Leverantörsfakturor och utbetalningar

Alla stadens utbetalningar sköter vi via ekonomisystemet. Det är viktigt att vi säkerställer att vi gör alla utbetalningar på ett korrekt sätt och med ett korrekt underlag. Till din hjälp hittar du här beskrivningar av rutiner för exempelvis handkassor, fakturahantering, representation och investeringar.

Samtliga utbetalningar skannar du antingen in manuellt eller lägger in från elektronisk fil in i ekonomisystemet.  Där behöver du kontera och attestera utbetalningarna. Nedanstående bild beskriver kortfattat hur fakturaflödet och rollindelningen ser ut i ekonomisystemet.

Beställarreferensen som står på fakturan styr i första hand vart fakturorna skickas i ekonomisystemet efter registreringen.

• Om fakturan saknar referens dirigerar skanningscentralen fakturan enligt övrig information som finns på fakturan. Det kan till exempel vara fakturadress, leveransadress eller fakturainnehåll.
• Om skanningscentralen inte kan tyda vilken enhet fakturan är utställd till kommer fakturan returneras till leverantören med en uppmaning om komplettering.
• Om fakturor går ut till verksamheten utan beställarreferens eller med fel beställarreferens bör du kontakta leverantören så att eventuella fakturor i framtiden märks på rätt sätt.

Pappersfakturor som du skickar direkt till verksamheten ska du vidarebefordra med internposten till skanningscentralen på skol- och fritidsförvaltningen. Utländska fakturor behandlar du på samma sätt som fakturor med svenska leverantörer.

Innan kontering skickar du fakturan först okonterad till den som har gjort inköpet för mottagningsattest. Konteraren kan mottagningsattestera en faktura samtidigt som denne konteras.

För att fakturorna ska dirigeras till rätt mottagare i ekonomisystemet krävs det att fakturamottagaren har angett sin unika beställarreferens (beställarens AnvändarID, till exempel MaWa1020). AnvändarID/beställarreferens kallas för referenskod i ekonomisystemet och styr vart fakturan hamnar efter scanningsmomentet.

Hur hanterar scanningscentralen inkommande fakturor?

Inför fakturaregistrering på scanningscentralen kontrolleras fakturorna övergripande, framförallt på följande punkter:

• Fakturaadress och referens. Fakturan ska vara ställd till vår förvaltning och kunna knytas till någon verksamhet.
• Förfallotid ska vara 30 dagar netto.
• Inga faktura-, expeditions- eller administrationsavgifter.
• Känslig information*, då ska fakturan sekretessbeläggas. Om du får ut en faktura i ekonomisystemet som inte är sekretessmarkerad bör du höra av dig till din ekonomisassistent för att få fakturan sekretessmarkerad.
• Om inköpet är specificerat på fakturan. Om inköpet inte kan urskiljas ska kvitton kompletteras. Scanningscentralen skickar då ut fakturan som ska kompletteras till verksamheten ifråga.

Trots att ovanstående punkter kontrolleras kan det ske missar och vi ber dig vara uppmärksamma ifall något inte är rätt.

*Sekretessfakturor är fakturor som innehåller namn eller personnummer tillsammans med information som är känslig för individen om det blir allmänt känt. Detta kan till exempel vara uppgifter om psykiskt eller fysiskt tillstånd hos individen.

Hur hanterar verksamheterna fakturor i ekonomisystemet?

Vid mottagningsattest

Mottagningsattest bör alltid göras av den person som står som referens eller beställare och som vet om fakturan överensstämmer med vad som faktiskt har levererats eller utförts.

Fakturan kan vara okonterad när den når dig som mottagningsattestant. Detta är helt i sin ordning. Det finns en konterare knuten till dig som användare. När du mottagningsattesterar går fakturan per automatik till konteraren. Du behöver alltså inte manuellt skicka fakturan för kontering. Innan du mottagningsattesterar kan du skriva i informationsfältet vart fakturan ska konteras, till exempel ”Ska belasta arbetslag A”. Skulle fakturan ha hamnat fel och du inte ska mottagningsattestera så går det bra att vidarebefordra fakturan till rätt användare.

Som mottagningsattestant bör du se över följande punkter:

• Stämmer fakturans innehåll?  Kontrollera först och främst om fakturan stämmer. Är fakturan felaktig måste leverantören kontaktas och kredit begäras.
• Har varorna anlänt till verksamheten? Mottagningsattestera aldrig en faktura om varorna inte är mottagna.
• Behöver underlag komplettera fakturan? Inhämta och bifoga eventuella underlag, till exempel program- och deltagarförteckning vid representationsfakturor. Först när alla obligatoriska underlag finns bifogade får du skicka vidare fakturan för attest. Skickar du in underlag för knytning, till exempel kvitton, bör du invänta att dessa har knutits till fakturan innan fakturan skickas vidare.
• Behöver konteraren informeras? Mottagningsattestanten kan i loggen informera sin konterare om eventuellt ansvar/kostnadsställe eller syfte med inköpet.

Vid konteringsattest

Kontera fakturan och periodisera den så att den hamnar på rätt period. Periodiseringen utgår från leveransdatum av varor eller när en tjänst utförs och inte när fakturan skickas, förfaller eller betalas.

Efter konteringsattest skickas fakturan vidare för beslutsattest. Vem som ska beslutsattestera avgörs av ansvaret vid konteringen. Tänk på att beslutsattestanten inte får attestera egna kostnader, till exempel mobiltelefon, tjänstebil eller representation där personen ifråga har deltagit. Egna kostnader ska attesteras av överordnad chef. Detta gör du enklast genom användning av funktionen