Periodiska fakturor
Fakturor från leverantörer som inkommer regelbundet och med likartad kontering kan knytas till särskild funktion i ekonomisystemet som heter periodiska fakturor. Detta gör att fakturorna direkt kan knytas till en attestant och ges en automatisk kontering vilket förenklar hanteringen i ekonomisystemet.
Periodiska fakturor knyts till ett särskilt objektsnummer på fakturan och får automatiskt vissa uppgifter enligt ett register som förs i ekonomisystemet. Detta objektsnummer kan vara ett telefonnummer/avtalsnummer/anläggningsnummer eller liknande. För att fungera som periodisk faktura måste därför fakturorna från den aktuella leverantören vara märkta med den typen av objektsnummer.
Utifrån registret med objektsnummer kan sedan en fakturamottagare och en kontering automatiskt ges till fakturan. På så sätt kan fakturan hanteras automatiskt, antingen genom att konteringen inte behöver anges varje gång fakturan anländer eller genom att fakturan kan skickas till aktuell enhet även om adressuppgifter eller beställarreferenser skulle ändras eller bli inaktuella. I dagsläget används funktionen för periodiska fakturor för fem olika leverantörer:
Telenor
Styrs efter telefonnummer.
NSR
Styrs efter faktureringsobjekt.
Öresundskraft
Styrs efter kontraktsnummer/Objekt id.
Bixia
Styrs efter anläggningsnummer
NSVA
Styrs efter anläggningsnummer
Stadsbyggnadsförvaltningen (Löpande fordonshyra)
Styrs efter registreringsnummer
I och med att fakturamottagare och kontering hanteras enligt ett register i ekonomisystemet är det viktigt att hålla detta register uppdaterat. Om exempelvis en anställd byter arbetsplats och personens telefon ska konteras på annat sätt måste registret i ekonomisystemet uppdateras. Den ökade automatiken ger alltså i gengäld ett större behov av registervård för att funktionen ska kunna användas korrekt.
Hur anmäler du om en faktura bör läggas upp som periodisk faktura eller ändrar fakturamottagare/kontering för en upplagd periodisk faktura?
Registret för dessa leverantörer uppdateras allt eftersom på förvaltningen. Hur en periodisk faktura är konterad och till vem fakturan skickas ut till hanteras av ekonomiavdelningen på skol- och fritidsförvaltningen. För att de periodiska fakturorna ska skickas till rätt mottagare och/eller vara rätt konterade behöver ekonomiavdelningen därför din hjälp med rätt uppgifter.
Mejla till sff.redovisning@helsingborg.se med följande uppgifter:
- Leverantör:
- ObjektID:
- Ny mottagare (AnvändarID, t.ex. MaWa1020):
- Ny kontering:
- Exempel på faktura (fakturanummer eller verifikationsnummer):
Hur hanteras periodiska fakturor i flödet?
Periodiska fakturor har ett särskilt flöde i ekonomisystemet genom att konteringsattest inte finns för periodiska fakturor. Om en faktura är registrerad som periodisk kommer den därför att gå till fakturamottagaren enligt ekonomisystemets register. Efter mottagningsattest går fakturan direkt vidare till beslutsattestanten. Konteringsattesten som finns på övriga fakturor uteblir. Det är därför viktigt att fakturan konteras innan den mottagningsattesteras.