Kommunikation i mejl, kalender och Teams

Minimera känslig information i största möjliga mån genom att:

• Använda anonymiserande begrepp och generella termer som till exempel ”eleven” i stället för namn eller initialer, skriv sjuk i stället för exakt sjukdom i de fall du hanterar integritetskänsliga uppgifter. Detta gäller både muntligt i teamsmöten/meetmöten och skriftligt.
• Hänvisa till säkert verksamhetssystem där informationen finns i stället för att bifoga underlag i mejl, kalender och Teams.
• Hänvisa till gemensam lagringsyta som inte ligger i molnet i stället för att bifoga underlag i mejl, kalender och Teams. Du hittar mer information under rubriken Platser du sparar information på.

I stället för att använda mejl och Teams kan du:

• Använda säkra kommunikationssätt som till exempel Säkra meddelanden. Du hittar mer information under rubriken Säkra kommunikationssystem.
• Använda verksamhetssystem för att dela information i större utsträckning.

Om du har tagit emot ett mejl med skyddsvärd information, känsliga uppgifter och information med stark sekretess ska du:

1. Skyndsamt flytta informationen i mejlet till ett säkert verksamhetssystem eller en säker lagringsyta.
2. Inte mejla informationen vidare. Istället kan du informera berörda i ett nytt mejl genom att till exempel skriva ”jag har uppdaterat informationen i ärende X i system Y, du kan se mina uppdateringar där” eller föra informationen vidare via säkra kommunikationssätt som till exempel Säkra meddelanden.
3. Därefter ska du radera mejlet från din inkorg och från mappen borttaget. Shift+Delete tar bort mejlet permanent direkt från inkorgen.