Besök
Från slutet av augusti 2025 bokar du in dina besökare direkt i Outlook i samband med att du kallar till ett möte istället för att boka via EZ Booking. Din besökare får ett mejl med en qr-kod för att själv checka in i receptionen. Det nya besökssystemet heter EastCoast Visit.
Fram till att det nya besökssystemet är på plats bokar du dina besök i EZ-booking. Information om hur du gör finns längre ned på den här sidan.
Så fungerar besökssystemet EastCoast Visit
- Boka möte och besök i Outlook: Bjud in dina mötesdeltagare i Outlook-kalendern och lägg till mejladressen ”Besök till SBF” via adressboken i fältet ”Obligatoriskt”. Se exempelbild på mötesinbjudan här (png, 50 kB)
- Bekräfta besök i EastCoast Visit: När du gjort inbjudan får du ett mejl från VisitorTicket (Bekräfta utskick av välkomstmail med besöksbiljett för check-in). Välj ”Bekräfta eller ändra” längst ned i mejlet. Se exempelbild på bekräftelsemejl här (png, 96 kB)
- Din besökare får besöksbiljett: Din besökare får ett mejl från VisitorTicket (Besöksbiljett för check-in från nn). Det innehåller en qr-kod för att checka in samt information om bland annat hur besökaren hittar till oss, var det finns parkering och hur vi hanterar personuppgifter. Se exempelbild på besöksbiljettsmejl här (png, 396 kB)
- Din besökare checkar in: Din besökare skannar qr-koden hen fått i mejlet med besöksbiljetten på vår besöks-Ipad som står på receptionsdisken. En besökslapp skrivs ut efter incheckningen. Se exempelbild på besökslapp (png, 11 kB)
- Svara och ta emot din besökare: När din besökare checkat in får du ett mejl från Reception SBF om att din besökare väntar. Välj ”Klicka här för att svara”. Du får två olika svarsalternativ samt en möjlighet att skriva en egen text till din besökare. Se exempelbild på mejl med besöksavisering här (png, 109 kB)
Föranmäl besök i EZ-booking till och med slutet av augusti 2025
Du ska föranmäla alla dina besök i EZ-booking. Receptionen är vårt ansikte utåt och behöver rätt förutsättning för att kunna ta emot våra besökare på ett bra och professionellt sätt. Genom att du föranmäler dina besök underlättar du receptionens arbete. Här följer en enkel kom-ihåg-lista för vad du ska tänka på när du väntar besök. Om du inte har länken under ”Mina system” på intranätets startsida kan du lägga till den.
- Viktigt: Om du vet att det kommer en besökare som är rullstolsburen ska du i första hand boka ett mötesrum på plan 1. Går inte det välj plan 2. Plan 05, 3 och 4 är olämpliga av utrymningsskäl.
- Föranmäl alla planerade besök i EZ-booking.
- Se till att din besökare anmäler sig hos personalen i receptionen så att de blir incheckade.
- Gå ner till receptionen i god tid och välkomna ditt besök. Är du inte där försöker receptionen kontakta dig, men tänk på att din telefon kan vara frånkopplad när du gått på möte.
- Om du väntar en grupp där någon kanske kommer efter avtalad tid måste du vara tillgänglig på (mobil-)telefon eller meddela receptionen hur detta ska hanteras.
- I undantagsfall – och efter överenskommelse med receptionen – kan ditt besök själv få ta sig in på kontoret om hen är väl känd och hittar till lokalen. Skriv då in en kommentar i EZ-booking att går bra att skicka upp besökaren, vilken tid och till vilket rumsnummer.
- Efter avslutat möte är du ansvarig för att följa ditt besök ner igen och se till att de checkar ut sig i receptionen hos personalen.
- Önskar ditt besök uträtta andra ärenden i huset ska du överlämna ansvaret till en kollega. Du behöver inte meddela det till receptionen.