Avsluta

När en handling inte längre är aktuell ska den avslutas, det gäller både sådana handlingar som har registrerats i ärenden och sådana som hållits systematiskt ordnade. Huvudregel är att handlingen och ärendet efter avslut ska arkiveras, men i undantagsfall får handlingar gallras.

Mycket förenklat kan man säga att förvaltningens princip är att registrera sådana handlingar som ska bevaras i ärenden i diariesystem, medan sådana som ska gallras håller vi ordnade. Bakgrunden är att det är till diariesystemen vi har koppling till e-arkiv. Vi kan helt enkelt inte säkerställa ett långsiktigt bevarande för handlingar som inte finns i diariesystemen. Det är också enklare för oss att gallra handlingar som finns i mappar på G:. Men det finns även handlingar som ska registreras i diarium och gallras, därför behöver du alltid kontrollera i förvaltningens informationshanteringsplan om det finns ett gallringsbeslut eller inte. Senast inför arkivering ska handlingar som inte tillför ärendet något vara bortrensade.