Semistyrda utvärderingsmetoder

De tre utvärderingsmetoderna nedan liknar varandra. Ni kan själva anpassa metoderna efter hur mycket tid ni vill lägga på utvärderingen. 

Tips på upplägg

För att få en så bra utvärdering som möjligt kan det vara bra att ha ett strukturerat upplägg på tillfället genom till exempel:

• Inledning
• Kort om projektet
• Vad gjorde ni?
• Vad kunde ni gjort?
• Vad lärde ni er av detta?
• Hur förmedlar ni denna kunskap?
• Sammanfattning

Post-it metoden – tre bra, tre sämre saker

Metoden är enkel att använda och ger en bra bild av vad som fungerar bra och vad som kan bli bättre samt dra lärdomar från projektet. Metoden kan användas i många olika typer av projekt.

Ni kan välja att med modellen titta på både produkt och process eller endast den ena delen. Gör en formell inbjudan där ni uppmanar deltagarna att fundera på vad som fungerat bra respektive mindre bra gällande både processen och resultatet. Processen innefattar bland annat samarbetet inom projektgruppen, hur projektet har letts, mål, tidplan och riktlinjer. Resultatet kan vara allt från ett byggprojekt till en rapport eller plan.

1. Inled mötet med att kort gå igenom projektet, tiden från idé till färdigt resultat. Detta ger en samlad bild för alla deltagare.
2. Om utvärderingen avser ett byggprojekt kan det vara bra att tillsammans åka ut till platsen för att diskutera resultatet innan man samlas. Diskussion och analys ute på plats kan vara mycket givande.
3. Be deltagarna skriva ner vad som har fungerat bra respektive vad som fungerat mindre bra. Tre av varje kan vara lagom, men om fler är viktiga får man skriva ner dessa. Använd gärna post-it lappar och skriv ner en sak per lapp.
4. Rita upp tre kolumner på whiteboardtavlan – en för plus och en för minus samt en som benämns lärdomar. Vid behov kan ni lägga till fler kolumner.
5. Välj vilken del ni börjar redovisa, plus eller minus. Be varje deltagare läsa upp vad som skrivits ned och förklara vad som menas. Sätt upp lapparna på tavlan. Om nästa person har en lapp som berör samma sak sätts dessa tillsammans.
6. När alla lapparna för varje kategori är uppsatta, gruppera synpunkterna som hör ihop i grupper under respektive kategori.
7. Gå igenom resultatet tillsammans och komplettera om det behövs. Sammanfatta resultatet och försäkra att alla fått säga sitt och har förståelse för det som framkommit.
8. Om du använder kolumnen lärdomar, kan slutsatsen för varje grupp skrivas upp.
9. Diskutera hur resultatet kan användas i framtiden för att inte göra samma misstag igen. Hur ska ni sprida informationen?
10. Det är en fördel om ni sammanställer utvärderingen på ett enkelt och överskådligt vis, till exempel som en skriftligt rapport eller en kort film. Innehållet i utvärderingen är en sammanställning av vad som gått bra, vad som kunde gjorts bättre samt eventuella lärdomar. Den bör innehålla en inledande del med en kort beskrivning av projektet och dess resultat. Skicka utvärderingen till alla deltagare och justera den om behov finns. Om det finns en projektrapport, för in resultatet där.

Det går bra att använda grundupplägget för post-it metoden men ta ett annat fokus:

Behålla, nyskapa, förkasta

Ett annat fokus skulle kunna vara att istället diskutera vad ni vill behålla till kommande processer/projekt, titta på vad ni behöver nyskapa och förädla och identifiera vad vi inte alls tyckte var bra och därför behöver förkasta. Detta fokus kan vara användbart om ni gör många liknande insatser efter varandra för att förädla upplägget under arbetets gång.

Temadiskussion

Ett tredje fokus kan vara att deltagarna i projektet/processen samlas och diskuterar vad som varit bra och vad som kunde blivit bättre utifrån olika teman, exempelvis: samarbete, beställning, leverans, kompetens, förväntningar och genomförande. Samla de viktigaste lärdomarna och fundera på om det är något som sticker ut eller är förvånande. Fundera på hur resultatet kan användas i framtiden och hur det ska spridas.

När?

Efter genomfört projekt, process eller aktivitet.

Tid?

1-2 timmar

Deltagare

För att det ska bli ett så givande tillfälle som möjligt är det viktigt att inte kalla alltför många deltagare till utvärderingen, max 15 personer kan vara en riktlinje.

Tips: ta gärna in en oberoende moderator som leder utvärderingen så att själva projektledaren kan vara med i projektet.