och eventuellt handskar
• Inom Kemira IPOS område måste du ha skyddsglasögon. Detta finns att låna hos vakten.
• Mobiltelefon
• Varningsljus att sätta på bilen.

Ficklampa, stämpel finns i box på hylla i arkivrummet (IHR)

• Kontroller inskickat SSC, är det giltigt och är det angivet några anmärkningar som du måste beakta/kontroller.
• Kontrollera eventuellt inskickat analysresultat på provtaget dricksvatten.
• Kontrollera inskickat MDH.
• Det är lämpligt att informera fartyget i förväg om det är några dokument/rutiner som ni vill kontrollera på plats.

Helsingborg hamn

Cykla i hamnen är inte tillåtet, ni måste anlända med bil. Parkera intill kontorsbyggnad och gå in och anmäl er och ert ärende. Det är luckan till höger i gången som gäller. Ni får en inpasseringskod som ni använder när ni kör in. Begär följebil för vägledning ner till kajplats. Vanligtvis får man köra därifrån själv, använd då varningsljuset som fästs på bilens tak. OBS varningsljuset får inte användas på allmänna vägar, enbart inom hamnområdet.

Kemira IPOS, bulkhamnen

Registrera er hos vakten och meddela ert ärende. Ni får ett inpasseringskort och information hur ni använder det. Begär följebil om ni är osäker vart ni ska köra. Vanligtvis får man köra därifrån själv. Det är inget krav på att använda varningsljuset inom området, men det kan vara lämpligt att använda det ur säkerhetssynpunkt.

• Använd landgång eller visad väg ombord fartyget.
• Anmäld ert ärende till den som tar emot och skriver in er i loggboken.
• Begär att hen ska visa er till befälhavaren/kaptenen (commander/captain).

• Använd checklistan vid inspektionen. Den finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.5 Checklistor och koder1. Checklistor
• Inled med samtal och frågor till befälhavaren och förvissa er om personalen är och har varit friska. Berätta vilka dokument och loggböcker som ni vill kontrollera. Förhör er om deras kontrollsystem och rutiner som de har, exempelvis kontroll av livsmedel, dricksvatten, skadedjursangrepp, hantering av avfall och avloppsvatten.
• Anpassa inspektionen efter vilka risker som har identifierats under samtalet och hur kontroll som utförs.
• Gå igenom de utrymmen som ni bestämt er för att kontrollera, från renare utrymmen till smutsigare. Gör det tillsammans med någon ansvarig person på fartyget.
• Områden som inte rent fysiskt behöver kontrolleras vid en SSEC, är lastutrymmen, maskinrum, ballasttankar, hantering av dricks och avloppsvatten.

Om ett fartygs giltiga intyg håller på att löpa ut och vi vid en begäran om kontroll inte kan utföra det. Vi kan förlänga giltighetstiden i 30 dagar så att fartyget kan få utfört kontrollen i en annan hamn. Detta gör vi normalt bara om de frågar efter det. När vi ombeds göra det behöver vi få in det giltiga certifikatet och kontrollera detta.

Använd blanketten som finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.3 Skrivbara blanketter3. Extension SSCEC_SSCC.

Fyll i uppgifterna i blanketten signera och stämpla den. Skanna in blanketten och skicka över den, samt spara en kopia i vår mapp för dokumentation.

Exempel på en ifylld blankett finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.4 Exempel SSCEC och SSC3. Exempel på intyg utfärdat av oss

• Ha en sammanfattande genomgång av resultatet av din kontroll med befälhavaren eller annan ansvarig person. Belys eventuella risker som du har noterat.
• Färdigställ saneringsintyget enligt nedan.
• Blanketten sida 1 (under evidence found), skriv de olika bokstavskombinationerna utifrån de delar som du har kontrollerat.
• N/A – inte tillämpligt (det finns inte på fartyget, t.ex. bassäng)
• None eller Nil – det är inspekterat, allt Ok, inga tecken på risker för människors hälsa, smitta eller hot.
• Not inspected – Om det inte går eller är lämpligt att inspektera, exempelvis ur säkerhetssynpunkt, lastutrymme eller maskinrum.
• Vänd på blanketten till sida nr 2. Fyll i kolumn ”evidens found” på samma sätt som på sida 1.
• Dra därefter ett diagonalt streck över den högra tabellen på sida 1, med rubriken Ship Sanitation Control Certificate. Gör också ett överstryckningsstreck genom samma text i huvudrubrikerna överst i blanketten. Detta så att det framgår att intyget är en befrielse, dvs ship sanitation control exemption certificate.Stämpla intyget och skriv under det.
• Fotografera fram och baksida av intyget för vår dokumentation.
• Exempel på en ifylld blankett finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.4 Exempel SSCEC och SSC3. Exempel på intyg utfärdat av oss

Detta innebär att ni kan ge undantag och utfärda ett SSCEC.

• Fyll i blanketten sida 1 som ovan men ange Yes i kolumn ”evidence found” i den del där ni har noterat bristen eller bristerna.
• Ange vad du har noterat i kolumn ”sampel resultat”.
• Använd rader på sidan 2 för att ange kompletterande eller tydligare uppgifter, se exempel på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.4 Exempel SSCEC och SSC.
• Utfärda intyget som ovan.
• Alternativt om det är enklare att skriva på datorn, slutför SSCEC på kontoret, stämpla skanna in det och skicka över det via mejl.

Det innebär att utfärdandet blir ett här blir ett SSCC.

• Exempelvis om det finns kackerlackor eller råttlortar i lagringsutrymmet (stores) ska detta noteras i kolumn ” evidence found”.
• I tabellen under rubriken ” Ship Sanitations Control Certificate” ska det anges under “control measures applied” vilken saneringsåtgärd som har vidtagits eller kommer att vidtas. Exempelvis ” Disinfectation requested”.
• Om saneringsåtgärden måste kontrolleras vid ett senare tillfälle ska en datumgräns skrivas i kolumn ” Re-inspection date”, exempelvis 1 month.
• I den sista kolumnen ” Comments regarding contitions found” kommenteras vad som har noteras, exempelvis ” Stores unclean with evidence on pests”.
• Om förtydligande behövs kan det göras på sidan 2 i rad för aktuell del där det noteras. Finns inte aktuell del eller område på sidan 2 ska blankett ” Evidence Report Form” används som bilaga till SSSC. Blanketten finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.3 Skrivbara blanketter2. Evidence Report.
• Exempel på en ifylld SSSC och ifylld evidence report form finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.4 Exempel SSCEC och SSC2. Exempel Evidens Report från Norge
• Färdigställ i certifikatet som ovan angivna exempel.

• Om vi får en begäran att utföra en kontroll på utförd saneringsåtgärd, dvs en ” Re-inspection” ska vi först begära in fartygets SSC och eventuell tillhörande Evidence Report Form. Bedöm om vi kan göra kontrollen. Behövs det göras någon provtagning? Behövs något instrument eller annat verktyg? Behövs det assistans av livsmedelsinspektör?
• Om bedömningen är att vi kan utföra uppdraget och att åtgärderna som är utförda har haft effekt, ska vi stämpla och signera i Evidence Report Form i kolumnen ”Measure successfully performed”.
• Har inte fartyget någon kan vi skriva en med de aktuella texter och koder och i den stämpla och signera.

I WHO:s regler om hur uppgifter ska anges i intyget finns det koder och speciella formuleringar. Dessa uppgifter finns i WHOs Handbook for inspection of ships and issuance of Ship Sanitation Certificates. Dessa uppgifter är inte inlagd i rutinhandboken. Vi har valt att ta upp dessa uppgifter från handboken och länka till dessa dokument.

• Koder som ska anges i Evidence Report Form, med förklarade om vilka områden/processer de gäller. Texten är översatt i Google translate. Detta finns på G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.5 Checklistor och koder2. koder och texter till evidens report.

Lagra foton eller en kopia utfärdat på SSCEC, SSCC dokumentet här: G:5. Övrig lagstiftning5.2 Internat hot5.2.1 IntygÅrtal

Mejla nedanstående uppgifter till amanda.fridh@helsingborg.se för debitering av tillsynsavgiften.

Uppgifter för fakturering av tillsynsavgift för kontroll för att utfärda saneringsintyg:

• Agent
• Agentens faktureringsadress (Har vi redan fakturerat agenten tidigare har vi redan adressen i systemet.)
• Fartygets namn
• Kajplats
• Datum
• Avgift (x kronor)

Aktuell taxa finns på Intranätet (Taxa, skydd mot människors hälsa, taxan index-anpassas varje kalenderår.) Avgift för tillsyn av fartyg enligt lagen om skydd mot internationella hot mot människors hälsa tas ut i relation till fartygets bruttodräktighet enligt följande:

• 0 – 2000 ton 2 timmar
• >2000 – 10 000 ton 2,5 timmar
• >10 000 ton 3 timmar