Kundfakturering

Fakturering är i de flesta fall det lämpligaste sättet att sköta betalningar, ersättningar och avgifter som ska in till verksamheten oavsett om motparten är inom eller utanför staden. Detta då det ger mottagaren ett tydligt underlag för betalning samtidigt som det inom staden finns goda möjligheter att bevaka betalningar, påminnelser och inkasso.

Kundregister

För att skapa en ny kundfaktura måste kunden vara upplagd i ekonomisystemet. Om kunden inte finns upplagd måste den registreras. För att registrera en kund behöver du följande uppgifter:

• namn
• organisationsnummer
• adress, postnummer och postort.

Utöver detta ska du även ange motpart. Den angivna motpartskoden kommer sedan att anges automatiskt på försäljningsorders som skapas mot kunden. Om du har nya kunder som är utländska eller en del av Helsingborgs stads organisation ska du kontakta förvaltningskontoret.

Kundregistret kan du använda för att på ett enkelt sätt få en överblick över de ordrar som registrerats på kunden. Du kan se vilka fakturor som har skickats ut till kunden samt om och när de har blivit betalda.

Försäljningsorder

En faktura till kund skapar du genom att skapa en försäljningsorder i Agresso. En avgörande skillnad vad gäller registreringen och hanteringen av försäljningsordrar är huruvida den ställs ut till enheter inom Helsingborgs stad (internfakturering, fakturering inom skol- och fritidsförvaltningen eller till andra förvaltningar inom staden) eller om den ställs ut till organisationer utanför Helsingborg stad (så kallad externfakturering). Läs mer om intern- och extern fakurering nedan. För frågor som rör fakturering från försystem, vänligen kontakta ekonomiavdelningen.

Det som kan vara förvirrande är skillnaden mellan begreppen försäljningsorder och kundfaktura. Försäljningsorder är det som registreras i Agresso och vid extern fakturering går vidare för beslutsattest. Denna försäljningsorder läggs därefter på kö och inväntar därefter att en fakturering görs i Agresso, vilket innebär att försäljningsordern bokförs, att kundfakturan skapas och skickas ut till kunden. Fakturering görs i normalfallet två gånger per vecka och sköts centralt.

I samband med stängning av perioder i Agresso är det därför viktigt att tänka på när ordern registreras för att den ska hinna faktureras på rätt period. Detta gäller särskilt externa försäljningsordrar där ordern måste hinna beslutsattesteras innan den kan faktureras. För varje stängning finns det därför ett sista datum för registrering av försäljningsordrar. Vid periodisering av försäljningsordern är detta särskilt viktigt då periodisering tillämpas för den period som faktureringen sker. Om en försäljningsorder registreras för sent och därför faktureras i efterkommande period kommer periodiseringen att ske utifrån faktureringsperioden, vilket i praktiken innebär att periodiseringen flyttas en månad framåt.