Gallra handlingar
Gallring innebär att en allmän handling förstörs. Vi får bara gallra om det finns stöd i lag, förordning eller efter särskilt beslut. Informationshanteringsplanen är miljönämndens gallringsbeslut, och stadsarkivet kan därutöver särskilt besluta om gallring. Miljöförvaltningen betalar för det utrymme som krävs för de handlingar som arkiveras. För att undvika onödiga kostnader, arbete med hantering och belastning på systemen är det viktigt att så långt som möjligt följa gallringsföreskrifterna. Gallringsbeslutet ger oss rätten att gallra men det är okej att i undantagsfall spara en handling där gallring är föreskriven om den behövs i ärendet, till exempel vissa säkerhetsdatablad.
Det står i informationshanteringsplanen när vi ska gallra olika handlingar. Tidsfristerna varierar från att gallring ska ske vid behov till att det ska ske efter 10 år. Finns det ingen gallringsbestämmelse för den aktuella handlingen, eller om handlingen inte alls nämns i informationshanteringsplanen, ska den bevaras.
Gallring ska inte förväxlas med att rensa en akt på handlingar som inte är allmänna. Rensning ska genomföras i samband med att ärenden avslutas och senast inför arkivering.
Gallring genomförs på olika sätt beroende på var handlingen finns. Nedan ser du tekniska beskrivningar av hur det går till och vem som är ansvarig.