Studiebesök
Vi har en bred verksamhet på stadsbyggnadsförvaltningen och vi får ofta förfrågningar från andra organisationer som vill komma på studiebesök. För att underlätta hanteringen och kunna föra statistik, följer vi nedan rutin.
Rutin för studiebesök
-
Förfrågan kommer in – kan ske på olika sätt
En förfrågan om studiebesök kan komma in via helsingborg.se, kontaktcenter eller som ett riktat mejl eller telefonsamtal till en enskild tjänsteperson. Oavsett hur förfrågan kommer in, ska den vidarebefordras till receptionen som tar vidare kontakt. -
Receptionen samlar in information och lotsar till rätt person på stadsbyggnadsförvaltningen
Receptionen samlar in relevant information (se checklista nedan) och vidarebefordrar sedan den till den person hos oss som lämpligen ansvarar för önskat studiebesöksområde. -
Ansvarig för respektive studiebesöksområde sköter bokning och planering
Den som ska ta emot studiebesöket ansvarar för den fortsatta kontakten, bokning av lokal, presentationer och eventuell fika. Även att informera receptionen om det inbokade besöket.
Checklista för informationsinsamling (receptionen ansvarar)
- Organisation/Kommun/Avdelning/Enhet
- Intresseområde och önskat innehåll. Motivera gärna.
- Önskat datum
- Antal personer. Bifoga gärna deltagarlista med namn och funktion.
- Kontaktperson för studiebesöket och kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer och adress)
- Eventuell erfarenhet inom önskat innehåll som kan leda till erfarenhetsutbyte.
- Något annat som kan vara bra för oss att känna till?
Checklista för dig som ansvarar för ett studiebesök
- Informera receptionen om ditt besök och föranmäl i EZ-booking.
- Boka möteslokal, som vanligt i Outlook.
- Förbered eventuellt presentationsmaterial. Här kan du hämta färdiga presentationer om förvaltningen och Helsingborgs stad, både på svenska och engelska. Om du önskar göra en egen presentation, använd avsedda mallar för PowerPoint.
- Eventuell lunch eller fika kan dessvärre inte erbjudas av vår cafeteria.
- Tänk över behovet av teknisk utrustning och kom ihåg att vara i god tid i lokalen för att få igång datorer och projektorer innan ditt besök kommer. Boka teknisk utrustning
Kontaktpersoner till större projekt
I listan till höger hittar du kontaktpersoner till några av våra större projekt som kan locka besökare. De svarar gärna på frågor och/eller tar dem vidare till rätt person på enheten/avdelningen.