Riktlinjer för användning av Google for Education
Dessa riktlinjer ska följas av alla pedagoger, elever och annan personal som använder sig av Google for Education i Helsingborgs stads skolor.
Riktlinjerna ska förtydliga och informera om vilken dokumentation, kommunikation och lagring som ska ske i Google. Google for Education är ett samlingsnamn för utvalda applikationer från Google. Google for Education bildar en molnbaserad, effektiv samarbetsplattform mellan pedagoger, elever, skolledare och övriga medarbetare inom förvaltningen. Fokus på användningen är pedagogiskt arbete, kollegialt lärande, kommunikation i skolarbetet och en smidig daglig hantering av dokument.
Det är frivilligt för våra skolor att använda Google for Education i sitt pedagogiska arbete.
Pedagogiskt arbete och administration i Google for Education
Det material vi hanterar i Google for Education ska röra sig om pedagogiskt arbete och viss pedagogisk administration som skoluppgifter, underlag, elevarbeten, reflektioner och feedback, formativ återkoppling till elever, pedagogiska planeringar samt pedagogernas (eller annan personals) eget arbetsmaterial såsom uppgifter i arbetet, mötesanteckningar och liknande.
Tänk på vad du delar med dig av och till vem
Google for Education är mycket effektivt som samarbetsverktyg men det är samtidigt oerhört lätt att oavsiktligt dela material med användare, eller att dela vidare material, där den avsikten inte fanns från början. Det är viktigt att du noga tänker igenom vad du delar ut, till vem och att du håller en bra ordning bland dina dokument och mappar i Google drive.
Undvik från början att lägga material i Google for Education som är av kritisk eller känslig karaktär.
Ingen myndighetsutövning i Google for Education
Vi ska inte använda Google for Education i vår myndighetsutövning och där hantera upprättade handlingar som beslut, formella protokoll, betyg och liknande. Den typen av handlingar ska lagras på avsedda platser och behandlas enligt skol- och fritidsförvaltningens dokumenthanteringsplan.
I Google for Education ska vi inte lagra summerade omdömen om eleverna, vi ska inte ha fördjupad information om elevers prestationer, stödinsatser eller innehåll som är av känslig eller integritetskänslig karaktär. Detta vare sig i strukturerad dokumentation (listor, kalkylblad) eller ostruktrerad dokumentation (fritext).
I den mån vi lagrar känslig information ska det ske i det system som används för varje typ av uppgift som till exempel Unikum, Journalsystem, Elevakt och Procapita.
Vad är känsliga eller integritetskänsliga uppgifter?
Känsliga personuppgifter är enligt dataskyddsförordningen GDPR bland annat uppgifter om hälsa, sexualliv, etniskt ursprung och religiös övertygelse. Med integritetskänsliga uppgifter avses både känsliga uppgifter i personuppgiftslagen och uppgifter som omfattas av sekretess eller rör den enskildes personliga förhållanden.
Vi ska inte använda Google for Education för att notera om våra elever varit sjuka, frånvarande av olika orsaker eller något annat kring elevernas personliga förhållanden. Detta gäller samtliga verktyg och tjänster som finns tillgängliga i G-suite.
Tänk också på att vara varsam med egna och andras kontouppgifter och att inte hantera information i Google for Education som kan vara känslig ur ett säkerhetsperspektiv som koder, larm- och lokaluppgifter.
Bilder på personer
Tänk på att bilder med identifierbara personer räknas som personuppgifter och då gäller reglerna i dataskyddsförordningen GDPR. För bilder med identifierbara personer behövs samtycke innan du hanterar dem, till exempel om bilderna är avsedda för marknadsföring.
Kränkande uppgifter, missbruk av tjänsterna
Du får inte lagra eller kommunicera material i Google som är kränkande. Inte heller information som bryter mot svensk lag, till exempel brott mot upphovsrätt. Sådan användning och annat missbruk av tjänsterna kan få till följd att du som användare stängs av helt från Google for Education då du bryter mot vår och/eller Googles användarpolicy.