Inköp och beställningar
För att inköp ska kunna administreras på ett enkelt och korrekt sätt måste beställaren uppge fullständiga uppgifter till leverantören och säkerställa att inköpet följer stadens regler kring upphandling.
Du ska göra inköp till staden enligt reglerna för inköp och upphandling. Läs mer om vilka regler som gäller och vem du kan kontakta om du har frågor om vilka inköp som du får göra och av vilka leverantörer.
Utöver de faktiska reglerna kring vilka inköp som du bör och får göra är det viktigt att tänka på att lämna korrekta uppgifter så att fakturering och betalning kan ske. I annat fall riskerar fakturor att inte komma fram, vilket leder till förseningar i betalning samt eventuella påminnelse- och förseningsavgifter.
Vid fakturering
På skol- och fritidsförvaltningen arbetar vi aktivt med att minska kontanthanteringen och privata utlägg i verksamheten. Därför ska alla inköp ske genom att vi blir fakturerade. För att en leverantör ska kunna fakturera oss måste du lämna korrekta uppgifter. För att underlätta dessa och säkerställa att du lämnar samtliga uppgifter bör du använda blanketten Beställningsunderlag.
I beställningsunderlaget framgår vilka betalningsvillkor som Helsingborgs stad har och vilka uppgifter som måste lämnas på fakturan. Vad du som inköpare måste skriva i underlaget är följande:
- användarID: Detta är beställarreferensen som gör att ekonomiavdelningen kan skicka ut fakturan till rätt verksamhet. Därför måste AnvändarID alltid finnas med på beställningsunderlaget. AnvändarID ska motsvara fyra bokstäver och fyra siffror (till exempel FöEf1000).
- för- och efternamn
- personnummer
- enhetens namn: Den verksamhet som du arbetar på.
Budgetansvarig chef kan också underteckna beställningsunderlaget för att klargöra att inköpet är godkänt.
Vid inköp i butik måste du spara det kvitto som butiken ger dig.
Efter inköp
Det sparade kvittot tillsammans med ett syfte till inköpet lämnar du lämpligast till skolassistent/skoladministratör så att denne kan administrera framtida faktura på rätt sätt.
Vad sker om fakturan inte kan knytas till ditt inköp?
Om fakturan inte kan knytas till ditt inköp beror det oftast på att leverantören inte har angivit ditt AnvändarID som beställarreferens på fakturan. Fakturor som inte kan knytas till en beställande person/enhet returneras av skanningscentralen till leverantören. Det är därför av stor vikt att rätt uppgifter lämnas till leverantören och att leverantören anger detta på fakturan.
Hantering i ekonomisystemet
För dig med användare i ekonomisystemet finns det e-guider som stöd för hur du navigerar dig i ekonomisystemet. Här hittar du en e-guide för mottagningsattest och här hittar du en e-guide för att vidarebefordra en faktura.