Intern kontroll

Granskare väljs varje år efter intern kontrollplanens antagande. Granskare väljs utifrån aktuella granskningspunkter och vem som har kunskap inom just det område som ska granskas. Till varje granskningspunkt utses två granskare som genomför uppföljningen av intern kontroll. Genomförandet av granskningen innefattar kontroller av aktuella processer/rutiner/system samt intervjuer och besök på förskolor/skolor om kontrollpunkten kräver detta.

Granskningsperioden pågår från april till oktober men innan uppföljningen av utvalda granskningspunkter startar arrangerar samordnarna ett informationsmöte för att gå igenom rutinerna för hur en granskning går till och hur rapporteringssystemet Stratsys fungerar.

Samordnarna följer upp granskarnas arbete under granskningsperiodens gång och finns tillgängliga som stöd. Samordnarna genomför även ett uppföljningsmöte för alla granskare med syfte att följa upp hur arbetet har gått och ta med granskarnas erfarenheter i utvecklingen av arbetsprocessen inom intern kontroll. Som granskare har du också möjlighet att föreslå nya granskningspunkter för nästkommande år, vilka väljs ut av samordnarna efter genomförd risk- och väsentlighetsanalys på respektive avdelning inom förvaltningen.

Aktivitetsansvariga väljs ut av samordnarna utifrån granskningsområde och kontrollpunkter. Aktivitetsansvariga utser i sin tur granskare för respektive kontrollpunkt. När granskarna har avslutat sitt arbete tar aktivitetsansvariga vid. Detta är en mycket viktig del i arbetet med uppföljning av intern kontroll eftersom det är de aktiviteter som sätts in vid identifierade brister som leder till förbättring, kvalitetsökning och effektivisering.

Aktivitetsansvarigas uppgift är att utifrån de inrapporterade granskningsresultaten avgöra om de eller någon annan behöver ta fram en eller flera aktiviteter för att förbättra granskad process/rutin/system. Aktivitetsansvarig ansvarar för att uppsatta åtgärder/aktiviteter genomförs inom angiven tidsram, det behöver dock inte vara aktivitetsansvarig själv som genomför själva aktiviteten. Genomförda förbättringsinsatser görs i Stratsys redovisas av aktivitetsansvarig i Stratsys.

Intern kontrollsamordnarna väljer ut ett antal verksamheter för granskning inom uppföljning av intern kontroll. Urvalet gör samordnarna med hänsyn till när verksamheterna senast blev granskade och utifrån tidigare års granskningsresultat. Syftet med en granskning är att eventuella fel eller brister i verksamhetens processer/rutiner/system upptäcks och att dessa blir åtgärdade, antingen genom att rutinerna i den egna verksamheten ses över och justeras eller genom att rutinen omarbetas på förvaltningsnivå. Efter varje granskning skriver granskarna en rapport som den granskade verksamheten får ta del av. I rapporten kan granskarna ange förbättringsförslag. Krav på åtgärder kan däremot endast komma från den som är aktivitetsansvarig för granskningspunkten, vanligtvis avdelnings- eller teamchef.

På nämndernas februarisammanträde redovisar förvaltningens intern kontrollsamordnare resultatet från föregående års intern kontroll och aktiviteter kopplade till dessa i internkontrollrapporten. Nämnderna tar även beslut om innevarande års intern kontrollplaner med förslag på granskningsoråden vilka har tagits fram av intern kontrollsamordnarna  utifrån risk- och väsentlighetsanalyser genomförda på förvaltningens olika avdelningar, se närmare beskrivning av denna process nedan.

Resultatet från förvaltningens interna kontrollrapport ligger även till grund för den stadsövergripande rapport över föregående års interna kontroll som stadsledningsförvaltningen tar fram under våren.

När innevarande års intern kontrollplan tagits av nämnden utser samordnarna, tillsammans med berörd chef, två granskare på respektive kontrollpunkt. En kontrollmall med frågeunderlag till varje granskningspunkt arbetas fram i samråd mellan intern kontrollsamordnare och utsedda granskare. Nu väljs även enheter ut för kontrollbesök.

Under april månad startar granskarna sitt arbete med att boka in besök på utvalda enheter. Ett uppstartsmöte arrangeras för samtliga granskare med information om hur arbetet med intern kontroll går till och hur resultatet redovisas i Stratsys. Enhetsbesök och kontroller genomförs av granskarna mellan april och oktober. I oktober månad anordnar intern kontrollsamordnarna ett utvärderingsmöte för alla granskare för att samla in tankar och erfarenheter från årets granskningar.

Resultatet från granskningarna ska vara inrapporterade i Startsys senast i mitten på november.

Utifrån granskningsresultaten skriver samordnarna den förvaltningsövergripande Intern kontrollrapporten som lyfts i nämnden i februari kommande år. I rapporten anges, förutom granskningsresultaten även aktiviteter och insatser framtagna av kontrollpunktens aktivitetsansvarig för att komma tillrätta med de brister i granskade processer/rutiner/system som framkommit under kontrollerna.

Intern kontrollsamordnarna sammanställer nästkommande års Intern kontrollplan utifrån innevarande års resultat. Intern kontrollplanen bygger även på de föreslagna kontrollpunkter som framkommit vid genomförda risk- och väsentlighetsanalyser under besök på avdelningarnas APT-möten och i samråd med förvaltningens ledningsgrupp under hösten.