Besök

Så här bokar du besök i Stadsbyggnadshuset.

Du ska föranmäla alla dina besök i EZ-booking. Receptionen är vårt ansikte utåt och behöver rätt förutsättning för att kunna ta emot våra besökare på ett bra och professionellt sätt. Genom att du föranmäler dina besök underlättar du receptionens arbete. Här följer en enkel kom-ihåg-lista för vad du ska tänka på när du väntar besök. Om du inte har länken under ”Mina system” på intranätets startsida kan du lägga till den.

• Viktigt: Om du vet att det kommer en besökare som är rullstolsburen ska du i första hand boka ett mötesrum på plan 1. Går inte det välj plan 2. Plan 05, 3 och 4 är olämpliga av utrymningsskäl.
• Föranmäl alla planerade besök i EZ-booking.
• Se till att din besökare anmäler sig hos personalen i receptionen så att de blir incheckade.
• Gå ner till receptionen i god tid och välkomna ditt besök. Är du inte där försöker receptionen kontakta dig, men tänk på att din telefon kan vara frånkopplad när du gått på möte.
• Om du väntar en grupp där någon kanske kommer efter avtalad tid måste du vara tillgänglig på (mobil-)telefon eller meddela receptionen hur detta ska hanteras.
• I undantagsfall – och efter överenskommelse med receptionen – kan ditt besök själv få ta sig in på kontoret om hen är väl känd och hittar till lokalen. Skriv då in en kommentar i EZ-booking att går bra att skicka upp besökaren, vilken tid och till vilket rumsnummer.
• Efter avslutat möte är du ansvarig för att följa ditt besök ner igen och se till att de checkar ut sig i receptionen hos personalen.
• Önskar ditt besök uträtta andra ärenden i huset ska du överlämna ansvaret till en kollega. Du behöver inte meddela det till receptionen.