Handkassa
Handkassor är förnybara förskott som kan användas i verksamheter som har behov av att spontant göra mindre inköp.
Vid upprättandet av en handkassa är det viktigt att tänkta på att de är personligt bundna och kräver en del administrativt arbete med regelbundna återredovisningar. Därför bör du undvika att använda handkassa om det är möjligt.
Handkassan är främst avsedd för betalning av belopp under 250 kronor och där fakturering inte kan ske eller är olämpligt. För att få en handkassa måste du ansöka och få din ansökan beviljad hos skol- och fritidsförvaltningen. Varje område har sin kontaktperson på förvaltningen där du som har handkassa ansöker, redovisar, intygar och bekräftar avslut av handkassan till.
Vad innebär det att få en handkassa?
Att få en handkassa innebär ett personligt ansvar och handkassan kan när som helst återkallas för redovisning. Därför ska handkassan redovisas minst en gång per kvartal, det vill säga fyra gånger under innevarande år.
Handkassan får inte:
- användas för betalning av skattepliktiga ersättningar eller arvode tillföras/utökas med inkomster
- användas för privata köp
- utbetalas till annan person än den som ansvarar för handkassan
- utbetalas till arbetsplats eller bank – handkassan betalas endast till innehavarens bostadsadress och bankkonto
- överlåtas till annan person.
Alla inköp som sker med handkassan ska du kunna styrka med kvitto (och i vissa fall deltagarlista). Därför är det viktigt att spara alla kvitton för redovisning.
Hur ansöker jag om handkassa?
Blanketten handkassa-ansökan ska fyllas i med alla uppgifter som skol- och fritidsförvaltningen behöver om personen som ansöker om en handkassa.
Ansökan skickar du till den kontaktperson i team redovisning som är verksam i det område som du arbetar inom. Denna person är även kontaktperson vad gäller återredovisning, utbetalning och avslut av handkassa. På ekonomiavdelnings organisationssida kan du hitta ditt verksamhetsområdes ekonomiassistent.
Din kontaktperson registrerar och betalar ut din handkassa. Kontaktpersonen gör inte utbetalningar till andra personer än till handkasseinnehavaren.
Hur och när ska min handkassa redovisas?
Du ska redovisa din handkassa minst en gång per kvartal under innevarande år till din kontaktperson. Detta gör du på blanketten redovisning av handkassa.
Alla köp som sker med handkassa ska du styrka med kvitto. Kvittot ska vara läsbart och du ska tejpa upp dem på ett A4-papper med ett kvitto per ark för att möjliggöra inskanning i Agresso. Här kan även en kodsträng för hur kvittot ska konteras samt, vid behov, syfte/deltagare för köpet anges. Kvittot får inte innehålla några privata inköp. Observera att momsbeloppet måste vara angivet på kvittot för att kunna dras av. Vid flera A4-papper med kvitton bör du numrera dessa på ett sätt som motsvarar ordningen på den ifyllda redovisningsblanketten. Deltagarförteckning och agenda kan du bifoga med blanketten. För mer information kring vilka underlag som måste finnas, se avsnitt om representationsregler.
När handkassan är på väg att ta slut ska du skicka dina sammanställda och numrerade kvitton tillsammans med blanketten ”Redovisning av handkassa” till skanningscentralen på skol- och fritidsförvaltningen. Den skannas sedan in i Agresso. Inskicket gör du förslagsvis via internposten med ”Skanningscentral, SFF” som mottagare. Efter inskanning i Agresso konteras och attesteras utbetalning på samma sätt som andra utbetalningar eller leverantörsfakturor.
Vid bokslut skickar din kontaktperson på Skol- och fritidsförvaltningen ett intyg som du ska skriva under. Detta intygar att du verkligen har en handkassa vid årsskiftet.
Hur avslutar jag min handkassa?
När handkasseinnehavaren slutar eller byter arbetsplats måste en slutredovisning av handkassan ske. I din sista handkassaredovisning redovisar du eventuellt resterande kvitton och skriver ”Avslut” på blanketten. Avvakta därefter på bekräftelse från din kontaktperson hur mycket du eventuellt ska betala in i restbelopp alternativt få utbetalt. Eventuellt restbelopp ska betalas in på skol- och fritidsförvaltningens plusgiro. När handkassan är avslutad skickar kontaktpersonen ut ett intyg till berörd person som bekräftelse.