Lathund för ekonomisystemet – intern fakturering

Här hittar du en lathund för intern fakturering i ekonomisystemet.

Registrera ny kund

Vid fakturering av kunder inom Helsingborgs stad behöver ingen registrering av kunder göras då samtliga förvaltningar är upplagda som kunder.

Registrera försäljningsorder

Skapa en försäljningsorder
När du väljer Försäljningsorder i menyn Kunder Försäljning får du upp nedanstående vy.

Orderrader
Det är här du fyller i informationen som ska finnas på fakturan. Klicka på raden under texten Artikel.

Fyll i
Artikel: Artikel bestämmer vilket intäktskonto intäkten ska konteras på. Välj en artikel som är av samma typ som det du ska fakturera. Om du exempelvis har sålt böcker går det bra att välja artikel ”Försäljning av material” och sedan vid behov ändra texten i nästa fält. Alternativt finns en artikel upplagd för varje intäktskonto vilka har samma artikelnamn som kontot i fråga.
Beskrivning: Beskrivning av det som har sålts. Detta är texten som sätts på fakturan som kunden får. För varje artikel finns en förvald text som går att ändra. Maximalt kan 55 tecken användas i detta fält.
Antal: Hur mycket vi har sålt.
Pris: À-pris, pris per styck/antal

Ytterligare artikelinformation
Under artikel kan du lägga till ytterligare text som tillhör artikeln. Skriv i textfältet under Artikel > Artikeltext. Det finns här ingen begränsning i antalet tecken som kan användas.

Belopp/fördelningsnyckel (periodisering)
Den månad som faktureringen sker i är den månad som intäkten bokförs i. Vill du att det du fakturerar bokförs på en månad längre fram eller ska delas upp på flera månader måste du välja en fördelningsnyckel.

Periodiseringsnycklarna som heter 2 mån, 3 mån, 4 mån osv betyder att beloppet delas jämt mellan så många månader med start i faktureringsperioden.

Periodiseringsnycklarna som heter 0 + 1 mån, 0 + 3 mån osv betyder att den månaden faktureringen sker kommer det inte vara någon intäkt utan intäkten delas jämt i de nästkommande månaderna.

Klicka på den periodiseringsnyckeln du vill använda. Vill du inte periodisera din faktura behöver du inte göra något.

Exempel: Ordern faktureras i december men intäkten ska läggas på månad januari, februari och mars. Då anger du periodiseringsnyckeln 0 + 3 mån

Huvudbok
Längst ner på sidan finns konteringen. Artikeln du har valt talar om vilket konto intäkten ska konteras på och motparten kommer från kunduppgifterna i kundregistret.

Här anger du de koddelar som saknas samt ändrar om något är fel.

Du söker lättast fram önskad koddel genom att skriva i textfältet under den koddel du vill ange, till exempel ansvar.

Momskod sätts per automatik utifrån kontot.

Momssystem anges bara när man fakturerar en utländsk kund.

Vill du kontera intäkten på två olika konteringar så klickar du på Dela upp raden.

Klicka på rad 2 för att korrigera konteringen och ange hur stort belopp som ska konteras på den nya konteringen.

Ange den nya konteringen och beloppet. Tryck på Tab-tangenten när du har skrivit in beloppet för den raden. Då kommer rad 1 automatiskt räkna bort det beloppet du angav på rad 2.

Flik Leverans (huvudtext/bottentext)

Fakturatext – huvudtext, bottentext

Under rubriken Fakturatext längst ner i skärmbilden, är där vi kan ange huvudtext och eventuellt bottentext. Notera att huvudtext är obligatoriskt. Bottentext är inte obligatoriskt men kan användas för att ge ytterligare information.

Klicka på Fakturatext.

Här fyller du enkelt i huvudtext respektive bottentext i textfälten.

Funktionen bifoga dokument
För interna fakturor går det inte att bifoga dokument. Vid behov får dessa skickas separat via förslagsvis mail.

När du är klar, klicka på spara längst nere till vänster.

Nu visas en ruta med Verifikationsposter. Välj internfakturering och tryck ok.

När du har klickat på spara får försäljningsordern ett ordernummer och kommer att faktureras ut till kund vid nästa internfakturering.