Intern fakturering
Intern fakturering är det enklaste sättet att sköta interna debiteringar av kostnader. En intern faktura genererar en motsvarande leverantörsfaktura som mottagaren konterar och attesterar i ekonomisystemet.
En detaljerad genomgång kring hur du registrerar interna försäljningsordrar finns i lathunden nedan.
Kundregister
Interna fakturor ställer du ut till den förvaltning som den mottagande enheten tillhör. På grund av detta finns det endast nio potentiella kunder som du kan användaa vid intern fakturering. Du ska därför aldrig heller behöva registrera nya kunder. Det som istället är avgörande vid intern fakturering är vilken person som ska ta emot fakturan. Detta styr vilken användare som tar emot fakturan i första skedet och i förlängningen vilken enhet som ska kontera och attestera fakturan.
För interna fakturan är därför kundregistret framför allt en möjligt att få en överblick kring vilka ordrar som du har registrerat till respektive förvaltningen samt vilka fakturor som är obetalda/betalda. Vid fel på interna kunder, vänligen kontakta ekonomiavdelningen.
Interna försäljningsordrar
Interna försäljningsordrar särskiljs vid registreringen framför allt i hur uppgifterna kring referenser och mottagare registreras. När du väljer en intern kund i registreringen av försäljningsorder illkommer valen användare och internt lev.nr i rutan för referenser. Användare är den användare i ekonomisystemet som ska ta emot fakturan och internt lev.nr är den fakturerande förvaltningen. Detta innebär att du alltid ska ange skol- och fritidsförvaltningen. När ordern sparas ska du välja internfakturering som så kallad nummerpost, det vill säga det flöde ordern ska gå på i systemet.
Det som är viktigt att noterna för interna försäljningsordrar är att dessa, till skillnad från externa försäljningsordrar, inte går på flöde i ekonomisystemet och därför inte behöver beslutsattesteras. Efter att en intern försäljningsorder registrerats läggs den därför på kö och inväntar fakturering, vilket innebär att försäljningsordern bokförs och skickas ut till mottagaren. Intern fakturering gör du i normalfallet två gånger per vecka.