Faktainsamling

Här finns information om hur faktainsamling görs till matchningen av de vakanta tjänsterna. Faktainsamlingen påbörjas den 6 maj, dagen efter att möjligheten att lämna in sin intresseanmälan till vakanta tjänster löpt ut.

Varför görs faktainsamling?

Faktainsamlingen görs med syfte att skapa underlag till matchningsprocessen till de vakta tjänsterna. Den syftar till att hämta in information om dig för respektive vakant tjänst du lämnar intresse för.

Hur görs faktainsamling?

Faktainsamlingen görs via webben genom ett formulär där mottagaren besvarar på vissa frågor.

Hur länge håller faktainsamlingen på?

Faktainsamlingen sker mellan den 3:e maj till den 10:e maj.

Vilka svarar på faktainsamlingen?

Faktainsamlingen besvaras av chefsledet, ekonomi genom ekonomichefen, HR genom HR-chefen samt för chefstjänster av respektive facklig organisation.

Varför är det flera som ska besvara faktainsamlingen?

Faktainsamlingen baseras på input från flera olika källor. Syftet med detta är att faktainsamlingen ska ha så bred bas som möjligt och bli så rättvis som möjligt. Genom att det är flera som besvarar så kommer svaren vägas samman till ett snittsvar.

Hur kontrolleras utbildning och arbetslivserfarenhet?

Den ”hårda” fakta som utbildning och arbetslivserfarenhet kontrolleras genom HR. Detta bygger på att det finns ett ja eller nej svar, antigen är det uppfyllt eller inte.

Vad händer om det saknas underlag för utbildning eller arbetslivserfarenhet?

Saknas det underlag kommer HR kontakta dig, framförallt via mejl för att se om du har underlag som styrker den ”hårda” fakta och kommer då be dig skicka in det.

Hur är faktainsamlingen uppbyggd?

Faktainsamlingen är uppbyggd inledande frågor om vem faktainsamlingen gäller och vilken roll hen har som lämnar in uppgifterna. Därefter kommer de olika frågorna i kravprofilen att bedömas, förutom den ”hårda” fakta.

Bedömningen kommer ske i skalan 1 – 6, där 1 är lägst och 6 högst, enligt nedanstående exempel.

Är det någon speciell faktainsamling för de som lämnat intresseanmälan till en chefstjänst?

För se som lämnat in en intresseanmälan som chef kommer det ske en utökad faktainsamling. Den faktainsamlingen utgår från chefsansvaret i Helsingborgs stad och då områdena ekonomi och personal.

Vilka frågor besvaras av ekonomi?

Ekonomi kommer besvara dessa tre frågeområden och använda samma skala 1–6 där 1 är lägst och 6 är högst när varje fråga besvaras.

Hur bedömer du kandidatens kännedom om och följa ekonomiska regler, riktlinjer och anvisningar?

Som chef ska du:

• Säkerställa att verksamheten köper från avtalsleverantörer och från det upphandlade sortimentet till rätt pris.
• Säkerställa att leverantören följer avtalade villkor
• Tillämpa anvisningarna för inköp.
• Besluta om verksamhetens direktupphandlingar eller förvaltningsspecifika upphandlingar enligt delegeringsordning eller arbetsinstruktion.

Hur bedömer du kandidatens förmåga att planera, följa upp, analysera och agera utifrån verksamhetens ekonomi?

Som chef ska du:

• Upprätta och godkänna verksamhetsbudget för ditt ansvarsområde i stadens affärssystem (ERP).
• Löpande följa upp och analysera ditt ansvarsområdes ekonomiska resultat i Beslutsstödet.
• Upprätta och godkänna helårsprognos i stadens affärssystem (ERP).
• Ha kännedom om gällande avtal för ditt ansvarsområde.
• Signalera väsentliga ekonomiska avvikelser till överordnad chef.
• Göra nödvändiga åtgärder vid ekonomiska avvikelser.

Hur bedömer du kandidatens kännedom om att följa regler för inköp?

Som chef ska du ha kännedom om att följa:

• Förvaltningens ekonomimodell och resursfördelning samt skillnad mellan drift och investering.
• Förvaltningsspecifika riktlinjer, anvisningar och tidplaner.
• Regler för representation.
• Attestförteckning och regler för mottagningsattest och beslutsattest.

Vilka frågor besvaras av HR?

HR kommer besvara dessa tre frågeområden och använda samma skala 1–6 där 1 är lägst och 6 är högst när varje fråga besvaras.

Hur bedömer du kandidatens kännedom om att följa från anställning till avslut?

• Chefen ansvarar för alla personalfrågor från anställning till avslut av dina medarbetare. Det innebär att rekrytera, introducera, utveckla kompetens, att sätta lön, rehabilitera, initiera disciplinära åtgärder och att bevaka företrädesrätt och konvertering. Du ska också kunna hantera förflyttningar, omplaceringar och uppsägningar på grund av arbetsbrist eller personliga skäl.

Hur bedömer du kandidatens kännedom om att följa lagstiftning, avtal och regelverk?

• Chefen ska följa lagstiftning, avtal, regelverk samt bära och förmedla stadens styrdokument. Några exempel på stadens HR-relaterade styrdokument är medarbetar- och ledarpolicy, arbetsgivarpolicy och samverkansavtalet Samverkan Helsingborg. Som chef företräder du arbetsgivaren och ansvarar för det systematiska arbetsmiljöarbetet vilket innebär att du är arbetsmiljöansvarig på din arbetsplats enligt stadens rutin för fördelning av arbetsmiljöuppgifter.

Hur bedömer du kandidatens kännedom om att genomföra samtal?

• Som personalansvarig chef ansvarar du för att föra olika typer av samtal. En viktig del är att skapa goda förutsättningar för kommunikation och dialog. Du genomför minst ett medarbetarsamtal samt ett utvärderande lönesamtal med dina medarbetare per år. Du ansvarar även för andra samtal som till exempel omtankesamtal (som är en del av ditt arbetsmiljöansvar), avslutssamtal och samtal som grundar sig på misskötsel.

Hur sammanställs materialet sedan?

Faktainsamlingen kommer sammanställas i en bedömningsmatris. Nedanstående är ett exempel på en bedömningsmatris från en annan rekrytering.

Vad är syftet med bedömningsmatrisen?

Syftet med bedömningsmatrisen är att skapa ett samlat resultat som ger indikation på vilka/vilken medarbetare som är mest aktuell för en viss tjänst. Den kommer sedan användas som en del i matchningsprocessen.