Om gymnasieantagning

Genom samverkansavtal med Skåne – Västra Blekinge (Sölvesborg, Karlshamn, Olofström och Ronneby) har elever möjlighet att fritt söka gymnasieprogram inom området. En del av kommunerna har dessutom tecknat avtal med kommuner utanför samverkansområdet. Beroende på vilka utbildningar som ingår eller är exkluderade i samverkansavtal påverkar detta sökandes möjlighet att bli förstahandsmottagen.

Antagningskansliet är ett beredande organ. Ansvarig nämnd eller delegat hos respektive huvudman fattar de beslut som enligt lag och förordning ligger på elevens hemkommun eller mottagande huvudman i samband med ansökan, mottagande och antagning av elev i gymnasieskolan respektive gymnasiesärskolan.

Tidplaner för antagningsåret blir fastställda under hösten inför kommande antagningsperiod. Det finns gemensamma datum för antagningsarbetet inom samverkansområdet Skåne/Västra Blekinge arbetas fram och genererar vidare en mer detaljerad för nordvästra Skåne.

Extens/Analys/Dexter är system som ska underlätta och stödja kommunernas och gymnasieskolornas arbete och planering under antagningsåret. Vilken roll /inlogg som krävs är olika beroende på behörighet och vad som ska hanteras.

I Analys kan huvudmannen följa antagningsprocessen och även få fram uppgifter kring antagningen som bl.a. sökandeinformation, betyg, kursval, adresslistor, antagningslistor, reservlistor mm. För att använda systemet behövs ett användarnamn och lösenord för inloggning som Gymnasieantagningen tillhandahåller.

I Dexter kan hemkommunen få information om sina egna elevers skolplacering för att exempelvis hantera busskort.

Dexter är webbsidan där eleverna ansöker till gymnasieskolans program. Inloggningsuppgifter för elever skickas med mejl från Gymnasieantagningen till ansvarig studie- och yrkesvägledare för vidare distribution till respektive elev.

Studie- och yrkesvägledare på de avlämnande skolorna arbetar i Dexter med elevernas ansökningar/kvittenser. För att använda systemet behövs ett användarnamn och lösenord för att kunna logga in, även detta får ni av Gymnasieantagningen.

Information som publiceras på webbsidan skanegy.se samt i katalogen ”Ditt Gymnasieval” hämtas från databasen skolportal.skanegy.se.  I skolportalen skriver gymnasieskolorna in information om sitt utbud, kontaktuppgifter och datum för öppet hus.

Varje skola har skoladministratörer med behörighet att uppdatera sin skolas information i skolportalen. Ändringar i skolportalen publiceras dagen därpå.

På http://skolportal.skanegy.se/user?destination=myschool ansöker man om att få bli skoladministratör.

Skoladministratören kan ändra kontaktuppgifter samt datum för öppet hus i skolportalen året om. Utbildningsutbudet kan bara läggas in eller ändras under särskilda perioder (se nedan vilka perioder). För att göra ändringar mellan dessa perioder ska skolorna kontakta skolportalens admin och antagningskansli. Antagningskanslierna i samverkansregionen hämtar uppgifter om skolorna på skolportalen och lägger in i antagningssystemet.

Registrering av utbud

Under sommaren-hösten, senast i november, ska kommuner och fristående skolor rapportera in uppgifter om utbudet (program, inriktningar, profiler och kursval) inför kommande läsår. Respektive skola gör detta genom registrering i Skolportalen på skanegy.se. Uppgifterna ska utgå från respektive kommuns nämndsbeslut eller från Skolinspektionen. Dessa beslut behöver Gymnasieantagningen få in som underlag.

Inför antagningsperioden ska utbildningsutbudet på Skolportalen vara uppdaterat och korrekt. Skanegy.se är en viktig informationskanal, speciellt för elever, föräldrar och studie- och yrkesvägledare, under ansökningsperioden.

I december, senast på terminens sista dag, ska samtliga grundskolor rapportera in betyg till gymnasieantagningen. Höstterminsbetygen kommer att ligga till grund för den preliminära antagningen.

Betygsfilen skickas via Dexter. För detta krävs en särskild roll med användarnamn och lösenord. Betygsfilen skickas in  snarast möjligt men senast på terminens sista dag. Innan ni skickar filen döp om den till skolans namn. Uppge aktuell termin samt det totala antalet elever som filen omfattar. I filen måste klassbeteckningen för åk 9 eleverna innehålla siffran 9.

Har ni inget elevregistreringssystem skriver ni in betygen i excelfilen som Gymnasieantagningen tillhandahåller. Döp filen enligt ovan. Följ noga anvisningar i de pop up fönster som finns i filen för hur uppgifterna ska registreras. Detta för att kunna säkerställa korrekt inläsning i antagningssystemet. Bifoga excelfilen via Dexter

Samma excelfil ska även användas för att läsa in personuppgifter på era IM-elever. Detta behövs för att vi ska kunna skapa användarnamn och lösenord till dem. Fyll i samtliga kolumner utom betygskolumnerna. Betyg från pågående läsår lämnas via samma fil först vid vårterminens slut.

Det är viktigt att huvudmannen säkerställer att rätt betygsuppgifter lämnas och att huvudmannen och eleven efter inläsningen kontrollerar att betygen är rätt på ansökningswebben (Dexter) för respektive elev.

Gymnasieskolor som anordnar färdighetsprov ska under mars månad rapportera provresultatet till Gymnasieantagningen. Det är viktigt att elevens personnummer, ansökningskod samt resultat tydligt framgår.

Samtliga ansökningshandlingar/kvittenser ska snarast efter ansökningsperiodernas slut sändas in till Gymnasieantagningen. Respektive studie- och yrkesvägledare kontrollerar programkoder och att kvittensen är påskriven av eleven. Bilagor för ansökan i fri kvot, dispens engelska samt överlämnandedokument ska scannas in i direkt anslutning till elevens ansökan.

Sortera de insamlade kvittenserna klassvis och lämna till Gymnasieantagningen. Bifoga ett försättsblad till kvittenserna. Detta försättsblad kan förslagsvis bestå av en linjerad klasslista. Nedanstående punkter ska i förekommande fall framgå på försättsbladet.

• Elever som söker utanför samverkan Skåne – Västra Blekinge, kontrollera att programmet som eleven sökt verkligen erbjuds på sökt skola och att ansökningskoden stämmer överens med den nationella programkoden för GY11 ( BA, BF, EE, FT o s v se under länktips)
• Bilagor som skyndsamt ska sändas vidare till sökt skola utanför samverkansområdet.
• Elever som planerar att flytta och kommer att folkbokföra sig utanför samverkansområdet.

Ni som har elever med skyddade personuppgifter kontakta Gymnasieantagningen via telefon.

Elevens hemkommun ska yttra sig om eleven söker utanför samverkansområdet (yttrande).

Elev folkbokförd utanför samverkansområdet, som söker utbildning hos oss, ska få ett beslut om mottagande från kommunal huvudman dit eleven sökt (beslut).

Gymnasieantagningen registrerar vald utbildning och bevakar så att yttrande/beslut behandlas i dessa fall. Sökande får ett beslut från mottagande kommun hemskickat med information om de kommer att få ett förstahandsmottagande eller blir mottagna i andra hand till sökt utbildning. Mottagande kommun kan också fatta beslut om att inte ta emot eleven. Beslut om mottagande är överklagningsbart.

Innan redovisning av den preliminära antagningen ska respektive huvudman/skola ange antal utbildningsplatser på respektive studieväg genom att registrera detta i Dexter.

I mitten av april är den preliminära antagningen klar. Sökande kommer att kunna logga in på skanegy.se och se det preliminära meritvärdet. Vid den preliminära antagningen skickas inte något antagningsbesked hem till de elever som har sökt via skanegy.se. Antagningsbesked skickas enbart till de sökande som inte tillhör samverkansområdet. Den preliminära antagningsstatistiken publiceras på skanegy.se. Observera att detta är en preliminär antagning och att resultatet kan ändras inför slutantagningen.

För introduktionsprogrammen och för gymnasiesärskolan görs ingen preliminär antagning.

De elever som går åk 1 och ska repetera/gå om det nationella programmet åk 1 ska göra en ny ansökan till programmet. För att kunna öronmärka plats åt eleven behöver vi veta i god tid, och allra senast i slutet av maj, vilken/vilka elever det gäller. Informationen ska komma från rektor. Förfrågan och blankettunderlag kommer via mejl från Gymnasieantagningen.

Fri kvot innefattar sökande som på grund av särskilda omständigheter bör ges företräde framför övriga sökande eller kommer från skolor vilkas betyg inte utan vidare kan jämföras med betygen från svensk grundskola t ex utländska betyg och betyg från internationella skolor. Antagningen inom fri kvot avgörs utifrån en totalbedömning av den sökandes samlade meriter och särskilda skäl. Eleven måste dock vara behörig till sökt utbildning. Beslut om antagning i fri kvot fattas av huvudmannen för sökt utbildning. Läs mer om fri kvot på skanegy.se Blankett för ansökan i fri kvot finns på skanegy.se för inloggad SYV och helsingborg.se

Utländska betyg

Elever med utländska betyg och som söker via fri kvot, måste vara behöriga enligt lag och förordning till det program som han/hon söker till. Till ansökan ska bifogas

• ett översatt slutbetyg med en förklaring av landets betygssystem där det klart går att utläsa gräns för godkänt betyg. Ett vidimerat översatt betyg av exempelvis modersmålslärare är godtagbart.
• Kopia av originalbetyget som är översatt
• kontaktuppgift till översättaren med namn och telefonnummer

Barn till svenska medborgare i utlandet: Ungdomar under 18 år som är bosatta i utlandet hos sina vårdnadshavare är likställda sökande från den kommun där den sökta gymnasieutbildningen anordnas, om minst en av vårdnadshavarna är svensk medborgare.

En nordisk sökande får tas emot i gymnasieskolan endast om den sökande genom sin tidigare skolgång i ett annat nordiskt land har utbildning som i huvudsak motsvarar en svensk grundskoleutbildning och uppfyller behörighetskraven för den sökta utbildningen med undantag för godkänt betyg i svenska.

Dispens engelska är avsett för elever som på grund av speciella personliga förhållanden inte haft möjlighet att delta i undervisningen i engelska under en betydande del av sin tid i grundskolan eller motsvarande utbildning. Speciella personliga förhållanden kan vara att den sökande relativt nyligen anlänt till Sverige från ett land där engelska inte förekommit i undervisningen. Som nyanländ räknas den elev som haft som mest fyra års skolgång här i landet ( SL 3 kap.  12a § )  Det krävs dock att eleven i övrigt är behörig till den sökta utbildningen. Ansökan om dispens engelska ska åtföljas av skriftlig bedömning av elevens kunskapsutveckling i ämnet samt ange vilka stödåtgärder som vidtagits. Det ska också framgå hur mycket eleven har kvar i grundskolekursen. Dokumentationen ska vara utförlig för att beslut ska kunna tas. Ofullständig dokumentation kan innebära att dispens inte beviljas.

Denna bestämmelse är avsedd att tillämpas restriktivt. Beslut om dispens beviljas eller ej görs av beslutsfattare för mottagande skola. För varje studieväg eleven sökt till krävs ett separat beslut. Blankett för ansökan om dispens i engelska finns på skanegy.se för inloggad SYV och helsingborg.se.

Under omvalsperioden öppnar återigen webben och eleven kan ändra eller göra nya gymnasieval. Eleven kan inte göra något omval förrän studie- och yrkesvägledare öppnat upp elevens ansökan. Studie- och yrkesvägledaren gör därefter en kontroll av programkoder samt underskrift innan kvittenser skickas in till Gymnasieantagningen efter avslutad omvalsperiod.

Under omvalsperioden kan de elever som avslutar eller har avslutat teknikprogrammet åk 3 söka till Tekniskt fjärde år. Utbildningen kan sökas t o m det år man fyller 22. Inloggningsuppgifter skapas på begäran.

Inför den slutliga antagningen registrerar skolorna i Dexter information om upprop med datum, tid och plats. Denna information finns med på antagningsbeskedet på webben.

Mottagande (obehörighetsbeslut), fri kvot, dispens engelska och antagning.

Innan slutantagningen fattar respektive huvudman beslut om elever beviljas dispens i engelska, blir antagna över fri kvot eller ej mottagna på grund av t ex obehörighet till sökt utbildning. Därefter ska ett antagningsbeslut fattas för de elever som ska erbjudas plats på sökt utbildning. Huvudman fattar beslut och återkopplar till Gymnasieantagningen.

Grundskolorna sänder in slutbetygen för åk 9 elever senast vid vårterminens sista dag. Om det förekommer någon ändring i ett eller flera betyg för enskild elev efter det att slutbetyget inkommit till Gymnasieantagningen ska ändringen i form av nytt slutbetyg omgående skickas till Gymnasieantagningen. För sent inlämnade betyg kan innebära att elev går miste om plats vid slutantagningen. Läs mer under terminsbetyg kring hanteringen.

Gymnasieskolor med IM-program ska rapportera in de betyg som satts i grundskoleämne under innevarande läsår för de elever som i ålder uppfyller behörighetskravet. Registrering av dessa betyg görs i den anvisade excelfil som mejlats ut.

Examensbevis för elever som går teknikprogrammet åk 3 ska skickas in.

De som gjort val till IM för grupp av elever eller lämnat intresseanmälan till övriga IM samt blivit antagna vid slutantagningen kommer att se sina antagningsbesked på webben under de första dagarna i juli. Elever som inte erbjudits en plats på introduktionsprogrammet vid slutantagningen hanteras löpande under resterande antagningsperiod. När ledig plats finns, meddelas eleven.

Ett snabbt handläggande av de eventuella avtal som krävs för IM-program är nödvändigt för att eleven så fort som möjligt ska kunna få ett besked.

Elevens hemkommun fattar beslut om eleven tillhör målgruppen för den anpassade gymnasieskolan. Om eleven sökt ett individuellt program ska det bifogas ett intyg där det framgår att eleven inte har förutsättning att följa den anpassade gymnasieskolans nationella program. Ansökan till den anpassade gymnasieskolans program görs via webben. Huvudmannen för den sökta utbildningen prövar om den sökande ska tas emot.  Eleverna loggar in på webben och ser sitt antagningsresultat.

Slutantagning görs i början av juli.

Eleven loggar in på skanegy.se och ser resultatet av slutantagningen samt registrerar sitt svar till erbjuden plats.

Uppgifter om de elever som efter reservantagning står utan skolplacering finns i analysverktyget. Respektive kommun hämtar sitt underlag här för det kommunala uppföljningsansvaret.

• Eleven ska i första hand söka utbildning i den kommun dit man kommer att flytta och blir då mottagen i andra hand (tills eleven folkbokfört sig) om den sökta utbildningen erbjuds av hemkommunen.
• Eleven ska i andra hand även söka utbildning i sin nuvarande hemkommun och ange att flyttning till annan kommun planeras.
• Antagningskansliet aviserar planerad flytt med kopia av ansökan, så snart som möjligt, till mottagande antagningskansli. Plats kommer eventuellt reserveras på den nya skolorten.
• När folkbokföring skett i den nya kommunen sänder eleven sitt personbevis omgående till avlämnande antagningskansli, som därefter sänder komplett ansökningshandling till inflyttningsortens antagningskansli.
• Från utflyttningsorten slutligt antagen elev bör beredas plats på samma studieväg inom den nya hemkommunen/samverkansområdet. Observera att en elev, som flyttar inom ett samverkansområde, inte har någon självklar rätt att få en gymnasieplats på den nya folkbokföringsorten.

I samtliga fall gäller att ingen platsgaranti kan ges. Hantering av flyttärenden ser olika ut i kommunerna, mycket beroende på antal egna elever och söktryck till de olika utbildningarna.

En elev som inte kommit till utbildningen inom tre dagar efter terminsstart och inte heller anmält giltig orsak att utebli ska anses ha avslutat utbildningen. De elever som uteblivit de tre dagarna efter terminsstart markeras omgående nästföljande dag i Dexter av mottagande skola samt plockas bort ur skolans elevregister. Gymnasieantagningen tar bort deras antagningsplats och erbjuder platsen till eventuell reserv.

Efter avslutad lovskola ska elevernas betyg redovisas i en, av rektor påskriven, betygskatalog. Betygskatalogen ska utan dröjsmål sändas till Gymnasieantagningen för registrering. De elever där betyg från lovskola är Gymnasieantagningen tillhanda före slutantagningen är med och konkurrerar med sitt meritvärde till sökt utbildning. Elev som gjort sig behörig på lovskola efter slutantagningen blir reservplacerad efter det nya meritvärdet vid reservantagningen i början av augusti. Betyg från lovskola som inte meddelats Gymnasieantagningen kan innebära att elev går miste om plats.

Reservantagning till lediga platser görs i början av augusti. Reservantagningen pågår t o m den 15 september och under denna tid ansvarar Gymnasieantagningen för antagning till lediga platser. Efter den 15 september lämnas hanteringen av reservantagningen över till gymnasieskolorna. Gymnasieskolorna får då möjlighet att fylla lediga platser utifrån listan med reserver samt sena val.

Om eleven gör ett val efter omvalsperiodens slut är detta att betrakta som ett sent val. Ett sent val konkurrerar inte med de val som är gjorda inom utsatt tid. Elev som gjort ett sent val ställer sig på reservplats efter de befintliga reserverna, oavsett meritpoäng, och tas in i mån av plats. Följden om elev tas in på någon reservplats i reservantagningen är att alla underliggande val stryks – inklusive det val eleven var antagen till vid slutantagningen.

Information om att göra ett sent val finns på https://www.skanegy.se/informationssida/sent-omval

Sena val gör eleven via webben som öppnas den10 augusti.

En fil med antagna elever mejlas till mottagande skola för inläsning. Tidpunkt för detta kan vara efter slutantagning respektive efter reservantagning. När mottagande skola fått filen, bevakar skolan själv förändringar av tillkommande/inaktuella elever. I Dexter finns en förändringslista för detta. Överföring av antagna elever kommer endast att ske vid ett tillfälle per mottagande skola.

den 15 september enligt nedanstående alternativ.

Skolbytesblankett

För elever folkbokförda inom samverkansområdet finns blanketten på www.skanegy.se Avlämnande skola skriver ut eleven via de uppgifter som krävs på övre halvan av blanketten. Först då kan den mottagande skolan skriva in eleven och uppge informationen på nedre halvan. När eleven skrivs in sänder skolan en kopia på komplett ifylld blankett till elevens hemkommun. Detta för att hemkommunen ska kunna säkerställa att eleven har erhållit en ny skolplacering.

Avbrottsblankett

Då elev, folkbokförd utanför samverkansområdet, byter program eller hoppar av sin utbildning skickas blanketten till elevens hemkommun.

Då elev, folkbokförd inom samverkansområdet, byter studieväg eller hoppar av skickas blanketten till den som är uppföljningsansvarig i elevens hemkommun.