E-arkiv

E-arkivet heter Archive Access, är internetbaserat och det är Stadsarkivet är ansvariga för e-arkivet som system och sköter eventuella uppdateringar osv. Eventuella problem med e-arkivet rapporteras till intern service som vidarebefordrar frågan till rätt mottagare.

För att hitta information i e-arkivet är det viktigt att du söker på rätt sätt. Denna rutin presenterar olika metoder för sökning samt tips och trix för att underlätta och förbättra sökandet.

 

 

Du når e-arkivet genom Mina system på intranätet.

Logga in med samma inloggningsuppgifter som du har till din dator.

I vänsterkolumnen väljer du antingen Miljönämnden Ärende eller Miljönämnden Objekt beroende på vad du söker efter.

Du kan välja mellan att söka i fritextsökrutan, eller klicka i och sök i de olika sökkategorierna under fritextrutan för en mer specificerad sökning, alternativt en kombination av båda.

 

Uppmärksamma att när du använder dig av enkel sökning så söker systemet i all information som finns inlagd som sökbar, det kan därför innebära att om du söker på ”Gamla” får du inte enbart fram resultat gällande ”Gamla staden” utan t ex även objekt som har ”Gamla” i namnet, objekt som har ärenden med ordet i rubriken, objekt som har en intressent med ordet i namnet etc.

Objekt

Klicka på Miljönämnden Objekt i menyn.

Sök på t ex objektets namn, del av namn, adress eller fastighet. Du får nu fram de 100 första träffarna som du kan sortera efter relevans, titel eller datum. Vill du avgränsa din sökning kan du klicka i sökkategorierna för att välja att t ex endast visa resultat med en specifik intressent eller handläggare. Om du vill ha alla resultat för t ex en viss fastighet är det bättre att lämna fritextrutan tom och söka direkt i rutan ”Fastighetsbeteckning”. Fyll i fastighetsbeteckningen och vänta tills att det kommer fram som alternativ i listan, sedan kan du klicka och sökresultaten kommer fram.

Klicka på ett sökresultat. Du kommer nu till en ruta med den information som är sökbar för objektet. Under rubriken Dokument finns en xml-fil som innehåller objektutskriften. Klicka på symbolen av ett öga för att öppna filen.

I objektutskriften hittar du all information som finns om objektet däribland alla ärenden knutna till objektet samt all information som funnits på objektets registerkort. Om du söker efter något specifikt i utskriften kan du använda Ctrl+F för att öppna upp ett sökfält som du kan använda för att söka efter ett specifikt ord eller uttryck i dokumentet. Sökresultaten visas genom gula och orangea markeringar.

Om du är intresserad av ett ärende behöver du kopiera diarienumret och gå tillbaka till menyn. Det går inte att klicka sig vidare direkt från diarienumret. Var noga med att du får med samtliga tecken, fyra årssiffror, ett bindestreck samt sex efterföljande siffror.

 

Ärende

Klicka på Miljönämnden Ärende i menyn.

Sök på t ex diarienummer (ÅÅÅÅ-000000) eller del av ärenderubrik. Du får nu fram de 100 första träffarna som du kan sortera efter relevans, titel eller datum. Vill du avgränsa din sökning kan du klicka i sökkategorierna för att välja att t ex endast visa resultat med en specifik fastighet, intressent, objekt etc. Om du vill ha alla resultat för t ex en viss fastighet är det bättre att lämna fritextrutan tom och söka direkt i rutan ”Fastighetsbeteckning (objekt)”. Fyll i fastighetsbeteckningen och vänta tills att det kommer fram som alternativ i listan, sedan kan du klicka och sökresultaten kommer fram.

Klicka på sökresultatet du är intresserad av för att komma till en ny ruta. Här ser du ärendet sökbara information och under ”Dokument” finns alla ärendets handlingar. Den första filen är en xml-fil som innehåller ärendeutskriften. Klicka på symbolen med ett öga för att öppna ärendeutskriften.

I ärendeutskriften har du information om alla händelser i ärendet med tillhörande anteckningar. Om du söker efter något specifikt i utskriften kan du använda Ctrl+F för att öppna upp ett sökfält som du kan använda för att söka efter ett specifikt ord eller uttryck i dokumentet. Sökresultaten visas genom gula och orangea markeringar.

Övriga filer i ärendet kan du titta på genom att klicka på ögat, ladda ner genom att klicka på filnamnet eller maila direkt från e-arkivet genom att klicka på kuvertet. Du kan även ladda ner eller maila alla handlingar i ett ärende genom att i sökvyn klicka på ögat eller kuvertet på rutna med sökresultatet.

 

Objektkopplade händelser

Objektkopplade händelser är händelser som inte har något ärende. Det kan handla om anteckningar, dokument eller debiteringshändelser som kopplats direkt till objektet. För att hitta objektkopplade händelser väljer man Miljönämnden Ärende i menyn och söker på objektnamn, fastighet eller annan information i kombination med uttrycket ”objektkopplade”.

Klicka på sökresultatet du är intresserad av för att öppna det. Här visas överst den information som är sökbar. Under Dokument finns alla inskannade dokument som är kopplade direkt till objektet. Den första, och ofta enda filen i denna typ av händelse, är en xml-fil som innehåller ärendeutskriften. Klicka på symbolen av ett öga för att få fram ärendeutskriften, som i detta fall är en lista på alla objektkopplade händelser.

Om du vet vilken sorts ärende det var i gamla Ecos kan du söka på nedan koder.

Ärendegrupp	Ärendetyp	Diarieplan
4	BO	BOST
	HO	HAMN
		KLAG
		TILLS
	LIO	REG
		LKONTR
	MIO	AVLOPP
		ANMÄL
		BEKÄ
		CICTER
		KÖLD
		MAFÖ
		PCB
		NRESE
		VINK
		VÄRMP
		ÅRSR
		TILLS
	OO	BASSE
		STRAND
		HAMN
		TILLS
	VO	SLAM
	PL	DEPL

Du kan använda specialtecken för att specificera din sökning i fritextfältet

Operatorer

Den allra enklaste fritextsökningen består av ett enda begrepp, namn eller nummer osv. T ex ortnamnet Helsingborg. Denna minsta enhet kallas term. Om man lägger till ytterligare en term (t ex Helsingborg Södergatan) innebär det att de träffar man får ska innehålla båda orden. Denna sökfråga kan också skrivas som Helsingborg AND Södergatan. Ordet AND är den ”operator” som används mellan sökorden om man inte angivit något annat specifikt. Vill man istället få träffar på sådant som innehåller antingen Helsingborg eller Södergatan använder man operatorn OR, Helsingborg OR Södergatan.

Utöver AND och OR dessa finns operatorerna NOT, – och +. Dessa sätts före söktermer, inte mellan som för AND och OR.

NOT används för att inte få träffar som innehåller specifika ord eller fraser. Det går också att använda utropstecken (!) istället för NOT

Exempel: tillbyggnad NOT altan ger träffar som innehåller tillbyggnad men inte altan, altantak, träaltan. Alternativa skrivsätt är tillbyggnad AND !altan, eller tillbyggnad !altan

Minustecken används för att inte få träffar på objekt som innehåller det exakta ordet eller frasen

Exempel:

Tillbyggnad -altan ger träffar som innehåller Tillbyggnad och som saknar precis ordet altan (men kan innehålla altantak, altanfönster osv).

Plustecken används för att söka efter det exakta ordet eller frasen.

Exempel:

+byggnad ger träff på alla objekt som innehåller det exakta ordet byggnad. Hade man inte använt plustecknet, utan sökt på byggnad så kan man få fler träffar, t.ex. på byggnadsnämnden

Jokertecken

? och * är så kallade jokertecken. Detta innebär att de kan ersätta andra bokstäver, siffror eller tecken. * står för ingen, ett eller flera tecken. En sökning på *torget ger alltså träff på Stortorget, Biltorget, Torget medan torget* ger resultat på Torget, Torgets livs, och *torget* resulterar i träffar på samtliga ovanstående men även Stortorgets kiosk etc.

? ersätter till skillnad från * endast ett tecken. En sökning på ?orget ger alltså bara träffar på Torget, men inte Stortorget.

Luddig sökning

Det går att söka på ungefärlig likhet för enkla söktermer genom att avsluta termen med ~ (tilde), exempelvis hittar termen cafe~ sökorden: cafe, café, kafe, kafé och kafä. Bra för att även få träffar där orden stavats fel i texten.

Gruppering

Det går att gruppera termer med parenteser, exempelvis (Stortorget OR Mariatorget) AND Helsingborg. Detta betyder att alla träffar ska innehålla Helsingborg men bara behöver innehålla ett av orden Stortorget och Mariatorget.

Speciella tecken (syntaxtecken)

Om man vill söka på indexerade ord innehållande speciella tecken, dvs. tecken som används som en del av frågesyntaxen (som parenteser i gruppering), kan man behöva sätta ett bakvänt snedstreck () framför syntaxtecknet.

Exempel: Skriv ”a) Bilagor” för att göra sökfrågan ”a) AND Bilagor”.

Dessa tecken hör till de som ingår i frågesyntaxen: + – && || ! ( ) { } [ ] ^ ” ~ * ? :

Trots att bindestreck är ett syntaxtecken (en operator) behöver man inte använda framför när bindestrecket finns inuti termen. En sökterm med ett datum, t.ex. 2009-05-12, kan skrivas in som det ser ut eftersom bindestrecken finns mellan talen. Om man däremot söker efter ett negativ tal, exempelvis ”-10 grader Celsius” måste man skriva ”-10 grader Celsius”

När handlingar slutarkiverats i papparkiv eller i e-arkiv är det Stadsarkivet som ansvarar för dessa. Det är därmed till Stadsarkivet allmänhet, media och andra ska vända sig för att ta del av de arkiverade handlingarna. Om du, via till exempel telefon eller mail, får en begäran om att lämna ut allmän arkiverad handling ska du därmed hänvisa till Stadsarkivet som ansvarar för att utlämning sker.

Hänvisning sker till följande telefonnummer och mailadress:

Telefon: 042-10 73 32
E-post: stadsarkivet@helsingborg.se