Morgondagens historia sker nu

Att få uppdraget att vara de som samlar in morgondagens historia är en stor och viktig uppgift. Ända sedan Helsingborg grundades har det funnits en arkivfunktion i staden. Idag bevarar Stadsarkivet handlingar från Helsingborgs stad och dess bolag och gör dem tillgängliga för allmänhet och forskare.

– Vi jobbar väldigt mycket med vad som händer just nu och försöker att hjälpa våra kollegor att hantera information som är värd att bevara och den information som vi ska gallra, säger Sophia Hydén, stadsarkivarie och chef för Stadsarkivet.

Handlingarna speglar staden

Information som ska bevaras för framtiden är både det skrivna ordet, men även inlägg i sociala medier och filmer som vi gör i staden. Stadsarkivet ansvarar för handlingar från nämnder och kommunala bolag, men har även arkivansvar i samarbeten med andra kommuner. Ett par exempel är räddningstjänsten och Nordvästra Skånes Renhållnings AB (NSR).

– Det är ett brett uppdrag som är både en rolig och svår utmaning, säger Sophia Hydén.

Diarierna berättar om hur staden fungerar och jobbar. Ett bra stadsarkiv speglar helt enkelt hur verksamheten är. Trots nästan 9000 löpmeter dokument och en stor mängd data så är det bara en liten del av stadens dokument som ska sparas för framtiden.

Från trycksaker till kaffehistoria

Stadsarkivet tar hand om informationen i vår organisation, sen finns där även det som kallas för enskilda arkiv. Det kan vara handlingar från föreningar, men även från företag som till exempel Zoégas och Allers Förlag. Staden har ingen skyldighet att ta emot enskilda arkiv, men gör en bedömning från fall till fall. Ett exempel är att allt som har tryckts i Allers egen utgivning mellan 1881-2016 förvaltas av arkivet.

– Det var en halv kilometer papper som kom till oss 2017, berättar Sophia Hydén.

Annars är trenden att arkivets besökare vill ordna sina ärenden digitalt. Bortser man från corona så har Stadsarkivet både släktforskare och forskare från universitet som tar del av olika handlingar. Det kan även vara våra egna tjänstemän som också forskar i arkiven.

I ett samarbete med Lunds universitet utbildar stadsarkivet blivande kollegor, arkivarier som går ett masterprogram. För tillfället har man också tre modestudenter som studerar mode från 1972 i Feminas och Allers utgivning.

Hållbar digitalisering

Förutom de egna satsningarna på ett av Sveriges modernaste e-arkiv har man en plan att kontinuerligt digitalisera alla bilder och foton som kommer in. Det behövs eftersom gamla foton förstörs av sig själv. Arkivet tar också hand om digitala bilder från verksamheterna, men även handlingar som är helt digitala från början som till exempel skolhälsojournaler.

– Vad vi märker är hur mycket våra kollegor runt om i organisationen jobbar med digitalisering. Där händer mycket och vi tas ofta in för stöd och råd om bevarandet av den digitala informationen, men man vill fortfarande lämna in fler pappershandlingar som har blivit digitaliserade. Ett exempel är ritningar från fastighetsförvaltningen och stadsbyggnadsförvaltningen.

Att digitalisera på ett hållbart sätt med kvalitet är ju ett sätt att bevara informationen. Därför är det viktigt att tänka igenom sin digitaliseringsprocess redan från första början. Det digitala åldras ju inte som ett papper utan vårdar man det kan det leva en väldigt lång tid.

– Man kan säga att vår expertis är rätt så smal, men den är otroligt viktig nu när vi håller på med digitaliseringen, säger Sophia Hydén.

Stadsarkivet 2.0

Efter en flytt till nya lokaler slog Stadsarkivet upp dörrarna hösten 2016. Då var målet att bygga Helsingborgs Stadsarkiv 2.0.

– Vi hade som mål att bygga Helsingborgs Stadsarkiv 2.0. Att bygga upp en verksamhet är ett grupparbete. Det är viktigt att alla får känna sig hörda och sedda i en sådan process. Ingen får glömmas bort och ingen är mer viktig än någon annan. Man ska känna sig trygg och att det man gör kännas betydelsefullt. Stadsarkivet är ju inte väggarna och samlingarna, det är vi som jobbar där. Det får man aldrig glömma bort, säger Sophia Hydén.

Med en ny formulering av Stadsarkivets uppdrag påbörjades en intensiv moderniseringsprocess. År 2019 fick verksamheten utmärkelsen årets arkiv.

– Det var ju ett kvitto på att vi var på rätt väg, säger Sophia Hydén.

På frågan om vad som är en framgångsfaktor hos Stadsarkivet svarar Sophia Hydén:

– Det är att vi alltid ser till att ha kul på jobbet. Vi känner också att det Stadsarkivet gör är väldigt betydelsefullt för helsingborgarna och för våra kollegor. Vi känner ju att vi hjälper människor hela tiden och det är ju positivt.