Dokumenthantering

Dokumenthanteringsplanen ger nämnderna nödvändig kontroll och överblick över allmänna handlingar, underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar allmänhetens möjligheter att återsöka information, enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt tryckfrihetsförordningen (1949:105).

Dokumenthanteringsplanen är uppdelad utifrån verksamhet eller avdelning i olika flikar. I de verksamhetsspecifika flikarna finns endast information om handlingar som rör verksamheten det gäller, medan det i övriga flikar finns information som kan gälla alla. Syftet med denna uppdelning är att det ska vara lätt att hitta handlingen som eftersöks.

Innehåller handlingstypen information som kan sekretessbeläggas med stöd av lagstiftning kan det stå ”Kan förekomma” i denna kolumn. Observera dock att alla handlingar alltid ska sekretessbedömas innan ett eventuellt utlämnande sker, oavsett om det står ”Kan förekomma” eller är tomt i kolumnen.

Hur handlingstypen hålls systematiskt ordnad, exempelvis kronologiskt eller diarieförs.

Talar om var handlingstypen förvaras. Vid flera alternativ beror detta på att olika arbetsställen inte alltid har samma förutsättningar vad gäller lokaler. Handlingstyper kan även förvaras på server (exempelvis i en mapp), eller genom ett IT-system som hanterar och lagrar den aktuella handlingstypen. Handlingar som ska bevaras i fysiskt format, eller är känsliga ur sekretessynpunkt behöver förvaras brandsäkert och inlåst.

Huvudregeln för allmänna handlingar är att de ska bevaras, men nämnden kan ta beslut om att en handlingstyp ska gallras efter en viss tid. Att gallra en handling innebär att förstöra den. När det står att en handling ska gallras efter 10 år betyder det 10 kalenderår efter det år då handlingen inkom eller upprättades. Om det exempelvis är beslutat att en handling från 2008 ska gallras efter 10 år, innebär det att handlingen ska gallras tidigast den 1 januari 2020. Handlingar som ska bevaras ska göras så för all framtid. Beslut om att i efterhand gallra handlingar som tidigare varit bedömda som bevarandevärde kan fattas av nämnden.

Från och med den 1 januari 2020 bevaras handlingar endast digitalt, oberoende av om handlingen inkommit till eller upprättats hos myndigheten digitalt eller på papper. Eventuella pappershandlingar skannas och kopplas i stadens dokument- och ärendehanteringssystem och gallras efter tre månader. Endast handlingar som kräver ett egenhändigt undertecknande fortsätta hanteras både digitalt och på papper samt handlingar som på grund av format, gråskala, färg, eller andra egenskaper inte på ett tillfredställande sätt kan bevaras endast som skannade (se beslut BUN dnr 1044/2019 samt beslut IFN dnr 184/2019).

Uttrycket vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras när den inte längre behövs i verksamheten, alternativt att innehållet ersätts med ny information när föregående innehåll inte längre är aktuellt. Ärendets handläggare gör bedömningen när handlingen är inaktuell.

Här anges efter hur lång tid handlingar, främst sådana som ska bevaras, ska översändas till stadsarkivet för slutarkivering. Om det av planen framgår efter hur lång tid en handling ska till stadsarkivet, exempelvis två år, så ska överföringen ske nästkommande år, i detta exempel under år tre. Vid leverans till stadsarkivet ska handlingarna vara ordnade och rensade från exempelvis gem, plastfickor och post it-lappar, se stadsarkivets instruktion på intranätet. I dagsläget finns inte stadsövergripande rutiner för digital långtidsbevaring gällande alla typer av bevarandevärda handlingar, men Helsingborgs stad har ett e-arkiv och arbete med rutiner för överföring pågår.