Beslut, med eller utan vite

Börja med att fundera på vad du genom föreläggande behöver förmå mottagaren att göra, eller vad du behöver förbjuda eller i övrigt besluta om. Vilka avvikelser eller risker ligger till grund för ditt beslut? Vilket lagstöd utgår du från?

Tänk igenom om det är ett överklagningsbart beslut du ska fatta. Exempelvis är begäran om komplettering ett handläggningsbeslut, det är inget delegeringsbeslut och går inte att överklaga. Därför ska ingen text om hur man överklagar följa med och begäran gör enklast i ett skriftligt meddelande. Kom dock ihåg att om innehållet i skrivelsen är avsett att få mottagaren att göra eller avstå något är det att betrakta som ett beslut, oavsett vad vi kallat det (jmfr. RÅ 2004:8).

Kontrollera att du har delegation att fatta aktuellt beslut. Om någon annan ska fatta beslutet – förankra inriktningen på ett tidigt stadium. Om du är osäker på innehållet i ditt beslut eller misstänker att det kommer vara kontroversiellt, rådgör med kollega, chef eller jurist. Om delegation saknas eller om ärendet är principiellt ska beslutet fattas av nämnden i sin helhet.

Var särskilt observant på att förankra på lämpligt sätt under sommarperioden när det inte kommer vara ordinarie chef eller jurist som skriver under.

Huvudregel är skriftliga beslut men muntliga är ok under vissa förutsättningar, se längst ned. Kontrollera om det finns en mall för beslutet, använd den i så fall som ett stöd men du måste arbeta igenom beslutet själv.

Tänk att det ska finnas en röd tråd genom hela beslutet – från bakgrunden till motivering och bestämmelser och såklart i själva beslutsmeningarna.

Hänger något löst? Då ska det kanske tas bort, alternativt  saknas det uppgifter under någon annan rubrik. Anpassa skrivelsen efter mottagaren. Använd våra och stadens skrivregler vilka bland annat slår fast att vi inte ska använda förkortningar och ha ett personligt tilltal till privatpersoner. Använd ska istället för skall. Hjälpmedlet ”sök/ersätt” är en bra hjälp och du hittar det högst upp i högra hörnet när du är i Word. Var konsekvent med vilket pronomen du använder. Blanda till exempel inte du och ni. Försäkra dig om att du använt samma typsnitt, teckenstorlek och teckenfärg i hela texten. Speciellt om du klipper och klistrar från gamla beslut kan det smyga in olikheter. I beslut skriver du som om vi vore nämnden, undertecknar ”på uppdrag av”, jämfört med andra skrivelser där vi skriver i egenskap av miljöförvaltningen.

Det är nödvändigt att ställa beslutet mot rätt adressat (mottagare), en eller flera fysiska eller juridiska personer. Det ska vara den som har rättslig och faktisk möjlighet att agera i frågan beslutet gäller. Ofta är det verksamhetsutövaren men det kan även vara fastighetsägaren.

Med fysisk person menas en enskild person. Med juridisk person menas till exempel: aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, dödsbo, konkursbo, bostadsrättsförening.

Beslut mot en juridisk person kan vi välja att rikta mot den juridiska personen som sådan eller mot någon som företräder den juridiska personen eller mot såväl den juridiska personen som företrädaren. För tydlighetens skull bör den juridiska personens namn alltid inkluderas.

Exempel på aktörer som inte kan adresseras: enskild firma (adressera den fysiska personen bakom), filial (adressera det utländska bolaget men skicka beslutet till filialen i Sverige), enkla bolag (adressera de fysiska eller juridiska personerna bakom firmanamnet) avlidna eller bolag som gått i konkurs (adressera dödsbo eller konkursbo).

Enligt MÖD (mål nr M 7937–19) kan enbart kommunen föreläggas, varför ett föreläggande riktat mot en nämnd upphävdes. Därför bör våra beslut utformas enligt följande: ”Miljönämnden förelägger/förbjuder Helsingborgs stad, genom nämnd X, att….” Beslutet skickas direkt till berörd nämnd.

Ange adressat med namn samt inom parentes personnummer eller organisationsnummer. Ange också aktuell lokal, plats samt gatuadress eller fastighetsbeteckning.

Vi använder delgivning av beslut när vi behöver kunna bevisa beslutet blivit mottaget, läs mer om det i rutinen för delgivning. Vitesbeslut måste alltid delges.

Beslutet

Du måste noga överväga att ditt beslut är proportionerligt och kommer leda till det önskade resultatet. Beslutet får inte vara mer långtgående än vad som behövs. (Jmfr 5 § 3 st förvaltningslagen)

Beslutet måste vara tydligt så att mottagaren får klart för sig vad den måste göra för att efterleva beslutet. (Jmfr HFD 2017 ref 21).

Beslutet måste vara preciserat och får inte enbart återge lagstiftning. (Jmfr HFD 2020 ref 28).

Beslutet måste vara rättsligt och faktiskt möjligt att följa. Till exempel kan vi inte förelägga någon som ligger på sjukhus eller inte har pengar att göra en åtgärd (Jmfr 2 § 2 st viteslagen)

Beslutsmeningen är det allra viktigaste i beslutet, den är beslutet. Det är beslutsmeningen som kan överklagas, inte bakgrund eller motivering. Beslutsmeningen ska innehålla all information som behövs för att senare kunna avgöra om en överträdelse har skett, både i tillsyn och vid eventuell ansökan om utdömande av vite. Är något oklart i beslutsmeningen kan beslutet komma att upphävas av formella skäl. Läs beslutsmeningen med kritiska ögon. Försök missförstå allt och leta efter minsta ofullständighet i beskrivningen av vad som ska göras eller underlåtas. Använd gärna numrerade punkter om föreläggandet omfattar flera olika åtgärder.

Olika typer av beslut

Beslut om föreläggande

Beslut om förelägganden med krav på att mottagaren ska göra åtgärder såsom rengöring, undersökning, upprätta rutiner osv är vanligt. Det förekommer även beslut om destruktion och omhändertagande där vi som myndighet kommer att genomföra åtgärder vilket mottagaren har rätt att överklaga.

När det inte är tillräckligt att en åtgärd enbart genomförs eller när vi vill ta del av en viss dokumentation, kan vi använda föreläggande om redovisning. Om beslutet innehåller flera punkter tänk på att specificera vilken som ska redovisas eller uttryck om redovisningen gäller samtliga punkter. Ange att redovisningen ska ske till miljönämnden. Om redovisningen måste vara skriftlig ska det anges. Detta anges i beslutsmeningen men kontaktuppgifter och förfarande för kontakt anges till exempel under övrig information

En korrekt utformad redovisningsplikt kan följas upp från kontoret genom kontroll av om efterfrågade handlingar lämnats in. Om vi inte kräver att redovisningen ska lämnas in till oss måste en uppföljande tillsyn på plats genomföras.

Det går att utforma kravet på åtgärd och kravet på redovisning som enskilda punkter eller som en gemensam, alltså:
1. Vidta åtgärd x. Dokumentera och redovisa åtgärden till miljönämnden.
alternativt
1. Vidta åtgärd x.
2. Dokumentera och redovisa åtgärden enligt punkt 1 till miljönämnden.
Välj det som är tydligast och inte innebär onödiga upprepningar i texten.

Tänk dock på att anpassa en eventuell ansökan om utdömande efter utformningen. Om du har delat kravet på åtgärd och redovisningen på två punkter och inget är genomfört kan ansökan enbart göras avseende punkt 1 – punkt 2 har nämligen inte varit möjlig att genomföra. Om det har varit en gemensam punkt och åtgärden är genomförd men inte redovisad kan beloppet kännas högt. Då kan vi istället överväga att inte ansöka på hela den ursprungliga summan.

Förbud kan gälla att använda en lokal, sälja livsmedel, förvara, driva verksamhet osv. Om det gäller ett förbud är det lämpligt att skriva hur adressaten kan få det upphävt. För att undvika att förbudet förväxlas med ett föreläggande är det lämpligt att enbart ha en notis i beslutsdelen och en mer detaljerad text under motivering eller övrig information.

Beslut vi inte kan fatta

Vi kan inte besluta om: anmälan av miljöfarlig verksamhet i efterhand, kräva ”säkerställande” utan att även precisera hur det ska ske, följa lagstiftning utan att precisera.

För beslut om föreläggande med krav på åtgärder måste vi ange en tidsfrist (2 § viteslagen samt Mark- och miljööverdomstolen M 3506-21). Överväg att tidsfristen är tillräcklig för att åtgärden ska kunna genomföras, det kan behövas längre tid om adressaten måste anlita extern hjälp eller köpa material. Är tidsfristen för kort finns ingen faktisk möjlighet att följa beslutet och beslutet är därmed olagligt.

Ange tidsfristen på ett exakt vis, till exempel ”inom en månad från det att du tagit del av detta beslut”. Uttryck som ”snarast”, ”omedelbart” och liknande får inte användas. Använd gärna fetstil på tidsfristerna för att understryka dem. Vi brukar ofta skriva tidsfristen i förhållande till delgivning (”7 dagar från att du tagit del av detta beslut”) men det går också att skriva i förhållande till laga kraft. Det är många gånger olämpligt att skriva ut datum i tidsfristen eftersom delgivning kan ta lång tid och göra att tidsfristen då blir kortare än beräknat eller helt enkelt helt ”äts upp”.

Tänk på att anpassa uppföljningen efter tidsfristen. Om en åtgärd ska genomföras inom 24 h måste uppföljning ske i paritet till det, likaså om något ska utföras varje vecka.

För beslut om förbud måste ingen tidsfrist anges, dessa börjar gälla när myndigheten meddelat förbudet. Det är dock möjligt med förbud som träder i kraft senare, tidpunkten ska då anges. Uppföljning av förbud har ingen bestämd intervall men bör göras med rimliga mellanrum. Adressaten måste dock ha fått en chans att rätta sig efter förbudet innan första uppföljningen. Kom ihåg att ansökan om utdömande för överträdelse av förbud endast får gälla en överträdelse (jmfr 9 § 2 st viteslagen).

Vite är ett påtryckningsmedel för att få adressaten att följa beslutet. Vitesföreläggandet kan ha föregåtts av ett föreläggande utan vite men det är inte nödvändigt. Det är jurist och chefer som har delegation för att skriva vitesbeslut upp till en viss summa, sedan måste beslutet fattas av nämnden.

Vitesbeloppet ska framgå av beslutet. Vitesbeloppet ska fastställas till ett belopp så mottagaren kan antas förmå att följa föreläggandet med hänsyn till vad som är känt om mottagarens ekonomiska förhållanden och till omständigheterna i övrigt.

Om vi förelägger flera personer gemensamt med vite, ska ett särskilt belopp fastställas för var och en av dem (3 § viteslagen). Det innebär att så kallat solidariskt vitesansvar inte får förekomma. Du måste alltså både i beslutsmeningen och i meningen om vitet skriva att det gäller för båda mottagarna var och en för sig. Exempelvis: ”Miljönämnden förbjuder XX och XX, var och en för sig, att… Miljönämnden beslutar vidare att förena beslutet med vite på X kr, för XX och XX var och en för sig…”. Se även MÖD 2008:15.

Om det är lämpligt med hänsyn till omständigheterna får vi istället förelägga med ett så kallat löpande vite. Det innebär att vitet bestäms till ett visst belopp för varje tidsperiod av viss längd under vilken mottagaren inte följer föreläggandet eller, om det är fråga om en återkommande förpliktelse, för varje gång mottagaren underlåter att fullgöra denna (4 § viteslagen). Skillnaden mellan ett ”engångsvite” (ordinärt vite) och ett löpande vite är att det förstnämnda bara kan dömas ut en enda gång, medan det senare kan dömas ut flera gånger.

Exempel vitesformuleringar

• Miljönämnden förenar punkt 1 med ett löpande vite på 15 000 kronor. Uppfylls inte föreläggandet i tid kan nämnden ansöka om vite första gången dagen efter att åtgärderna skulle varit vidtagna och därefter för varje vecka (7 dagar) som ni inte har utfört åtgärden.
• Förbudet förenas med ett löpande vite för punkt 1 på 15 000 kronor och punkt 2 15 000 kronor för varje gång miljönämnden eller någon annan myndighet konstaterar en överträdelse av förbudet.

Om aktuell lagstiftning tillåter det och omständigheterna i aktuellt ärende uppfyller lagstiftningens krav, kan ett beslut förenas med verkställighetsförordnande, det vill säga att beslutet gäller omedelbart även om det överklagas. Det gör beslutet betydligt mycket mer ingripande och måste föregås av noggrant övervägande.

När det gäller avgiftsbeslut har vi tidigare använt omedelbar verkställighet som huvudregel inom både miljö och livsmedel. Då uppmanade vi att betala även vid överklagande och att pengarna återbetalas om beslutet ändras av överinstans. Som en följd av ny praxis kommer vi från 1/1 2022 att sluta besluta om omedelbar verkställighet för avgifter, såvida det inte finns skäl som har med ärendet att göra.

Ett beslut som beskrivs i denna rutin måste alltid innehålla en text om hur beslutet kan överklagas. Tänk på att överinstans varierar beroende på typ av ärende.

Beskriv det som har hänt objektivt och utan förstärkande ord. Ta med relevant bakgrund för det som beslutas om. Ibland kan du behöva ta med en del historik för att sedan få mer tryck och relevans i motiveringen – ex. att MN beslutat om förbud och förelägganden tidigare eller att åtgärderna som företaget vidtar inte är hållbara eftersom de återkommer – saker som ger MN skäl att ta aktuellt beslut, att det ska gälla omedelbart eller att det ska förenas med vite.

Ange datum för händelserna som beskrivs. Ange vem som har sagt vad.

Avsnittet ska i princip vara fritt från bedömningar. Endast faktiska förhållanden som ingen kan ifrågasätta får finnas med (ostridiga uppgifter). Bedömningar bör bara anges väldigt kort och i den mån det är absolut nödvändigt för att läsaren ska förstå hur det ena lett till det andra. En utförlig redogörelse för bedömningarna görs sedan under ”motivering till beslut”. Det är alltså inte fel att kort ange att miljönämnden bedömt att brister föreligger och vilka dessa är. Det faktum att miljönämnden gjort denna bedömning kan inte ifrågasättas, däremot är själva bedömningen subjektiv och ska därför utvecklas närmare i motiveringen. När bedömningar nämns i bakgrundsavsnittet, är det också viktigt att ange att det är företrädare för miljönämnden som gjort dessa, undvik uttryck som ”vid inspektion konstaterades att….”. Överhuvudtaget är det viktigt att klart ange vem som gjorde, inte gjorde, bedömde eller tyckte vad.

Du ska inte beskriva vad en brist kan leda till för risker – det gör du under motiveringen.

Sträva efter att uttrycka bakgrunden förhållandevis kort. Vissa observationer från kontrollen kanske inte behöver vara med, om de inte är avgörande för beslutet eller inte berörs för övrigt i beslutet.

Om du delat upp beslutsmeningen i olika punkter ska du följa samma ordning i bakgrunden.

I motiveringen ska det finnas en förklaring till varför vi ställer kraven i beslutet (se 32 § förvaltningslagen).

Principen för motivering är

1) denna brist i förhållande till lagstiftning är konstaterad

2) bristen innebär följande risk eller konsekvens

3) därför måste följande göras xxx.

När det gäller åtgärderna som ska göras är det många gånger bättre att hänvisa till beslutsdelen än att upprepa dem igen. Tex ”Miljönämnden bedömer att X bör föreläggas att vidta de åtgärder som framgår av beslutet på grund av den bakgrund som anges ovan”, ”… att verksamheten bör begränsas så som framgår av beslutet” och liknande.

Sista frågan om varför åtgärderna ska göras är särskilt viktig om någon part framfört andra synpunkter.

Säkerställ att du har lagstöd för de krav du ställer och att din motivering utgår ifrån de förutsättningar som anges i respektive regel.

Om du delat upp beslutsmeningen i olika punkter ska du följa samma ordning i motiveringen. Tänk på att särskilt motivera ett eventuellt vite och omedelbar verkställighet.

Omprövning

I förekommande fall ska information om omprövning finnas med, se ovantext. Kan ligga under en rubrik i motiveringen eller under rubriken övrig information.

Exempel: Bristerna som konstaterats i din verksamhet bedöms som allvarliga, därför finner nämnden det nödvändigt att förbjuda dig att ha verksamheten öppen tills du vidtagit åtgärder. Resultatet av åtgärderna ska godkännas av nämnden innan du får öppna butiken igen.

För att beslutet ska kunna omprövas ska du redovisa för miljönämnden att du har gjort följande åtgärder: …

En myndighet måste ha uttryckligt författningsstöd för att besluta om vitesföreläggande och ett föreläggande att vidta olika åtgärder eller att underlåta något får enbart avse sådana åligganden som följer av den aktuella lagstiftningen med tillhörande föreskrifter (se 5 § förvaltningslagen och HFD 2016 ref. 46)

 

Börja med att identifiera vilka regler du ska lägga till grund för beslutet, och överväg om de är tillämpliga och att det du tänkt kräva täcks in i dem.

Under rubriken anger du tillämpliga lagar, förordningar och föreskrifter. Även allmänna råd, riktlinjer och policys kan anges i detta avsnitt, men eftersom dessa inte utgör bindande regler, bör i så fall avsnittsrubriken ändras till ” Bestämmelser med mera som beslutet grundar sig på”. I detta avsnitt är det viktigt att du bara anger de lagrum som verkligen går att tillämpa i det aktuella ärendet. Det finns anpassade formuleringar för de vanligaste reglerna. Avsnittet ”Bestämmelser som beslutet grundar sig på” ska vara helt fritt från bedömningar.

Återger du många bestämmelser av olika slag, kan det vara lämpligt att använda kursiverade underrubriker som ”Lagar”, ”Förordningar”, ”Föreskrifter”, ”Allmänna råd”.

I en del beslut finns det behov av att ge information som inte passar under rubrikerna ovan, exempelvis om avgifter.

Beslut mot fastighetsägare enligt miljöbalken kan antecknas i fastighetsregistret och därigenom bli gällande även mot andra, framtida ägare av den aktuella fastigheten (26 kap. 15 § MB). Information om att beslutet kommer skickas till Lantmäteriet lämnas under rubriken övrig information. Mejla även din begäran och beslutet till fastighetsinskrivning@lm.se VIKTIGT: Skriv alltid ”Anteckningsärende” i ämnesraden i mailet. Kom ihåg att begära att anteckningen tas bort om syftet förfaller.

Alla som berörs av ett delegeringsbeslut har rätt att överklaga det (40-21 §§ förvaltningslagen). Det är därför mycket viktigt att det alltid finns information i beslutet om hur överklagande ska göras. Denna information ligger som standard i beslutsmallarna. Tänk på att olika beslut överklagas till olika myndigheter. Om du skriver ett ovanligt beslut bör du dubbelkolla att det står rätt instans i den mall du valt.

Förvaltningslagen innehåller bestämmelser som innebär att beslut måste ha stöd i lag (5 §) och innehålla en klargörande motivering (32 §). Den anger vidare att myndigheten ska underrätta den som är berörd om beslutet och stadgar möjligheten att överklaga (33 §). Det finns dock inget krav på att beslut ska vara skriftliga. Om ovanstående förutsättningar kan uppfyllas genom ett muntligt beslut kan det accepteras. Men eftersom vi har en skriftlig handläggning (9 § 2 st.) och att ordentligt dokumenterade beslut underlättar i alla avseende är det endast i undantagsfall du får meddela muntliga beslut. Muntliga beslut kan fylla en funktion när det uppstår en brådskande situation om till exempel livsmedel som måste omhändertas. I de fallen ska du så snart som möjligt skicka en skriftlig underrättelse om det muntliga beslutet. Underrättelsen ska helt motsvara hur ett beslut utformas men i beslutsdelen lägger du till texten: ”Detta är en skriftlig underrättelse av det muntliga beslut du/ni genom [ange namn på den person som tog emot beslutet] meddelades den xx.” Det är lämpligt att delge underrättelsen.

Observera att muntligt beslut inte per definition innehåller en muntlig delgivning. Om du även vill muntligt delge ditt muntliga beslut ska du följa instruktionerna för det i rutinen för delgivning. Om du gjort en korrekt muntlig delgivning skriver du istället för texten som anges ovan så här: ”Detta är en skriftlig underrättelse av det muntliga beslut du/ni genom [ange namn på behörig företrädare som blivit delgiven] meddelades och muntligen delgavs den xx.” Underrättelsen måste inte delges men det är ingen nackdel att göra det, då finns det flera sätt att styrka att beslutet blivit delgivet.