Investeringar
Inom redovisning är investeringar sådana inköp som inte kostnadsförs direkt utan periodiseras över en längre tid.
Syftet med att fördela kostnaden på detta vis är att matcha inköpets kostnad mot det värde det genererar under dess nyttjandeperiod. Motsatsen till att ta upp inköp som investeringar och fördela kostnaden över längre tid benämner vi ofta som att ta kostnaden på driften, vilket innebär att inköpet kostnadsförs direkt till dess fulla belopp.
Är det en investering?
För att avgöra om ett inköp är en investering eller inte finns en del kriterier som bör uppfyllas. Det är inte alltid helt enkelt att avgöra och om det är tveksamt får du gärna kontakta ekonomiavdelningen. Det går inte själv att välja om inköpet ska ligga på driften eller som investering utan detta bestäms utifrån de regler och den praxis som finns inom staden.
För att få klassificeras som investering finns två grundläggande kriterier som måste vara uppfyllda:
- Den totala investeringen ska uppgå till minimibeloppet för investeringstypen. För lösa inventarier är beloppsgränsen 100 000 kr och för åtgärder i fastighet är gränsen i regel 200 000 kr.
- Investeringen ska ha en beräknad ekonomisk livslängd på minst 3 år
Utöver detta måste det så kallade ”naturliga sambandet” beaktas. Detta innebär i praktiken ofta hur investeringen är placerad eller hur den hör ihop med verksamheten. Rör det sig exempelvis om möbler så är tanken att de ska vara gemensamt placerade i ett rum eller som en ny investering för hela enheten. Om en eventuell investering inte når upp till bestämda kriterier brukar man säga att den får tas på driften istället, alltså att den kostnadsförs direkt. Då konteras fakturan som vanligt utan investeringsslag och projekt. Det kan ofta vara svårt att bedöma om det finns ett naturligt samband eller ej. Vid tveksamheter bör inventarier bedömas var för sig och kostnaden därmed tas på driften. Detta är särskilt vanligt om det enskilda värdet per inventarie är lågt.
Utöver dessa punkter finns ytterligare ställningstaganden som du måste ta. Detta gäller särskilt för åtgärder i fastighet där staden tillämpar något som kallas komponentavskrivning. Här finns mer djupgående information om detta och de bestämmelser som styr vad som tas upp som investering och inte.
Hur hanteras investeringsfakturor?
Rent redovisningsmässigt sköts investeringar genom att de tas upp som tillgång och läggs till i förvaltningens anläggningsregister. Därefter skrivs denna tillgång av och portioneras ut som kostnad tillsammans med en internränta på ansvaret under investeringens avskrivningsperiod. Avskrivningar och internränta benämns ofta som kapitalkostnader och faller ut månatligen via en kapitalkostnadskörning som sköts centralt.
För att göra detta möjligt måste du kontera inköpsfakturan som avser investeringen på konto 4020 (inventarier) eller 4032 (åtgärd i fastighet) tillsammans med projektkod 50000. Därigenom kommer investeringen att kunna kontrolleras, överföras till anläggningsregistret och skrivas av på längre tid.
För att kunna överföra investeringen till anläggningsregistret krävs viss information. Det som ska framgå, antingen direkt på fakturan eller via informationsrutan och bilagor, är:
- beskrivning av investeringen, det vill säga vad det är som gjorts/köpts in (offert bör bifogas om det inte framkommer tydligt på fakturan)
- placering
- om investeringen hör ihop med andra fakturor eller redan färdiga anläggningsnummer
- om konteringen är uppdelad kan det vara värdefullt att förklara varför.
Bra att veta
- Kostnaden för en investering kan fördelas på flera olika ansvar där totalbeloppet uppgår till minimibeloppet för investering. Exempel: Möblemang till ett kontor som delas mellan två skolor/enheter.
- Flera fakturor med ett ”naturligt samband” kan slås ihop för att gemensamt uppgå till miniminimibeloppet. Exempel: För ett nyinstallerat larm har materialkostnaden och arbetskostnaden fakturerats på varsin faktura. Var för sig når fakturorna inte upp i minimumbeloppet, men i och med att fakturorna rör samma investering och därmed har ett naturligt samband ska de bedömas gemensamt och minimibeloppet kan då uppnås.
- En gång om året skickas en investeringsförteckning ut till alla enheter som har investeringar. Tanken med detta är att kontrollera att samtliga investeringar fortfarande existerar inom verksamheten och om så inte är fallet ska investering tas bort. Detta kallas utrangering och innebär att den kvarvarande kostnaden faller ut på innevarande år.