Lathund för blanketter och mallar på SFF

Det är du som är ansvarig för en blankett som också skapar och uppdaterar den. Ska du göra en ny blankett eller redigera i en befintlig? Här hittar du stöd i hur du går tillväga.

Vem gör blanketter?

Det är du som är ansvarig för en blankett som skapar och uppdaterar den själv enligt rådande grafiskt utseende.

Var hittar jag korrekta mallar?

• Blankettmallar hittar du som medarbetare på förvaltningskontoret på server G, i mappen: G:\Alla\BlanketterOchMallarSFF\GrundmallSkapaBlankett.
• Dokumentmallar finns på vår varumärkesplattform.

Hur går jag tillväga?

För dig som är ovan i att skapa och uppdatera blanketter finns det en liten lathund i vår mapp på G. Se sökväg i stycket ovan. I samma mapp finns ett dokument som heter Skapa blanketter i MS word. Glöm inte att fylla i alla fält i sidhuvud och sidfot i dokumentet. Särskilt viktigt är att du anger dokumentägare (funktion framför person – alltså inte Karin Johansson, utan skolpsykologerna elevhälsan) samt datum för uppdatering. Detta för att blanketten ska vara spårbar. Om du flyttar innehåll från en gammal mall till en ny så kom ihåg att kolla så att du även uppdaterar typsnittet utifrån den nya mallen. 

Information till registrerade

Vi måste informera elever, vårdnadshavare, besökare och personal om att vi behandlar deras personuppgifter och vilka rättigheter de har enligt dataskyddsförordningen.

Här är ett exempel på vad som minst måste vara med på blanketten:
De personuppgifter som du lämnar till oss på denna blankett registreras och behandlas av Helsingborgs stad i enlighet med bestämmelserna i den allmänna dataskyddsförordningen. Syftet med att behandla personuppgifterna är att kunna handlägga ditt aktuella ärende. Den rättsliga grunden för behandlingen är [fyll i vad den rättsliga grunden är för den aktuella tjänsten]. Personuppgiftsansvarig är [fyll i antingen barn- och utbildningsnämnden eller idrotts- och fritidsnämnden], Helsingborgs stad. Läs mer om hur vi behandlar dina personuppgifter: https://helsingborg.se/personuppgifter

Att tänka på för word-blanketter

Alla interna blanketter (för medarbetare på sff) ska ligga i word. Det är viktigt att du skyddar word-dokumentet för redigering när du är klar med det. Detta gör du under Arkiv – skydda dokument – begränsa redigering. Här markerar du att du tillåter att användaren får fylla i formuläret. Slutligen skyddar du dokumentet med ett lösenord. Utan lösenord fungerar inte ifyllnadsfälten i blanketten. Lösenordet får du genom att kontakta kom@helsingborg.se.

Att tänka på för pdf-dokument

Externa blanketter (för fristående verksamheter) ska ligga i pdf. Ska du göra en pdf-blankett? Då behöver du programmet Adobe Acrobat Pro. Hör om det finns någon på din avdelning som har, annars går det att beställa via serviceportalen.

Var lägger jag min blankett när jag är klar med den?

När du har skapat en blankett lägger du den i vår gemensamma blankettmapp på servern (G/Alla/BlanketterOchMallarSFF) i relevant undermapp och kontaktar din avdelningsredaktör alternativt avdelningen för kommunikation och marknad så lägger vi upp den på intranätet. Viktigt är att när du uppdaterar en befintlig blankett att du verkligen ser till att uppdatera befintlig blankett i mappen och inte lägga in en ny version. Du ska aldrig förvara några blankettoriginal på din egen server. Alla måste kunna komma åt dem.