Allmänt om att söka i ekonomisystemet

Frågorna i ekonomisystemet skiljer sig i var de hämtar information (redovisning/reskontra/ anläggningsregister) och vilka fält som är sökbara.

Gemensamt för dem är dock hur frågorna används och dess funktioner. I detta avsnitt presenteras allmänna råd och tips vad gäller sökningar. Därefter följer individuella förklaringar för respektive fråga.

• Tryck på knappen sök för att göra sökningen. Tryck först på denna knapp när du har gjort val. I de flesta fall kommer annars ekonomisystemet att försöka presentera samtliga poster, vilket riskerar att ge långa laddningstider eller att systemet kraschar.

• För att göra val går det antingen att fylla i fälten som finns i rutan för urvalskriterier eller fylla i rutorna i toppen av varje kolumn.

• I rutans övre högra hörn finns för vissa frågor knappar som avgör vilken information som hämtas. Det går att kryssa i flera rutor. För flödesfrågor går det att välja mellan aktiva rader (dvs poster som ligger i flödet för attest) och/eller historiska rader (dvs poster som har attesterats klart). För redovisningsfrågor går det att välja mellan ej bokförda poster och/eller huvudbok (dvs bokförda poster) och/eller historisk huvudbok (används inte i nuläget). För reskontrasökningar går det att välja mellan ankomstregistrerat (dvs poster som registrerats i systemet men ligger i flöde för attest) och/eller öppna poster (dvs poster som inte har betalats) och/eller historiska poster (dvs poster som har betalats)

• Det går att ställa in hur många rader som visas per sida i resultatet till höger om sök-knappen. I mer avancerade frågor går det också att ställa in detaljnivån i resultatet. Detaljnivåer används när frågan innehåller delsummerade resultat.

• Samtliga resultat kan tas ut i excel genom att trycka på knappen exportera i skärmens nedre del. Det finns också möjlighet att göra grafiska presentationer, vilket i nuläget är en relativt bristfällig och därför oanvänd funktion.

• Samtliga fält som är blåmarkerade är klickbara och kan därför ge mer detaljerad information. I exemplet nedan går det därför att titta närmare på exempelvis verfikationen (kolumnen ver.nr) eller se en grafisk bild av flödet (kolumnen status arbetsflöde (T))

• T inom parentes innebär att värden uttrycks i text. Särskilt kund och leverantör ges i Agresso dels ett nummer men också ett namn. I exemplet nedan avser alltså den västra kolumnen ett leverantörsnummer och den högra kolumnen ett leveratörsnamn.

• Genom att använda *stjärnor* i sin sökning kommer ekonomisystemet att visa resultat som innehåller det angivna värdet. I exemplet ovan kommer resultatet alltså att visa poster från leverantörer som innehåller ”Menigo” i sitt leverantörsnamn. Dess fulla namn är egentligen ”Menigo Foodservice AB” men på detta sätt undviker vi att missa resultat p.g.a. vi inte vet det fulla eller korrekta värdet.
• Vissa av frågorna ingår i ekonomisystemets grundutbud och vissa frågor är särskilda anpassningar som gjorts av staden eller SFF:s ekonomiavdelning. Frågor som ingår i grundutbudet återfinns i respektive meny-flik (under flikar så som inköp, kunder- och försäljning, redovisning etc.). Frågor som skapats i staden återfinns i menyfliken rapporter.
• För lokalt skapade frågor finns möjligheter att bygga ut eller komplettera frågorna med ytterligare information. Därför är du varmt välkommen att kontakta ekonomiavdelningen om du har ytterligare behov eller idéer för att göra utdatan i ekonomisystemet bättre.