Förskott

Förvaltningen har möjlighet att i särskilda fall betala ut förskott till enskilda anställda för att täcka kommande kostnader för verksamheten.

Att betala ut förskott är endast ett alternativ vid tillfällen då fakturering är omöjligt eller olämplig, exempelvis utlägg för elever vid utflykter. Observera att för förskott vid resor i tjänst gäller separat rutin.

• Förskotten hanteras med blanketten för förskott som du fyller i sin helhet. Attest ska ske i ekonomisystemet av förskottsmottagare samt överordnad chef.
• Förskottsmottagaren bär ansvar för att hela förskottet återredovisas, antingen genom kvitton och/eller återbetalning av förskottet. Det är därför av största att vikt att förskottsmottagaren ber om kvitto vid varje köp.
• Ingen får betala ut eller redovisa egna förskott. Dessa ska i förekommande fall skickas in till ekonomiavdelningen på förvaltningskontoret.

Utländsk valuta

Då köp har gjorts i utländsk valuta bör ett kontoutdrag bifogas kvittoredovisningen för att korrekt belopp ska kunna användas i återredovisningen och differenser inte ska uppstå till följd av växelkursskillnader. Om detta inte är möjligt eller om du har gjort köpet kontant måste återredovisningen innehålla ett underlag för växelkursen. Detta kan antingen vara ett uttags-/växlingskvitto eller ett växelkursutdrag för den aktuella dagen från exempelvis Tullverkets hemsida.

Bokföring

Utbetalningen av förskottet bokförs på balanskonto för förskott (konto 1619). Belastning av kostnadskonton får först göras när underlag finns, det vill säga då förskottet återredovisas med kvitton. Uppbokning av kostnader och bortbokning av förskottet från balanskontot görs då med bokföringsorder. Vid kontering på konto 1619 ska alltid betalningsmottagarens för- och efternamn finnas i textfältet. Detta för att underlätta vid avstämning av kontot. Kostnadskodsträngarna kan dock naturligtvis ges andra texter.