Politiska beslut

Chefen ger handläggare information om ärendet och uppskrivningen diskuteras.

I de fall det redan finns handläggare på en anläggning eller ärende tilldelas handläggaren dock ärendet direkt via admin.

Handläggare eller chef ska anmäla ärendet. Gå till teamet Nämnd MF-samarbete, kanalen Anmäl ärende, välj ”fyll i – anmäl ärende för beslut i nämnden”. Fyll noga i efterfrågade uppgifter!

Anmäl så fort du får kännedom om att du ska skriva upp ett ärende, vänta inte tills du har utformat tjänsteskrivelsen! Detta görs för att nämndsekreteraren ska ha kontroll över och kunna koordinera ärenden till nämnden.

Du kan med fördel anmäla ärenden långt i förväg och även om du inte vet exakt vilket sammanträde som blir aktuellt. Det hjälper oss att få en bra översikt på hela året.

Gå till teamet Nämnd MF-samarbete, kanalen Ärenden. Under filer hittar du mallar för tjänsteskrivelse och yttrande. Spara om de mallar du behöver under rätt månad. Skapa en mapp med ett namn som motsvarar rubriken på ärendet, spara skrivelserna i den mappen.

Observera att ett ärende om redovisning av uppdrag till kommunfullmäktige ska skrivas i en annan mall, se mapp med mallar. Detta gäller även för ärenden som innehåller rapporter, se nedan.

Fyll nu dina handlingar med innehåll! Ta den hjälp av kollegor, jurist, kommunikatör, chef som du behöver. Tänk på att handlingen ska vara förankrad med chef innan inlämningstid.

Angående utformning och språk står det så här i Stadens ärendehandbok:

”Tjänsteskrivelsen är förvaltningens förslag till beslut i ärendet. Den är resultatet av en beredning på tjänstemannanivå. Tjänsteskrivelsen ska vara ett kortfattat sakkunnigt uttalande eller omdöme från förvaltningen till nämnden. Den ska även innehålla förvaltningens förslag till beslut. Tillsammans med eventuella andra handlingar, till exempel ett yttrande eller en rapport, ska tjänsteskrivelsen innehålla den information som krävs för att de förtroendevalda i nämnden ska kunna ta ställning i ett ärende. Andra exempel på underlag är remissyttranden från stadens nämnder och styrelser, utredningar, PM, förslag till avtal, reglementen, riktlinjer och ansökningar.”

Alltså ska tjänsteskrivelsen vara väldigt kortfattad med en beskrivning av ärendet i sak och en sammanfattning, och alla förvaltningens synpunkter ska skrivas i ett yttrande som biläggs tjänsteskrivelsen. Sedan 1/2 -24 gör vi inte längre undantag för korta skrivelser, yttrandet ska alltid skrivas i en separat bilaga.

I tjänsteskrivelse och yttrande skriver du i egenskap av tjänsteman och miljöförvaltningen. I nämndens beslut kommer det sedan att stå att nämnden instämmer/eller avviker från förvaltningens förslag. Du ska alltså inte skriva som om det vore ett delegationsbeslut i egenskap av miljönämnd.

Dina skrivelser ska vara helt färdiga vid det datum som kallas sista inlämningsdag, se datum här.

Handlingarna kommer nu att gås igenom av nämndteamet (förvaltningschef och  nämndsekreterare). Redaktionella ändringar kan komma att göras direkt, du kan också bli ombedd att komplettera handlingarna eller svara på frågor. Handlägger du ett ärende som kräver juridisk kompetens kontakta nämndsekreteraren innan du lämnar in ärendet inför beredning.

Nämndsekreteraren kommer flytta handlingarna till Ciceron för den fortsatta politiska beredningen som består i ordförandeberedning, politisk beredningsgrupp samt miljönämnd. Frågor kan komma till dig även under dessa skeden och du kan bli ombedd att presentera ärendet.

Det är vanligt att olika frågor ska rapporteras till nämnden. Det är en del i att ge politikerna insyn i verksamheten och därmed möjlighet att påverka den. Några exempel är rapporter om genomförda tillsynskampanjer eller projekt, miljöövervakning och klimatväxling. Rådgör med din chef om du är osäker på om du ska rapportera till nämnden. 

Som framgår ovan ska det för alla nämndärenden finnas en tjänsteskrivelse, det gäller även för rapporter. Rapporten ersätter det som brukar kallas yttrande. De andra punkterna i ovanstående  rutin ska följas, till exempel att skrivelserna ska vara förankrade med avdelningschef vid inlämningstillfället.

Flera rapporter har medialt intresse och skickas direkt till olika nyhetsredaktioner eller sprids på annat sätt. Det förekommer även att miljöförvaltningen eller miljönämnden gör pressmeddelanden med anledning av rapporter vilket skapar uppmärksamhet. Med tanke på detta har det stor betydelse att rapporterna kvalitetssäkras ur kommunikationsperspektiv. Det är ditt ansvar att ta den hjälp som behövs för granskning och det ska vara genomfört vid inlämningstillfället. Alla skrivelser granskas visserligen innan de går vidare till politikerna, men det är en kort redaktionell granskning. Ta kontakt med kommunikatörerna för att få hjälp! 

1. Ska rapporten enbart till nämnden: använd den mall som heter ”Rapport-mall”, se mer under punkt 3 i rutinen för att skriva upp ärende ovan.  
2. Ska rapporten spridas till fler än nämnden, har andra målgrupper förutom nämnden, ska den läggas på webben eller liknande: använd miljöförvaltningens mall för rapporter av projekt. Den finns här: G:2. Stödjande processer2.6 Kommunikation1. Mallar, blanketter, loggorMallarProjekt 
3. I de fall någon annan författat rapporten (även storstadssamverkan) behöver den inte läggas över i vårt format, men de gånger vi är författare till gemensamma rapporter kan mallen gärna användas.

Om du är osäker på vilken mall du ska använda kan du rådgöra med kommunikatörerna. 

Det är relativt sällsynt att nämnden fattar beslut om myndighetsutövning. Dessa ärenden hanteras oftast av förvaltningen med stöd av delegation. Vissa situationer kräver dock att besluten går via nämnden som exempelvis när:

• Delegation saknas
• Delegation är förbjuden, såsom principiella beslut (jämför rökförbud, avslag anmälan vindkraftverk)

När myndighetsutövning ska beslutas av nämnden används både Ecos och Ciceron i samma ärende.

Handlägg ärendet som vanligt. När det är dags för beslut:

1. Anmäl ärendet, se ovan ”Att skriva upp ett ärende till nämnden” p 2.
2. Handläggare tar fram ett förslag till beslut (arbetsmaterial) i Ecos. Mallen som ska användas heter Förslag MN beslut myndighetsutövning och ligger i Ecos.

Skapa en tjänsteskrivelse, se ”Att skriva upp ett ärende till nämnden” p 3 ovan.

Ladda även upp ditt arbetsmaterial från Ecos till Teams, och spara i samma mapp.

1. När beslutet är fattat i nämnden kommer du att få protokollsutdrag och beslutsunderlag från nämndsekreteraren.
2. Du lägger in materialet i Ecos som upprättad handling. Välj handlingstyp ”nämndbeslut”.
3. Du expedierar beslutet från Ecos och hanterar delgivning enligt den vanliga rutinen. (Protokollsutdraget behöver inte bifogas vid expediering.)
4. Om ett överklagande kommer in ska du göra rättidsprövning och eventuellt yttrande ska beslutas i nämnden.