Kreditfakturor

Skol- och fritidsförvaltningen kontrollerar inte kreditfakturor vid inskanning. Därför är det viktigt att du vid mottagande av kreditfaktura i ekonomisystemet kontrollerar följande punkter.

Stämmer krediten rent innehållsmässigt?

Kontrollera att krediten stämmer rent innehållsmässigt och att den verkligen avser din verksamhet. Om kreditfakturan inte avser din verksamhet – returnera den till ekonomi och skriv detta i kommentarsfältet.

Vilken debetfaktura avser kreditfakturan?

En koppling måste finnas mellan en debet- och en kreditfaktura. Detta skapar god spårbarhet i redovisningen. Kopplingen kan antingen vara att: fakturanumret framgår av fakturabilden eller att fakturanumret/verifikationsnumret anges i beskrivningen av kreditfakturans kontering. Kontera därefter kreditfakturan på samma kodsträng som debetfakturan.

Debetfakturan kan behöva sökas ut, antingen för att undersöka att kreditfakturan stämmer och att hänvisning ska kunna göras eller för att ta reda på vilken kodsträng kreditfakturan ska läggas på. Detta kan du göra under fliken ”Fråga arbetsflöde inkommande fakturor”.

Undantag med kopplingen är om leverantören är återkommande alternativt krediterar regelbundet. Exempel på detta är leverantörerna Menigo och Svensk Cater som ofta krediterar för lastpallar/felskickade kolonialvaror.

Ska en debetfaktura krediteras?

Om du vet om att en faktura ska krediteras helt bör inte debetfakturan konteras och attestera utan kreditfakturan bör inväntas. Parkera i sådana fall debetfakturan och skriv i informationen att du inväntar en kredit. När kreditfakturan kommer konteras de båda på samma kodsträng och hänvisningar mellan de båda skrivs i vardera fakturans beskrivning.