Information om M365-projektet
Helsingborgs stad har en ambition att övergå till ett mer molnbaserat arbetssätt. Microsoft 365 ger oss förutsättningar för en smidig, säker och digital arbetsplats. Under 2024 flyttades lagringsytan H: till OneDrive och hösten 2025 flyttas mejl och kalender. Nästa steg är att på sikt ersätta G: med SharePoint. Här på sidan kan du följa vad som händer i projektet just nu.
Vad är Microsoft M365?
Microsoft 365 är en tjänst där vi prenumererar på digitala arbetsverktyg istället för att köpa enskilda program. Det innebär att vi alltid har tillgång till de senaste versionerna, bättre it-säkerhet och möjlighet att arbeta smidigt – oavsett plats eller enhet.
Mejl och kalender flyttas hösten 2025
I höst flyttar mejl och kalender till M365. Innan dess behöver du rensa din mejlbox och kalender från känsliga personuppgifter och sekretess. Efter flytten sker lagringen av mejl- och kalenderinformationen i molnet. Du kommer förmodligen inte ens märka någon skillnad, men bakom, i systemet, sker lagringen annorlunda. Men flytten till molnet gör att det framöver är ännu viktigare att inte hantera känslig information överhuvudtaget i mejl eller kalenderbokningar.
Mer information om flytten:
- Nyhet på intranätet: Efter sommaren flyttar mejl och kalender till molnet – börja städa nu
- Information på Portalen: Mejl och kalender som en del av Microsoft 365
Molnbaserad lagringsyta
Vi går mot ett molnbaserat arbetssätt. Som ett första steg ersattes den personliga lagringsytan H: med OneDrive under 2024. På sikt kommer även vår gemensamma lagringsyta G: att flyttas, och då till SharePoint.
Kommunikationsenheten är först ut med att flytta G: till SharePoint
För att vi ska kunna förbereda oss på bästa sätt inför den breda övergången till SharePoint, kommer kommunikationsenheten att vara först ut i ett pilotprojekt våren 2025. Syftet är att identifiera eventuella hinder och möjligheter, samt dra lärdomar som vi tar med oss när det blir dags för resten av förvaltningen.
Vi återkommer med mer information om när övriga verksamheter påverkas – det beror bland annat på insikterna vi får från pilotprojektet.
Stöd och hjälp varje onsdag
Än så länge behöver du inte göra något, men det skadar inte att börja rensa bland de gemensamma filerna redan nu. Har andra frågor om den kommande flytten? Varje onsdag klockan 9.00-10.00 kan du träffa Christian Eriksson som sitter vid mötesbordet på plan 1 vid cafeterian, redo att hjälpa dig. Välkommen dit!
Är du osäker på om dina dokument innehåller känsliga uppgifter? Kontakta Lisa Carlberg.
6 fördelar med Microsoft 365
1. Smidigare arbetsvardag
Med Microsoft 365 blir det enklare att jobba tillsammans. Det blir till exempel möjligt att jobba i samma version av ett dokument och att se varandras ändringar medan de görs. Det finns möjlighet till snabba kommunikationsvägar via bland annat chatt, videomöte och videohälsningar
2. Arbeta från valfri enhet och från valfri plats
Du kommer åt alla dina verktyg från alla dina enheter, oavsett om det är din jobbdator, din mobiltelefon eller din privata surfplatta. Du kan använda Word, Excel och Powerpoint som installerade program, men du kan också öppna dem som webbsidor i webbläsare och mobilappar
3. Bättre arbetsmiljö och minskad belastning
Alla verktyg, information och dokument finns i en sammanhållen digital plattform. Det gör det lätt att hitta, vilket minskar eventuell stress. Den sammanhållna plattformen gör det lättare att automatisera rutinarbete för att spara tid till annat
4. Attraktivare arbetsplats
Arbetsmiljö är inte bara ergonomistolar och krukväxter. Den digitala arbetsmiljön är minst lika viktig. Med moderna, flexibla och smarta verktyg ökar chansen att attrahera bra kollegor.
5. Tryggare och säkrare IT miljö
Idag köper vi program som kräver manuella uppdateringar för att hållas aktuella. Microsoft 365 är en molnbaserad prenumerationstjänst. Det innebär att vi automatiskt använder den senaste programvaran, vilket gör oss mindre sårbara för intrång
6. Bättre för invånaren
Med effektivare och smidigare verktyg får vi större möjlighet att ge invånarna snabb och bra service. Microsoft 365 gör det möjligt att utforska nya, innovativa arbetssätt