Teams och Microsoft 365
Vad är Microsoft 365?
Vad är Teams?
Teams är en del av Microsoft 365 och vår samarbetsyta. I Teams kan du chatta, delta i samtal, ha onlinemöten och webbkonferenser, dela filer och även samarbeta i de olika Office-apparna. Du kan dessutom ha olika grupper, så kallade ”Teams” för exempelvis en specifik grupp eller ett specifikt projekt. Teams är en helhetslösning som väver samman Office-applikationerna, här kan man lagra alla filer som endast personerna i Teamet ska ha tillgång till så att ni dessutom kan samarbeta med varandra i realtid inom programmet. Teams kan beskrivas som ett virtuellt mötesrum med teammedlemmar som diskuterar, delar anteckningar, filer och övriga program. Det är ett nav för lagsamarbete som tidigare skett i flera olika kanaler, men nu samlas i en enda.
Hur vi i Helsingborgs stad använder Teams
Alla i Helsingborgs stad har tillgång till Teams. Du kan använda Teams både i projektarbete och som digital arbetsyta för en arbetsgrupp. Teams gör det enklare att kommunicera och vara ett komplement till våra andra kommunikationskanaler. Mer information om hur Teams fungerar finns på Portalen.
Eftersom vi arbetar i en offentlig förvaltning är det utifrån informationssäkerhet viktigt att tänka på vilken information vi lägger och delar i Teams. Innan du börjar använda Teams ska du läsa informationen på denna sida.
Notera särskilt:
- Material som kan vara sekretessbelagt eller på annat sätt känsligt ska aldrig hanteras i Teams.
- Teams ersätter inte diarieföring.
- Teams är inget arkiv.
Hur vi på miljöförvaltningen använder Teams
Chatt och team
I dagsläget är det främst att arbeta i teams och chatta du kan använda Teams till.
Skapa ett team när du ska arbeta i ett projekt eller om du har en grupp som behöver en arbetsyta. Chatten använder du vid snabba funderingar och kortare diskussioner. Du kan skicka chattmeddelande till en enskild person eller en arbetsgrupp (internt och extern). Chatten är alltså helt fristående från ett team.
Externa deltagare
Det finns möjlighet att ha externa deltagare i ett team, det vill säga personer som inte arbetar på förvaltningen. Om du vill utnyttja den möjligheten tänk på detta:
Reglerna om allmänna handlingar gäller även när vi använder Teams. Det betyder som huvudregel att tillgängliggörande av information för någon utanför förvaltningen är att se som en expediering av handling och det gör alltså handlingen allmän. Då aktiveras genast reglerna om diarieföring och arkivering samt att handlingen ska kunna lämnas ut vid förfrågan. Kom ihåg att allmänna handlingar inte får raderas utan gallringsbeslut i lag eller av miljönämnden.
Om du använder Teams i ett projekt eller fråga som är förvaltningsöverskridande, där förvaltningarna inte agerar självständigt utan gemensamt, gäller andra regler för när handlingar blir allmänna. Om det är ett ärende så gäller tidpunkten när det är slutbehandlat, i annat fall när informationen har justerats eller på annat sätt färdigställts. Vid den tidpunkten börjar reglerna om diarieföring med mera som nämns ovan att gälla.
Om du är osäker på vilken hantering (diarieföring, ordning, gallring och arkivering) som gäller för en handling ska du läsa i informationshanteringsplanen. Där finns även reglerna om handlingar mer utförligt beskrivna.
För att handlingar inte oavsiktligt ska göras allmänna måste du informera team-deltagarna om att det finns en extern person i teamet. Detta för att ingen ska råka dela material som bara får delas internt.
Ansvar för material som lagts i Teams
Tanken är att Teams främst ska vara en arbetsyta. De filer som hanteras lär i regel vara arbets- eller referensmaterial som teamet behöver under tiden det är aktivt. Är du ansvarig för ett team ska du se till att:
- alla dokument som färdigställs hanteras enligt informationshanteringsplanen.
- filer (arbetsmaterial) som är inaktuella rensas löpande