Kontanthantering och försäljning

För alla verksamheter med löpande kontantförsäljning rekommenderar vi kassaapparat. Du ska använda kassaapparat i de fall omsättningen överstiger 5 000 kr, den löpande försäljningen sker med olika momssatser eller det sker återkommande försäljning till externa kunder.

Kassaapparatens inställningar

• Kassapparaten ska vara programmerad för de momssatser som förekommer vid försäljning och momssatser ska gå att utläsa på kvitton.
• Kvitto ska innehålla säljarens namn (Helsingborgs stad, skol- och fritidsförvaltningen samt eventuell enhet) och organisationsnummer (212000-1157).
• Kassappararens journalminne/kontrollremsor ska du spara i två år.

Löpande försäljning

• Försäljningen registrerar du löpande för varje kund.
• Du ska alltid erbjuda kvitto.

Redovisning

• Dagsavslut med kvitto ska du göra varje dag. Kvittot vid dagsavslut kallas Z-kvitto. Moms ska finnas specificerad.
• Kassabelopp ska du stämma av dagligen och beloppet ska stämma överens med Z-kvitto.
• Z-kvitto tejpas upp på blanketten för dagsavslut med ett kvitto per ark, det vill säga ett ark per dag.
• Notering gör du på var A4-ark att kassan är räknad för dagen.

Inlämning av kontanter

• Du ska lämna in kontanter minst en gång per månad och senast den siste i varje månad.
• Om omsättningen överstiger 5 000 kr per vecka ska du lämna in minst veckovis.
• Inlämning sker antingen vid ett av stadens inlämningsställen eller genom avhämtning via det värdetransportföretag som finns upphandlat.
• I samband med inlämning på inlämningsställen ska du även  lämna in en sammanställd kassarapport. Du ska bifoga samtliga Z-kvitton och beloppet ska stämma överens med inlämnade kontanter. Beslutsattestant/budgetansvarig ska skriva under kassarapporten.
• Blir kontanterna avhämtade och insatta på plusgirokonto ska du stämma av detta omgående efter det att kontanterna satts in.
• Mer information om inlämning av kontanter hittar du rubriken Inlämning av kontanter längst ner i den här pluslistan.

Övrigt

• Växelkassan ska baseras på utgiven handkassa och inte grunda på försäljningsmedel.
• Växelkassan får inte användas till inköp.
• Kontanter ska du förvara i ett låst säkerhetsskåp.

Du bör endast använda kassalåda i verksamheter med väldigt oregelbunden försäljning och/eller om omsättningen uppgår till små belopp. Kassalådan, till skillnad från kassaapparater eller kortterminaler, ger inte vissa underlag automatiskt. Det krävs därför att du är särskilt noggrann när du hanterar kontanter och upprättar underlag.

Löpande försäljning

• Du ska lämna in kvitto och det ska innehålla säljarens namn (Helsingborgs stad, skol- och fritidsförvaltningen samt eventuell enhet) och organisationsnummer (212000-1157). I tillämpliga fall även köparens namn, organisationsnummer och adressuppgifter.
• Du bör hantera kvitton via numrerat kvittensblock. Blocken ska du arkivera i två år. Du kan även använda annat system som uppfyller kravet för kvitto.
• Kvittot ska innehålla eventuell moms.

Redovisning

• Daglig avstämning (vid försäljning) är ett krav. Försäljning och belopp ska du notera i sammanställning tillsammans med eventuell moms.

Inlämning av kontanter

• Du ska lämna in kontanter minst en gång per månad och senast den siste i varje månad.
• Överstiger omsättningen 5 000 kr per vecka ska du lämna in minst veckovis.
• I samband med inlämning ska du även bifoga en sammanställd kassarapport.
• Beslutsattestant/budgetansvarig ska skriva under kassarapporten.
• Mer information om inlämning av kontanter hittar du under rubriken Inlämning av kontanter längst ner i den här pluslistan.

Övrigt

• Eventuell växelkassa ska baseras på utgiven handkassa och inte grunda sig på försäljningsmedel.
• Du får inte använda växelkassan till inköp.
• Alla kontanter ska du förvara säkert i låsbart säkerhetsskåp.

Varje verksamhet ansvarar för att deras kontanthantering hanteras på ett säkert sätt. Det finns olika sätt att lämna in dina kontanter. Antingen genom att ha direkta hämtningar ute på verksamheten eller genom att du själv lämnar in kontanterna.

Eget avtal med NOKAS

De verksamheter som har hög omsättning avseende kontanter (över 200 tkr/år) förväntas teckna egna avtal med NOKAS om hämtning eller inlämning via servicebox. För mer info, kontakta Martin Waldestål.

Inlämning av kontanter utan eget avtal

De verksamheter som har låg omsättning avseende kontanter men ändå har ett behov att regelbundet lämna in kontanter. I dessa fall behövs ett eget kundnummer hos NOKAS.

Kontakta Martin Waldestål eller Anna Nyström för mer info.

Vill du lämna in kontanter någon enstaka gång?

Kontakta Anna Nyström för att få en serviceboxpåse och förbered din insättning genom att fylla i nedanstående blanketter. Kontakta sedan Anna Nyström för mer information.

• Registreringsunderlag deposition av kontanter

Har du mer frågor angående kontanthanteringen hör av dig till:

Martin Waldestål 042-106567

Anna Nyström 042-103589

Lunchkuponger för anställda hanteras huvudsakligen genom löneavdrag. Denna rutin administreras av HR-avdelningen. I andra fall (t.ex. lärarkandidater) kan det behövas manuell hantering via ekonomiavdelningen. Denna kan ske via kontant betalning eller via fakturering.

Kontant betalning

Om ni tar betalt kontant – samla ihop pengarna tills det är dags att redovisa. Därefter deponerar du pengarna enligt den rutin för inlämning av kontanter som beskrivs ovan.

Priset är 66 kr/kupong inkl. 12% moms för år 2024  (58,93 kr exkl. moms). Detta redovisar du på blanketten.

Underlaget konterar du med konto 3020 ”kostersättning anställda”
Sänd därefter underlaget till din ekonomiassistent för registrering. Glöm inte att ange beloppet exklusive moms och ange momskoden för 12%.

Fakturering

Om ni säljer ett helt häfte kanske det är lättare att skicka en faktura till den enskilde personen. Ni fyller då i en försäljningsorder via ekonomisystemet och skickar till den enskilde. Använd då artikeln ”Kostersättning anställda”.

Det finns nu möjlighet att använda sig av swish för mottagande av betalningar. Detta är dock en dyr lösning, och det är viktigt att tänka efter om det är rätt för just din enhet att införa swish. Beroende på såväl kostnaderna som den administration som swish medför är policyn för att införa swish som betalningslösning att man samtidigt avslutar kontanthanteringen. Fundera alltså på vad denna förändring skulle innebära innan ni beslutar er för att införa swish. Det är också viktigt att tänka på att det ska finnas ett omfattande behov – inte några enstaka transaktioner (av kostnadsskäl). För att kunna införa swish finns också tekniska krav såsom kassaapparat som kan hantera swish samt mobiltelefon kopplad till försäljning.

För att kunna införa swish måste riktlinjerna från ekonomiavdelningen följas – annars avslutas swish. Önskemål om swish lämnas till ekonomiavdelningen.