Hantera sekretess

Att sekretessmarkera innebär att tillgången till handlingen i Ecos begränsas till aktuell handläggare, chefer och jurister. I de fall det finns en fysisk akt ska detta markeras med en röd lapp. Sekretessmarkeringen ska fungera som en varningsklocka för att sekretess kan föreligga, men det är vid begäran om utlämnande och sekretessprövning som det avgörs om handlingen i just den situationen får lämnas ut eller inte. För att få sekretessmarkera måste det finnas en bestämmelse i offentlighet- och sekretesslagen (OSL) som passar exakt på den aktuella situationen. I vår verksamhet är sekretess relativt ovanligt men det förekommer regelbundet. Vi kan sekretessmarkera en handling dels på eget initiativ, dels efter begäran från den som är part som exempelvis när det gäller företagshemligheter enligt 30 kap 27 § OSL.

Exempel på förekommande sekretessparagrafer hos oss på miljöförvaltningen:

• 15 kap. 2 § 1 st OSL – Sekretess för uppgift som rör totalförsvaret[1] (uppgifter om till exempel vattenskyddsområde, dragning av vattenledningar och telekommunikation ).
• 17 kap. 1 § OSL – Sekretess till skydd främst för myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn (uppgift om planläggning eller andra förberedelser för inspektion, dock inte slutligt beslut).
• 18 kap. 1 och 3 §§ OSL – Sekretess till skydd främst för intresset att förebygga eller beivra brott (förundersökningssekretess under pågående brottmål hos myndighet som biträder åklagarmyndighet).
• 18 kap. 13 § OSL – Sekretess med hänsyn till en myndighets hantering av fredstida krissituationer (risk- och sårbarhetsanalyser, planering och förberedelser inför sådana situationer).
• 19 kap. 3 § OSL – Sekretess till skydd för det allmännas ekonomiska intresse (upphandlingsärenden).
• 21 kap. 1 och 3 §§ OSL – Sekretess till skydd för uppgift om enskilds personliga förhållanden oavsett i vilket sammanhang uppgiften förekommer (hälsa och sexualliv respektive förföljda personer med mera, kan ha smugit sig in i vårt material).
• 21 kap. 7 § – Sekretess till skydd för personuppgifter som kan antas användas i strid med PuL (GDPR)
• 30 kap. 27 § OSL – Sekretess i miljönämndens tillsyn gäller för

1 p uppgift om affärs- eller driftförhållanden (”affärshemligheter”), om det kan antas att den enskilde lider skada av att uppgiften röjs.

2 p uppgift om personliga förhållanden som namn och kontaktuppgift på den som är i avtalsförhållande med bolaget miljönämnden utöver tillsyn över. Aktuellt vid tex klagomål från hyresgäst på bostadsmiljö och anställd som upplyser om missförhållanden. Sekretessen är absolut.

• 39 kap. 3 § 2 st OSL – Personaluppgifter relaterade till arbetet
• 31 kap. 16 § – Sekretess gäller för uppgift om en enskilds affärs- eller driftförhållanden när denne i annat fall än som avses i 1 § första stycket, 2–4 och 12 §§ har trätt i affärsförbindelse med en myndighet, om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs.
  För uppgift i en allmän handling gäller sekretessen i högst tjugo år. Beträffande en handling som anger villkoren i ett avtal gäller sekretessen dock längst till dess att två år, eller hos statliga affärsverk, Försvarets materielverk och i kommunal affärsverksamhet fem år, har gått från det att avtalet slöts.

Obs! Detta är ingen uttömmande lista, utan bara de vanligaste grunderna. Det kan mycket väl förekomma andra typer av sekretess på våra uppgifter. Du som handläggare ska överväga behovet av att sekretessmarkera. Om du är osäker på sekretessgrunden ska du rådgöra med jurist.

[1] Se 1 § lagen (1992:1403) om totalförsvar och höjd beredskap som verksamhet som behövs för att förbereda Sverige för krig + om civilt försvar i förarbetena till den upphävda lagen (1994:1720) om civilt försvar + praxis Högsta förvaltningsdomstolen. Av uttalanden i förarbetena framgår vidare att 15 kap. 2 § första stycket OSL är avsedd att täcka många verksamhetsområden och företeelser.

Skyddade personuppgifter är en skyddsåtgärd inom folkbokföringen som innebär att Skatteverket kan föra in en sekretessmarkering på en person för att dennes personuppgifter inte ska lämnas ut utan särskild sekretessprövning. Du kan läsa mer om detta på Skatteverkets webbsida.

Det kan finnas många olika skäl till en sådan åtgärd, men det är alltid väldigt viktigt att du som handläggare gör en egen riskbedömning av sekretessmarkerade personuppgifter som vi hanterar och konsekvensen av om en obehörig person skulle få tillgång till dessa. Nedan följer information och råd för hur vi hanterar dessa situationer.

• Det ligger på den enskilde att upplysa oss om att den har sekretessmarkerade personuppgifter, det ligger inte på oss att utan anledning kontrollera om en person har sekretessmarkering i folkbokföringen.
• Om den enskilde har skyddade personuppgifter och du inte behöver ta in uppgifterna i ärendet för att handlägga ärendet – gör det inte! Om vi inte har handlingar med de skyddade uppgifterna kan vi vara säkra på att de inte kan spridas till obehöriga. Om vi har sådana handlingar men sekretessmarkerar dem finns det alltid en risk att de kommer ut. En sekretessmarkering är ju ingen garanti utan den slutliga sekretessen bestäms vid en prövning i samband med en begäran om utlämnande.Det finns dessutom ingen allmän, absolut sekretessbestämmelse för denna typ av uppgifter utan den som ska användas är 21 kap. 3 a § OSL. Med stöd av den kan upplysning om var parten bor sekretessbeläggas, men inte beteckning på fastighet eller tomträtt. Namn eller andra uppgifter som förvisso kan vara skyddsvärda kan inte sekretessmarkeras med stöd av den bestämmelsen.Om någon är förföljd och kan utsättas för våld kan 21 kap 3 § OSL användas för att sekretessmarkera även telefonnummer och e-postadress. Alla uppgifter som rör en enskilds hälsa eller sexualliv kan sekretessmarkeras med stöd av 21 kap. 1 § OSL om det kan antas att den enskilde lider betydande men av att dessa uppgifter lämnas ut.
• Om vissa skyddade personuppgifter måste in i ärendet ska du göra en riskanalys och bedömning av hur ärendet ska hanteras tillsammans med den enskilde. Eftersom skälen till skyddade personuppgifter och vilka uppgifter som är skyddade varierar väldigt stort går det inte på förhand att bestämma en hantering utan det får avgöras från fall till fall beroende på vad som är skyddsvärt.
• Bestäm tillsammans med den enskilde om kommande beslut ska skickas till den enskildes adress eller Skatteverkets förmedlingsadress. Beslut som innehåller sekretessuppgift kan efter överenskommelse med den enskilda skickas till Skatteverket som i sin tur sänder den vidare till berörd person i Skatteverkets tjänstekuvert. Vi lägger beslutet i ett innerkuvert med personnumret utanpå. Innerkuvert är viktigt för att försändelsens innehåll inte ska avslöjas för skattekontoret. Försändelsen och en begäran om vidarebefordran lämnas sedan i ett ytterkuvert adresserat till närmaste förmedlingsskattekontor, se mer på Skatteverkets webbsida.
• Efter riskbedömning och samtal med den enskilde avgör du hur dokumentationen av ärendet ska göras. Antingen som vanligt i Ecos och papper men med sekretessmarkering (A), eller bara händelser i Ecos och inga dokument kopplade (B). Dokumenten hålls analoga och förvaras i ett låst skåp. Skillnaden är att informationssäkerhetsrisken minimeras om förvaringen sker i pappersformat enligt alternativ B, men grunderna för vad som kan sekretessbeläggas är fortfarande desamma, alltså begränsade. Om du använder alternativ A:
  • Riskbedömningen dokumenteras i Ecos som tjänsteanteckning.
  • Handläggningsförfarandet är som vanligt.
  • Sekretessmarkera de uppgifter som OSL ger stöd för i Ecos och markera med röd lapp i akten (se längre ned i rutinen)
  • Minimera spridningen genom att till exempel inte mejla uppgifterna till chef utan ha muntliga avstämningar. Eftersom e-post är förenat med säkerhetsrisker bör inte heller den enskilde mejlas.
• Om du använder alternativ B:
  • Starta ett ärende i Ecos, rubricera det så att det framgår att den som är part har skyddade uppgifter, infoga information om att inga handlingar i ärendet finns i Ecos utan i särskilt låst skåp.
  • De handlingar, inklusive riskbedömningen, som upprättas förvaras enbart i papper i låst skåp hos administrationen.

Det är du som handlägger ärendet som beslutar om att sekretessmarkera en handling och även genomför detta praktiskt.

• För att sekretessmarkera i Ecos ska du direkt efter expediering följa anvisningarna i rutinen för ”Så här gör du i Ecos” nedan.
• För att sekretessmarkera i akten (ärenden med diarienummer 2012 och tidigare) ska du fästa två röda lappar på handlingen. Lapparna finns i Mellanrummet, nr 1 är ett försättsblad som du sätter främst i akten. Nummer 2 är en specifikation där du ska kryssa i vilken grund du använder (fyll i lagrum själv om den du ska använda saknas) och placerar framför den handling om ska sekretessmarkeras.

När du startar ett ärende kan du välja att sekretessmarkera det och samtidigt markera alla handlingar och händelser. Tänk på att handlingar och händelser som läggs in vid ett senare tillfället måste sekretessmarkeras individuellt.

När ett beslut från åklagaren har kommit alternativt en dom från domstol har vunnit laga kraft ska sekretess upphävas. Det är du som handlägger ärendet som beslutar om att upphäva en sekretessmarkering och även genomför detta praktiskt. Att häva sekretess sker i två steg:

• För att häva sekretess i Ecos ska du följa anvisningarna i rutinen ”Så här gör du i Ecos” nedan.
• För att häva sekretess i akten ska du ta bort de röda lapparna.

Eftersom en sekretessmarkering gör att bara vissa har tillgång till handlingarna i ett ärende ska den inte ligga kvar längre än nödvändigt. Rådgör med jurist om du är osäker på om sekretessen ska hävas.

Det är möjligt att sekretessmarkera en handling, en händelse eller ett ärende. Markeringen hindrar obehöriga användare att ta del av innehållet i handlingen, händelsen eller ärendet. Sekretess markeras med en hänglåssymbol.

Som framgår ovan är huvudregeln att du som handläggare som ansvarar för att sekretessmarkera i Ecos.

OBS! Du ska alltid välja ”personlig sekretess” och då är det väldigt viktigt att du ger dig själv behörighet att se din sekretessbelagda handling, händelse eller ärende. Ge även behörighet till din chef, juristerna och administratörerna. Du kan inte lägga till en grupp, så du måste lägga till varje enskild person som ska ha behörighet.

• Sekretessmarkera handling eller händelse – Välj Markera sekretess i pilmenyn till höger på raden för händelsen eller handlingen
  • Klicka på pilen igen och välj Skapa personlig sekretess
• Sekretessmarkera ärende – Välj Hantera ärende/Markera sekretess i högermenyn i ärendet
  • I dialogrutan – välj att sekretessmarkera handlingar och händelser i ärendet i de fall det är viktigt att sekretessmarkeringen syns vid sökningar på handlingar och händelser. Om sekretessmarkeringen görs för att ärendet inte ska synas t ex i Reflex räcker det att ärendet är sekretessmarkerat
  • Lägg till personlig sekretess genom att klicka på Personlig sekretess under Hantera ärende i högermenyn.

För att häva sekretess klickar du på pilen på handlingar och händelser och väljer Avmarkera sekretess. För ärenden väljer du Avmarkera sekretess under Hantera ärende i högermenyn

Rådgör med administrationen om du är osäker på hur du ska göra i Ecos.

Myndigheten kan vid sökandens begäran att få ta del av allmänna handlingar behöva fråga hur och till vad sökanden ska använda uppgifterna. Myndigheten får emellertid inte ställa mer inträngande eller fler frågor än vad som krävs för att göra sekretessbedömningen. Om frågorna besvaras på ett konkret sätt och sökandens redogörelse framstår som sannolik bör den godtas.

Christin Vildevik